Finanças para startups: 9 práticas para não se enrolar

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Apesar da melhoria no cenário econômico e de um contexto promissor no setor empresarial, a burocracia e a falta de planejamento financeiro podem se tornar um obstáculo para os empreendedores que buscam crescer no mercado. Esse fato é tão verdadeiro que muitas das empresas criadas no Brasil passam por dificuldades no orçamento e acabam fechando as portas pouco tempo depois de se lançarem no mercado.

A situação se torna ainda mais delicada quando se trata de startups. Afinal, estamos falando de empresas recém-criadas cujo foco é a tecnologia e que ainda estão em fase de consolidação. No entanto, esse cenário pode ser evitado por meio da adoção de alguns cuidados.

Nesse sentido, a criação de um plano de administração das finanças para startups é uma excelente estratégia para aprimorar esse modelo de negócio e alcançar bons frutos. Afinal, conhecer os direitos da startup, bem como manter o controle financeiro da empresa, independentemente do seu porte, é um grande desafio para os gestores.

Quer conhecer as melhores estratégias de finanças para startups? Este artigo vai trazer algumas dicas de boas práticas de gestão financeira voltadas para esse modelo de negócio. Acompanhe a leitura!

O que é a gestão financeira?

A gestão financeira é o procedimento que consiste nas fases de análise, planejamento e controle dos valores que entram e saem da empresa. Entretanto, somente a supervisão das entradas e saídas das finanças não é suficiente.

O objetivo da gestão também envolve a criação de estratégias ágeis e eficientes que façam com que o negócio obtenha mais receitas e sofra menos com a incidência de despesas, assim otimizando a lucratividade do negócio. Isso significa que entender como funciona o fluxo de caixa e saber manter o controle de todo esse sistema é tão importante quanto elaborar estratégias referentes à área de atuação comercial da companhia.

Da mesma forma, a gestão financeira não quer dizer que o gestor apenas controla os valores contidos em planilhas, fazendo cálculos e se debruçando sobre fórmulas complexas. Pelo contrário, esse profissional também é responsável por elaborar técnicas que ajudem as startups a vender mais, oferecer um atendimento de maior qualidade e obter maior rendimento.

Qual é a importância da gestão financeira para as startups?

Pode ser que o controle de finanças nas empresas não seja tão fundamental durante os primeiros meses, ou seja, no começo do negócio, pois o volume de caixa costuma ser baixo. Contudo, com o passar dos anos, esse monitoramento e administração vai se mostrando cada vez mais essencial.

Nesse sentido, como as startups concentram um grande potencial de desenvolvimento, torna-se necessário investir em uma gestão financeira séria e eficaz à medida que elas começam a conquistar mais mercado, agregar valor e expandir a sua marca. Desse modo, é possível evitar várias adversidades que podem surgir, como perda de prazos, erros de cálculos, poucos clientes, extravio de documentos etc.

Um planejamento financeiro eficiente auxilia a ter uma visão mais ampla de todas as operações da empresa, ou seja, o gestor consegue enxergar com mais clareza os pontos que apresentam baixo desempenho insatisfatório e que precisam ser aperfeiçoados para, assim, ter maiores resultados.

No caso das startups, é ainda mais normal que o próprio empresário e/ou empreendedor seja a figura incumbida de tomar conta do dinheiro. Isso porque se trata de uma empresa que ainda está dando os seus primeiros passos dentro do mercado e nem sempre tem condições de arcar com uma equipe que fique responsável exclusivamente pela parte financeira. Pode ser que, ao longo dos anos, com o crescimento da empresa, seja possível manter um quadro de colaboradores somente para o setor financeiro, mas isso não costuma ocorrer no início do negócio.

De fato, a única coisa que você deve evitar é negligenciar a parte financeira da startup. Gerenciar as finanças já se tornou uma responsabilidade inerente à vida de todas as empresas, por mais simples que elas sejam. No entanto, é preciso atentar para a existência de alguns riscos e erros de cálculo. Por isso, a análise de métricas e de operações envolvendo o orçamento da empresa é fundamental para evitar problemas. 

Uma boa ideia é procurar uma consultoria financeira para startups e contar com o auxílio de um profissional advogadopara orientá-lo melhor sobre essa questão. 

Quais são os principais erros cometidos pelas empresas startups?

