Como deve funcionar o controle de horas extras na sua empresa?

Verificar a jornada de trabalho dos funcionários é essencial para o cumprimento da legislação trabalhista e do contrato assinado com os colaboradores. Para que a jornada seja corretamente assinalada, o setor de recursos humanos deve efetuar o controle de horas extras na sua empresa, verificando se a prorrogação de jornada é, inclusive, uma mera compensação ou banco de horas.

Você sabe como deve funcionar esse controle? A função da CHC Advocacia hoje é explicar como ele deve ser realizado e tudo aquilo que deve ser levado em consideração!

Horas extras: legislação e limites legais

A CLT e a Constituição Federal são as principais leis que regem a jornada de trabalho e, consequentemente, as horas extras. Além delas, o Direito do Trabalho é repleto de orientações que também merecem ser observadas, as chamadas Orientações Jurisprudenciais e as Súmulas. Na Constituição, verificamos:

• Duração normal do trabalho não superior a 8 horas diárias e 44 horas semanais;
• Jornada de 6 horas para turnos ininterruptos de revezamento;
• Remuneração da hora extra (trabalho extraordinário), no mínimo, em 50% à do normal.

A CLT, obedecendo aos limites constitucionais, prevê que o empregado só poderá fazer, no máximo, 2 (duas) horas extras diárias, mediante acordo escrito entre empregador e empregado, ou mediante contrato coletivo de trabalho.

Essa é a primeira regra a ser obedecida por você, empresário! Há, porém, uma situação em que é permitido ultrapassar o limite de duas horas extras diárias, que é o caso de se ter serviços inadiáveis (art. 61, CLT).

Em caso de “necessidade imperiosa”, é permitido fazer até 12 horas diárias (ou seja, até 4 horas extras por dia). Em geral, acontece para “atender à realização ou conclusão de serviços inadiáveis ou cuja inexecução possa acarretar prejuízo manifesto”. Nesse caso, o empregado não precisa concordar (é obrigatória), mas o empregador deve comunicar a situação ao Ministério do Trabalho e Emprego.

Além disso, há um ponto especial a respeito das horas extras que é pouquíssimo conhecido pelos empresários: o intervalo especial a ser concedido. A CLT prevê que “em caso de prorrogação do horário normal, será obrigatório um descanso de 15 minutos no mínimo, antes do início do período extraordinário do trabalho”, à mulher e ao menor, quando a ele for permitido fazer horas extras.

Por fim, vale destacar que a lei impõe mais um limite a respeito das horas extras. Em caso de atividades insalubres, a prorrogação da jornada só pode ser acordada entre as partes, empregador e empregado, caso haja licença prévia das autoridades competentes em matéria de higiene do trabalho.

Proibições e inaplicabilidade do regime de horas extras

Você sabia que o regime de horas extras não é aplicável a qualquer trabalhador? Há pessoas não abrangidas pelo regime de horas extras:

1. Empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho;
2. Gerentes, diretores e chefes de departamento (salvo caso excetuado em lei).

Além desses trabalhadores, o empregado menor de idade, em regra, não pode fazer horas extras. Porém, há duas exceções: em caso de compensação semanal de horas (excesso de horas de um dia é compensado pela diminuição em outro) ou em caso de força maior, em que seu trabalho é imprescindível ao funcionamento do estabelecimento (jornada com no máximo 12 horas por dia).

Por fim, o empregado que trabalha em regime de tempo parcial (máximo 25 horas semanais) não poderá fazer horas extras!

Após essa pequena explanação de Direito do Trabalho, você identificou se suas condutas estão todas corretas conforme a atividade exercida? Se sim, é hora de aprender como efetuar o controle de horas extras na sua empresa!

Controle de horas extras

Para efetuá-lo, é essencial ter um controle de ponto efetivo. Seja mecânico ou eletrônico, é preciso verificar os intervalos, a entrada e saída dos empregados, ou seja, o ritmo de trabalho. Isso porque, via de regra, a prova dos horários de trabalho, principalmente em caso de discussões judiciais, se dá por meio de documentos, que são os controles de ponto.

A responsabilidade pelo controle é do setor de recursos humanos, ou responsável que corresponda à função, e ele é importante para mensurar a demanda de trabalho e os gastos médios da empresa com horas extras.

E como controlar as horas extraordinárias? Você tem várias opções, mas vamos falar de duas principais. Uma delas, muito utilizada principalmente em pequenas e médias empresas, é a planilha (Excel), que o permite incluir as horas de entradas e saídas, o valor da hora de trabalho, o cálculo de horas extras, já com os acréscimos, e tudo o que julgar necessário.

A outra é a utilização da tecnologia dos softwares de ponto eletrônico, que facilita o controle, em tempo real, das ausências, das horas extras, ajustes de pontos e etc. Certamente vale a pena investir nesse controle automatizado.

Cálculo

Conforme dispõe a Constituição, a remuneração do serviço extraordinário será superior, no mínimo, em 50% ao valor da hora normal. Se o empregado trabalhar no dia do seu descanso semanal, preferencialmente aos domingos, ou em feriados, o valor é dobrado, ou seja, receberá 100% sobre o valor da hora normal.

Para calcular as horas extras é necessário, então, saber o valor da hora normal. A jornada padrão do trabalhador é de 8 horas diárias e 44 semanais. Como a legislação utiliza a ficção de que o mês tem sempre 5 semanas, seriam 220 horas trabalhadas em um mês. Para saber o valor da hora de trabalho é preciso, então, dividir o salário mensal por 220. Se forem 40 horas semanais, caso em que o empregado trabalha de segunda  a sexta, por exemplo, o divisor será 200.

Vamos analisar um exemplo: Manoel ganha R$2.200,00 por mês e trabalha 8 horas por dia, no total de 44 horas semanais. Ou seja, considerando a ficção de que o mês teria 5 semanas, no mês seriam 220 horas. Sua hora de trabalho é R$10,00 (R$2.200,00 dividido por 220). O valor da hora extra é R$15,00. Se ele fez 12 horas extras no mês, terá acrescido em seu salário o valor de R$180,00.

Esse é o cálculo básico, mas você precisa se atentar a um ponto muito importante. Se você paga ao seu empregado algum adicional (tem natureza salarial), seja insalubridade ou noturno, ele integrará o cálculo das horas extras. É o que diz a súmula 264 do TST.

Considerando o exemplo acima, a hora de trabalho de José é R$10,00. O adicional noturno é 20%. A hora de trabalho noturno de José é, assim, R$12,00. Se ele efetuar horas extras no período em que incide o adicional (entre 22h e 5h, para trabalhadores urbanos), sua hora terá o valor de R$18,00.

Banco de horas

Prática muito comum que traz flexibilidade para os gestores e para os colaboradores. Ele consiste em um sistema de compensação de horas, em que o excesso de alguns dias é compensado com a diminuição das horas em outros, permitindo que ocorram folgas ou saídas antecipadas quando necessário. Aqui, deve-se atentar para o limite diário de 10 horas e para o limite semanal de 44 horas.

Agora que você já é expert em como efetuar o controle de horas extras na sua empresa, que tal contar sua experiência para a gente?

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