Auditoria empresarial: como saber se a sua empresa precisa de uma?

Não é incomum encontrar notícias com manchetes como: “Em 8 anos, quase metade das empresas criadas no País fecha”, “Brasil fecha mais empresas que abre”,“País fechou 64 mil empresas e perdeu 2,1 mi de postos de trabalho em um ano” e “Maioria das empresas fecha as portas após cinco anos, diz IBGE”.

O atual cenário econômico brasileiro requer cautela e muito planejamento estratégico das empresas.

Para sobreviver, é preciso buscar meios não apenas de conhecer o mercado em que se atua para se destacar da concorrência, mas também compreender as exigências legais que regem as suas atividades empresariais. Associados estes dois fatores, reduz-se o risco de complicações futuras com potencial de provocar desequilíbrio ou até mesmo de minar o seu negócio.

Recomenda-se que a prevenção de riscos jurídicos, além de ser feita por meio de contratação de uma consultoria jurídica especializada, ocorra também, periodicamente, por meio da chamada auditoria empresarial.

Ainda não sabe exatamente do que se trata a auditoria empresarial, ou quer compreendê-la de forma mais aprofundada? Disponibilizamos abaixo um texto destinado a esclarecer em que consiste a auditoria, como ela é feita e as situações que apontam a necessidade da realização de uma.

O que é uma Auditoria Empresarial?

Ao se falar em auditoria, ou precisamente em auditoria empresarial, é comum assimilar tal procedimento à contabilidade – auditoria contábil. Todavia, há diversos tipos de auditoria (contábil, financeira, jurídica, etc), sendo a contábil apenas uma delas.

No atual cenário, por exemplo, tem-se percebido que a auditoria contábil, isoladamente, embora seja eficiente e eficaz na redução de custos, não é suficiente para garantir a sustentabilidade do negócio.

Neste contexto, a auditoria jurídica empresarial tem ganhado reconhecimento como uma ferramenta de gestão que auxilia o empresário na prevenção de fraudes e redução de riscos jurídicos.

Conforme já tratamos no texto “O que a auditoria jurídica pode fazer pela sua empresa?”, uma das abordagens da auditoria jurídica consiste em um “pente fino” nos setores produtivos das empresas, mostrando aos sócios e administradores em quais pontos elas estão mais vulneráveis a sofrerem com ações judiciais nas diversas esferas jurídicas, tais como trabalhista, tributária, contratual, consumerista e até societária.

O grande diferencial da auditoria jurídica, então, tem sido a sua capacidade de abranger a apreciação de diversas áreas da empresa, a saber: administrativa, financeira, comercial, operacional, regulatória, trabalhista, tributária, ambiental, dentre outras.

É possível, ainda, a contratação da auditoria empresarial jurídica para fins exclusivos de estudo de ativo e passivo processual, seja ele conhecido, pela análise do conjunto dos processos da empresa, ou de processos específicos, seja ele oculto, mediante a investigação de prejuízos ou ganhos ainda não conhecidos pela companhia, mas aos quais ela está juridicamente submetida.

Neste caso, a utilidade da auditoria está ligada também à boa administração da empresa e de seus recursos, ao ponto em que possibilita o empresário fazer a reserva de determinados valores, planejando-se, e evitando que a necessidade de arcar com o ônus do processo mais a frente venha como uma surpresa, desestruturando o seu negócio, ou mesmo, no caso de estudo dos ativos, planejar um investimento futuro, expansão dos negócios, etc.

Como é feita uma Auditoria Empresarial?

Para analisarem todas as condutas e documentações pertinentes à área auditada, os profissionais responsáveis pelo trabalho preparam um formulário com todas as perguntas aptas a trazer conhecimento da esfera estudada, solicitando também a disponibilização de todos os documentos cuja observação entendam importante.