É comum que empresas ingressantes no mercado tenham pouca experiência no ramo da gestão financeira. Conheça as principais falhas que os gestores costumam cometer:

  • falta de planejamento do fluxo do caixa (ausência de controle das contas a pagar e receber);
  • falta de comunicação entre os sócios (dificulta a tomada de decisões e todas as operações consequentes);
  • empréstimos bancários (o grande número de parcelamentos, os altos juros e as taxas cobradas pelas instituições financeiras tornam inviável uma boa gestão de caixa);
  • despesas com folha de pagamento quase superior ao faturamento;
  • falta de capital de giro.

Como melhorar o controle das finanças para startups?

A questão financeira desse modelo de negócio requer um cuidado especial. Afinal, trata-se de uma empresa que está se desenvolvendo e necessita de uma boa estrutura inicial para angariar mais investimentos e crescer. Conheça, a seguir, as principais práticas de gestão e controle que ajudam a coibir as falhas e protegem as finanças de uma startup.

1. Controle o fluxo de caixa da startup

Antes de tudo, você precisa entender que o fluxo de caixa é todo o mecanismo que controla e supervisiona as quantias que entram e saem de uma empresa, ou seja, tanto as receitas oriundas de compras feitas pelos clientes como as despesas com mercadorias e manutenção do local onde a empresa está instalada, por exemplo.

Nesse sentido, o fluxo de caixa é o sistema responsável por dominar as operações financeiras da startup. Desse modo, o gestor tem uma noção exata dos valores que a empresa está faturando e despendendo.

E sabe a vantagem disso tudo? São vários motivos para fazer a gestão tributária da empresa, tomar conhecimento, de forma mais precisa, da quantia que está disponível em caixa para efetuar pagamento de impostos e salário de funcionários, realizar novos investimentos, fazer reformas e até mesmo expandir a empresa. 

2. Atente-se para compras e vendas parceladas

Uma dica muito útil para as startups envolve o parcelamento de compras e vendas. Esse cuidado ajuda a manter um padrão de gastos compatível com a realidade financeira da startup. Desse modo, é necessário verificar se os valores referentes às prestações se encaixam com o orçamento mensal e o fluxo de caixa disponível.

Da mesma forma, é possível efetuar mais de uma compra. No entanto, o ideal é que todas sejam parceladas e que o gestor mantenha o controle de todos os gastos por meio da realização do somatório. Ao monitorar as despesas, não há risco de extrapolar o orçamento e comprar além do que se poderia pagar.

Além disso, é importante prestar atenção à quantidade de prestações em que se dividirão as compras. Isso porque, apesar de ser uma boa opção para os clientes, para a startup, o índice de lucro que o empresário pretendia obter pode não ser tão alto e o negócio não se tornar tão vantajoso assim. Afinal, o lucro almejado geralmente só será obtido quando o pagamento da última parcela for efetuado — fato que pode levar um bom tempo para acontecer.

Também é importante atentar para as taxas que costumam ser cobradas pelos bancos e demais instituições bancárias que operam com cartões de crédito. Apesar de, à primeira vista, parecerem de pequeno valor, elas têm o potencial de causar impactos nas finanças e reduzir os lucros de forma exponencial, até porque as startups, por estarem começando no mercado, ainda não apresentam um grande volume de caixa disponível. Nesse sentido, esses valores bancários podem se tornar um empecilho, principalmente, a médio e longo prazo.

3. Realize a projeção de caixa

Além do ter controle do fluxo de caixa e efetuar as compras de forma parcelada, os cuidados com a questão financeira da startup abrangem a realização da projeção de caixa.

Você já deve ter percebido que, enquanto empreendedor, cuidar sozinho das finanças de uma empresa pode ser trabalhoso. E, por isso, elas estão sujeitas a vivenciar crises e situações de incerteza. Nesse sentido, os gestores criam estratégias como forma de minimizar o surgimento de problemas financeiros e se preparar para a chegada desse cenário.

Um resultado positivo no fluxo de caixa deste mês não garante o mesmo saldo promissor daqui a três ou seis meses, por exemplo, uma vez que não há garantias de que as circunstâncias vão se manter as mesmas. Devido a essa conjuntura, a projeção do fluxo de caixa vem ganhando relevância.

Nesse sentido, a projeção de fluxo de caixa consiste no cálculo da estimativa do fluxo de entrada e saída de valores no caixa da empresa, não apenas de dinheiro, mas também de cheques, cartão de crédito etc.

A projeção de caixa é a análise de previsões das necessidades do caixa, ou seja, a entrada de dinheiro e os desembolsos da empresa. Trata-se de uma ótima estratégia para programar cenários futuros com base em eventos passados. Além disso, se torna possível planejar os investimentos de acordo com a disponibilidade financeira para os próximos meses e anos.