Com as respostas às perguntas e a disponibilização dos documentoss, a equipe verificará se a legislação está sendo cumprida e quais são as melhores estratégias que a empresa deverá adotar para reduzir certos custos e trazer maior segurança jurídica para os seus negócios.

Neste ponto, destaca-se a importância da contratação de profissionais confiáveis e experientes, tendo em vista tratar-se de um procedimento em que a ética e confiança cliente-advogado é fundamental.

Como é entregue o resultado da Auditoria?

Nos processos de auditoria realizados pela CHC Advocacia, o resultado é entregue na forma de um relatório/parecer que destaca o objetivo da auditoria, as áreas auditadas, cada um dos pontos analisados, os riscos existentes e potenciais, as irregularidades legais eventualmente existentes e recomendações para adequação das falhas encontradas.

O empresário não está obrigado a seguir as recomendações dos profissionais especializados, todavia, por meio de tal relatório, tem ciência da adequação ou não de sua empresa nos pontos analisados e conhecimento das ações a serem adotadas para eventuais correções.

O relatório é apresentado em uma reunião com o cliente, que, em virtude do nosso atendimento ao Brasil inteiro, pode ser presencial ou por videoconferência, onde todos os pontos e conclusões são explicados detalhadamente, ocasião em que o cliente pode pedir, ainda, os esclarecimentos que achar pertinentes.

Qual o tempo de duração de uma auditoria?

A duração da auditoria depende muito da quantidade de setores a passarem pela análise dos auditores, o porte da empresa, a quantidade de empregados, a quantidade e a natureza dos processos judiciais, etc.

Percebe-se, portanto, que o tempo de duração da auditoria será definido de acordo com as particularidade de cada caso.

A título de exemplo, todavia, é possível que uma auditoria trabalhista, com análise de documentação e abordagem de todos as exigências legais, de uma empresa de médio porte, seja concluída em 3 (três) meses, ao passo que o mesmo estudo em uma companhia de grande porte, caso abranja outros setores, pode se estender por períodos superiores a 6 (seis) meses.

Por outro lado, estudo de passivos, em ações específicas, podem ser feitos em um tempo bem menor, a exemplo de 1 (uma) semana.

Por que é importante contratar um profissional ou empresa qualificada para tal?

De acordo com o Estatuto da OAB, a auditoria empresarial jurídica é atividade exclusiva dos advogados, não podendo ser realizada sequer por bacharéis em direito que não estejam inscritos na Ordem.

É interessante lembrar que o procedimento de auditoria envolve o conhecimento e o estudo de todas as informações relacionados ao seu negócio, demandando a atuação de profissionais que possuam um excelente conhecimento técnico e uma atuação pautada na ética e na confidencialidade.

Dessa forma, recomenda-se a contratação de profissionais com conhecimento amplo e atualizado e com experiência e longevidade no mercado, o que garantirá a segurança e o sigilo de todas as informações apuradas no processo.   

Querendo, posso fazer uma auditoria com profissionais da minha própria empresa (jurídico interno)?

A auditoria pode ser interna, quando realizada por integrantes da própria empresa, e externa, quando realizada por auditores independentes.

No que diz respeito à auditoria jurídica, mesmo que a empresa possua um departamento jurídico interno, é recomendável a contratação de uma equipe independente.

Ademais, caso queira optar pela auditoria interna, deve o empresário se certificar de ter em sua equipe profissionais com todas as habilidades técnicas exigidas para o processo, que vão desde noções de contabilidade e economia até conhecimento especializado nas áreas do Direito envolvidas na análise.

Qual a relação entre auditoria e gestão empresarial?

Conforme já mencionado, a auditoria é importante para identificar irregularidades e documentar todas as informações referentes a tais resultados.

Neste sentido, é apta também a identificar ações de melhoria e medidas corretivas que, por sua vez, se implantadas, reduzirão os riscos empresariais, mostrando-se, por esta razão, como um elemento fundamental na administração da empresa.

Nota-se, portanto, que a auditoria empresarial jurídica feita pelos profissionais corretos é uma excelente fonte de auxílio ao gestor na tomada de decisão, indicando como a empresa deve atuar para atender aos diplomas legais e éticos, evitando, assim, futuras sanções e decréscimos no seu patrimônio.

Situações que apontam a necessidade de uma Auditoria Empresarial

1 -Interesse na Compra e Venda de Empresas

Um dos tipos de auditoria jurídica mais comuns, é aquela contratada por empresários interessados em vender ou comprar uma empresa, e se dedica a investigar ou comprovar a (in)existência de débitos ou pendências de origem fiscal, tributária e trabalhista, bem como outras incertezas, mostrando também a conformidade ou não da empresa em comparação a todas as previsões legais pertinentes.

Para o comprador, que busca a expansão dos negócios, a fusão ou a mudança do quadro societário, processos que envolvem riscos de diversas naturezas, mostra-se extremamente necessária por tornar mais clara e tranquila a tomada de decisão.  

Revela-se, portanto, a situação atual da empresa, no que diz respeito à conformidade com a legislação, à existência de ativos e passivos e até mesmo à compreensão do negócio (área de atuação, abrangência, stakeholders, entre outros aspectos).

Vê-se, portanto, que o impacto da auditoria no processo de compra e venda de empresas tem potencial para aferir questões para além do preço da negociação, contribuindo para questões outras, a exemplo da fixação e delimitação das responsabilidades do comprador e do vendedor.

Por sua vez, para aqueles interessados em venderem suas empresas, a auditoria empresarial jurídica é extremamente útil porque, como dito, propicia conhecimento completo da situação da empresa, possibilitando a tomada de ações preventivas e corretivas aptas a valorizar e tornar o negócio atraente para potenciais compradores.

2- Necessidade/Interesse da aferição de ativo e passivo relacionados a processos em curso

Como já referido, um dos objetivos para os quais se presta a auditoria é a análise do patrimônio da empresa, o que se faz levando em conta, dentre outras fontes, por meio do levantamento de todos os processos administrativos, arbitrais e judiciais.

A análise dos referidos processos consiste no estudo das possibilidades de êxito (ativos) ou de perda (passivo), bem como de eventuais outras despesas de natureza legal, e, ainda, riscos ou vantagens desconhecidas – possibilidades de perda ou ganho por medidas jurídicas ainda não tomadas, mas que são possíveis, como ações ainda não ajuizadas contra ou pela empresa.

É muito importante, portanto, para a organização e o planejamento das finanças e do patrimônio da empresa, trazendo segurança jurídica e saúde financeira ao negócio.

3- Estudo da conformidade da empresa com relação às normas a ela aplicáveis

A verificação da conformidade da política da empresa, dos procedimentos e dos atos dos empregados com todas as normas éticas e legais aplicáveis é mais uma abordagem preventiva possibilitada pela auditoria.

Sabe-se que no Brasil há centenas de dispositivos legais que devem ser seguidos pelas empresas, sob pena de autuações, multas e condenações.  

Todavia, por entenderem equivocadamente que a atuação do advogado somente é necessária após o surgimento de demandas judiciais, muitos empresários não contam com uma assessoria jurídica, delegando todas as decisões a profissionais de outras áreas, que não possuem conhecimento das normas legais aplicáveis.

Dessa forma, uma auditoria, alinhada com uma assessoria jurídica fixa,  proporciona segurança jurídica e é fonte segura para a tomada de decisão pelo gestor.

4- Celebração de instrumentos contratuais

Como dito, o processo de auditoria é apto a avaliar não apenas os processos da esfera judicial, arbitral e administrativa, mas também os contratos celebrados pela empresa, a fim de estudar os riscos e a compatibilidade deles com as políticas da empresa.