Desse modo, é possível ter uma visão panorâmica da situação financeira da empresa para o futuro. Assim, o gestor consegue planejar a realização de investimentos com mais detalhes, criar a reserva financeira de emergência, além de conseguir proteger a empresa contra eventualidades, como oscilações da economia, baixa no mercado, desastres naturais, queda nas vendas etc.

Esses fatores têm um grande potencial de causar prejuízos para o crescimento da empresa. Entretanto, graças à projeção de caixa, torna-se viável prevenir a ocorrência dessas situações.

4. Divida as finanças pessoais das empresariais

O recomendado é evitar confundir o patrimônio e as receitas pessoais com aquelas que pertencem à empresa. Trata-se de um erro comum de acontecer durante a formação e o desenvolvimento de startups nas suas fases iniciais. Isso acontece, em muitos casos, pelo fato de a empresa apresentar somente um empresário ou sócio.

O cuidado de não misturar contas pessoais e empresariais é importante para impedir a ocorrência de confusão quanto ao pagamento de contas e as operações envolvendo o fluxo de caixa. Esse é um grave erro. Afinal, depois de um tempo, pagando contas pessoais com o dinheiro saindo da conta da empresa, o gestor pode se confundir e deixar de ter o controle sobre as operações financeiras.

Esse é um hábito negativo e que causa desorganização nas finanças e até mesmo esquecimentos na hora de efetuar o pagamento. Além disso, não será mais viável manter o controle exato das finanças e da margem de lucro atualizada, o que acaba gerando um resultado distorcido e diferente da real situação, pois a empresa pagará mais contas além daquelas que ela tem oficialmente. Assim, o empresário não consegue saber se a empresa está dando lucro nem a quantidade de rendimento que foi positivo.

Para piorar, ainda é possível que essa situação ocasione a desconsideração da personalidade jurídica da empresa, obrigando o empresário a arcar com seu patrimônio pessoal pelas dívidas da empresa, ou, vice-versa, a empresa a responder pelas dívidas de seu sócio.

5. Abandone os trabalhos manuais

A manutenção de uma startup envolve o cumprimento de uma série de obrigações: emitir notas fiscais e cobranças, controlar o fluxo de caixa, efetuar o pagamento dos salários de funcionários, contratar novos empregados ou demiti-los, negociar com fornecedores e parceiros, atender os clientes etc.

São muitas as obrigações que precisam ser devidamente cumpridas a fim de manter a regularidade da empresa. Nesse sentido, caso todo o trabalho tivesse que ser executado manualmente, isso significaria mais demora na conclusão das tarefas e perda de tempo, uma vez que os colaboradores poderiam focar em assuntos mais importantes.

Os trabalhos considerados como manuais e não escaláveis são chamados de monkey jobs nas startups. Estamos falando de pessoas que trabalham diariamente com uma grande quantidade de informações. Essa prática pode ensejar o surgimento de falhas, enganos e negligências. Além disso, a empresa pode ter que lidar com consequências negativas, tais como:

  • os gestores tomam decisões levando em consideração dados incorretos;
  • há perda no faturamento;
  • a relação entre credores e devedores se torna instável;
  • se as obrigações não forem honradas, a empresa pode ser chamada para responder judicialmente.

6. Implemente a automatização da folha de pagamento

Uma das características das empresas startups é a alta rotatividade de profissionais. Assim, o preenchimento de informações referentes aos funcionários é um fato corriqueiro. Nesse sentido, podem ocorrer erros no lançamento das remunerações, por exemplo. Diante desse cenário, é fundamental investir em mecanismos tecnológicos e modernos que evitem a ocorrência de problemas no processo de gerenciamento da folha de pagamento.

A automatização da folha de pagamentos é uma forma inteligente e inovadora que traz a tecnologia como aliada aos processos operacionais da startup. Por meio de softwares de gestão, torna-se possível obter um controle mais efetivo sobre as informações referentes aos colaboradores e suas respectivas folhas de pagamento.

Esse mecanismo automatizado proporciona a centralização das informações em um ambiente único, além de tornar as tarefas mais ágeis e simples de serem executadas. Nesse sentido, as atividades relativas à inclusão de dados e efetivação da remuneração dos empregados são feitas por meio dos sistemas dos softwares, o que torna tudo mais seguro e imune a erros e demais falhas que possam ocorrer.

Além disso, a automatização dessas tarefas reduz o tempo que seria gasto manualmente com cálculos, controle da frequência e o lançamento dos pagamentos. Dessa forma, sobra mais tempo para se dedicar a assuntos mais relevantes e que contribuem, de fato, para o sucesso da empresa.