Dentre os benefícios da auditoria focada em contratos, tem-se:

– O levantamento e classificação de todo o acervo processual;

-A identificação dos prazos para cumprimento ou exigência de obrigações e de finalização dos próprios contratos;

– A apuração de erros, fraudes e riscos comerciais, trabalhistas, fiscais e previdenciários decorrentes de contratos;

– O aperfeiçoamento de cláusulas comprometedoras, principalmente envolvendo a responsabilidade civil e que podem gerar conseqüências financeiras, fiscais, trabalhistas, previdenciárias, etc;

– A identificação de possíveis incoerências com outros contratos, convênios, política e procedimentos da empresa, etc.;

– A redução de custos com futuras discussões judiciais.

O levantamento, a organização, o controle e a junção das informações de todos os contratos celebrados por uma empresa é extremamente útil porque, em empresas maiores, é comum que alguns departamentos firmem determinados contratos sem que os demais tenham ciência, não tendo, o empresário, muita vezes, o conhecimento completo de todas as obrigações ativas.

Outro problema gerado pela ausência de controle e organização dos instrumentos legais é a ausência de compreensão acerca das datas de cumprimento das obrigações (pagamentos, recebimentos de valores, etc.), e, ainda, o desconhecimento da data de término da vigência dos contratos.

Tais descuidos podem, por exemplo, ocasionar a incidência de juros e multa, em caso de pagamentos atrasados, gerando um passivo facilmente evitável, ou até mesmo o recebimento de valores em atraso sem a cobrança das multas e juros devidos.

Ademais, a auditoria identifica ainda a existência de cláusulas que trazem risco à empresa,  uma vez que, por não enxergarem a necessidade de contratação de bons profissionais jurídicos, não são raros os casos de empresas que utilizam modelos de contrato simplesmente retirados da internet ou ainda aceitam os instrumentos contratuais disponibilizados pela outra parte sem qualquer negociação ou estudo de seu conteúdo.

5- Adequação à legislação trabalhista

Conforme já abordado no texto “descubra as vantagens da auditoria trabalhista para o empresário”, a auditoria empresarial de natureza trabalhista visa adequar todas as diretrizes da legislação ao contexto real da companhia, buscando criar boas práticas que promovam não apenas o compliance, mas também a redução de custos com o passivo trabalhista.

É indicada não apenas para empresas que já possuem um grande número de processos, mas também, como uma ação preventiva, para empresas que embora ainda não possuam muitas reclamações trabalhistas, desejem se blindar de eventuais problemas futuros.

Dentre os erros mais comuns que as empresas cometem e que podem ser corrigidos e evitados a partir das informações fornecidas por uma auditoria trabalhista estão:

– Terceirização mal implementada;

– Má regulamentação de horas extras;

– Problemas na aplicação de penalidades;

– Acidentes de trabalho e doenças profissionais;

– Ocorrência de assédio moral e sexual;

– descontos e benefícios indevidos ou mal procedimentalizados.

Conclusão

Procurou-se demonstrar com esse texto que a auditoria empresarial é uma excelente ferramenta para auxiliar o gestor na tomada de decisões, sendo uma oportunidade para:

– institucionalização de boas práticas;

– Autofiscalização;

– Criação de ferramentas e ações benéficas;

– Treinamentos da diretoria e dos empregados em temas eventualmente estratégicos para o sucesso do negócio;

– Diminuição e prevenção do ajuizamento de ações judiciais;

– Redução de autuações administrativas;

– Melhoria da imagem da empresa para a atração de clientes e investidores.

Caso você ainda tenha dúvidas ou questionamentos sobre a auditoria empresarial, entre em contato conosco agora mesmo por meio do “fale com um especialista”.

Você já pensou em realizar uma auditoria em sua empresa? Quais dos pontos acima abordados mais apontaram a necessidade de uma auditoria na sua companhia? Quais das vantagens da auditoria são mais atrativas para o seu negócio? Entre em contato conosco e saiba mais sobre a prestação deste serviço pela Carlos Henrique Cruz Advocacia!

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