7. Estabeleça indicadores financeiros apropriados e coerentes

Atualmente, é possível utilizar várias métricas para medir as finanças de startups. De todo modo, o ideal é entender qual o modelo de indicador que é o mais adequado e importante, levando em consideração os objetivos dos gestores e os resultados que a empresa vem apresentando.

Vamos dar um exemplo: se a empresa tem como foco um modelo de receita recorrente e cobra mensalidades, ela tem de efetuar a medição das receitas com uma frequência mensal e anual. Por sua vez, todas as empresas startups precisam descobrir métricas, como o custo de aquisição de clientes e o retorno sobre investimentos financeiros singulares.

Um indicador de grande relevância no mundo das startups que estão em fase inicial e ainda não têm receita ou ainda não alcançaram um ponto de sucesso é o burn rate. Trata-se de uma métrica que indica o ritmo em que o dinheiro é gasto, ou seja, esse indicador aufere a quantia existente no caixa, por meio do capital social dos sócios ou pelo cálculo dos aportes, e verifica o quanto é gasto antes de as operações terem um saldo positivo.

Nesse sentido, antes de escolher o indicador financeiro ideal, é necessário verificar alguns aspectos, como:

  • a utilidade do indicador para promover ações, correções e validar resultados;
  • um indicador com simples e fácil mensuração dos resultados;
  • a análise se a ausência do indicador e a falta de acompanhamento poderiam trazer problemas e prejuízos para a empresa.

8. Documente todos os custos

Ter o hábito de documentar todos os custos é essencial no ambiente das finanças para startups. Trata-se de uma maneira de manter o controle sobre tudo o que sai do caixa. Também é uma forma de entender para onde está indo o dinheiro e até mesmo cortar gastos desnecessários. Essa prática ajuda a garantir uma maior lucratividade e mais escalabilidade nas operações financeiras.

Para isso, é importante elencar por escrito e com exatidão os valores despendidos, o dia e a frequência dos pagamentos e demais despesas. Se, porventura, não for possível chegar a um número exato, o ideal é determinar uma média e, então, lançar esse valor no sistema.

Assim, por meio dessas anotações, o gestor tem uma visão mais ampla de todo o negócio e consegue voltar a sua atenção para as questões que estão demandando maiores gastos. Desse modo, se torna mais simples e fácil estudar maneiras para economizar e controlar as despesas.

9. Padronize todos os processos disponíveis

O ideal é manter os processos organizados por meio de um padrão. Essa prática visa a evitar a desorganização e proporcionar mais exatidão e segurança com relação aos números obtidos por meio de relatórios financeiros, métricas monetárias e demais ferramentas que ajudam no controle e gestão das finanças.

Em se tratando de gerenciamento de finanças para startups, essa padronização assegura a sistematização de operações sempre que ocorrer um novo processamento de dados e informações, independentemente de ele possuir caráter gerencial ou operacional.

Confira alguns exemplos de padronização dos processos e rotinas financeiras:

  • ordem de emissão de notas fiscais e demais tipos de cobranças;
  • nomes de operações de lançamentos de fluxo de caixa;
  • cruzamento de índices e avaliação deles;
  • padronização de receitas e custos;
  • dia equivalente ao fechamento de caixa mensal.

Integrar o sistema de gestão financeira com a contabilidade da empresa

Integrar os sistemas de gestão financeira e de contabilidade da empresa é uma forma de ter ao dispor, simultaneamente, a contabilidade e o setor financeiro funcionando de maneira conjunta e complementar. Afinal, quanto mais rápida e completa for a informação, melhor.

Nesse sentido, basta acessar a plataforma presente no software e cruzar os dados para ter acesso à documentação contábil da empresa, sem ter a necessidade de fazer o pedido diretamente para o contador. Desse modo, com informações seguras e confiáveis em mãos, fica muito mais simples tomar as melhores decisões para a empresa.

Esse ambiente integrado e organizado é uma forma de combater eventuais divergências e conflitos de informações presentes em relatórios financeiros e contábeis — fato que pode trazer enormes prejuízos, incluindo problemas com o Fisco.

Investir em estratégias para controlar e organizar as finanças para startups é a melhor maneira de fazer com que a empresa consiga aumentar os ganhos e se destacar no mercado. Afinal, esse é o objetivo inicial desse modelo de negócio. Então, não perca mais tempo e coloque em prática as dicas que você aprendeu neste artigo!

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