Saiba como evitar problemas com a gestão de contratos da sua empresa

CHC artigos
CHC Advocacia
11/07/2017

Ter o controle sobre os diversos contratos de uma empresa é essencial para que esta possa funcionar de maneira adequada e se manter longe dos problemas de ordem burocrática. Deixar de executar esse controle ou negligenciá-lo pode colocar sua empresa em uma situação complicada.

 

Existem muitos tipos de contratos e cada um precisa ser analisado individualmente. No entanto, alguns pontos principais estão presentes em quase todos. Neste texto reunimos as informações que você precisa para entender como é feita uma gestão de contratos com qualidade e eficiência. Continue a leitura e saiba mais!

 

1. O que é a gestão de contratos

 

Gestão de contratos consiste nos cuidados necessários para que tudo o que está previsto neste documento seja cumprido em benefício das partes interessadas. Essa é uma habilidade que vem sendo cada vez mais solicitada para diversos cargos dentro de uma empresa.

 

A gestão de contratos deve destacar os pontos a serem examinados com maior rigor, como os itens de grande valor, por exemplo. Ela também implica na elaboração de análises críticas a respeito do contrato, assim como a execução de ajustes ou modificações no que for necessário ou vantajoso.

 

Nesse processo de organização dos contratos, devem ser proporcionadas as condições necessárias para o cumprimento de todas as obrigações contratuais, tais como: diários, vistorias, inventário, notas fiscais, certificados, recibos, fotografias etc.

 

Principais contratos de uma empresa

 

  • O contrato social: fundação da empresa;

 

  • Contratos com clientes, fornecedores e colaboradores: vida da empresa e capital humano;

 

  • Distrato: significa o fim da empresa: baixa.

 

Principais razões para manter uma boa gestão de contratos

 

  • Alcançar o objetivo do contrato;

 

  • Evitar multas e demais penalidades;

 

  • Diminuir as dívidas;

 

  • Evitar problemas com a justiça;

 

  • Facilitar o trabalho do gestor de contratos em caso de demandas jurídicas;

 

  • Evitar desgastes no setor de contratos e desentendimentos entre as partes.

 

2. Responsabilidades de um gestor de contratos

 

O profissional encarregado de efetuar a gestão de contratos tem diversas responsabilidades, como fiscalizar o cumprimento das cláusulas contratuais pelas partes envolvidas, a qualidade do trabalho — assim como os materiais e métodos utilizados —, cumprimento dos prazos, relação com os fornecedores de materiais e serviços, pagamento dos encargos, atentar-se às normas que regem a segurança no trabalho etc.

 

Todas essas tarefas e deveres exigem que o gestor de contratos esteja bem preparado para a função, reciclando-se profissionalmente no sentido de manter-se atualizado em relação ao seu trabalho e também sobre as normas, cuidados e técnicas das relações contratuais.

 

Certamente, alguns fatores facilitam o cumprimento das cláusulas previstas no contrato, aumentando as chances desse trabalho ser executado com excelência. Por exemplo, elaborar um contrato transparente e bem estruturado, dispor de um sistema de organização e controle seguro e eficaz, bem como realizar o monitoramento e registro dos documentos e informações relevantes.

 

No caso de obras do setor público, sobretudo os contratos licitatórios, a responsabilidade dos gestores de contrato é ainda mais ampla, dados os princípios da administração pública: publicidade, moralidade, transparência, eficiência etc.

 

É necessário estar atento a todas as fases do processo de licitação e responder às exigências de cada uma delas, incluindo as datas de publicação dos editais da licitação pública.

 

Os contratos licitatórios são de natureza unilateral, de modo que o Estado pode suspendê-lo quando bem entender, desde que seja melhor para seus interesses. Dessa maneira, a empresa não apenas prejudica sua imagem, como fica de mãos atadas diante da dissolução do contrato.

 

3. Riscos da gestão mal feita

 

O descumprimento de uma cláusula pode levar a uma quebra de contrato, o que pode causar sérios danos a uma empresa e até mesmo levá-la a fechar as portas repentinamente. Assim, é importante que uma boa gestão seja feita para que a empresa mantenha-se em dia com suas obrigações contratuais e não perca nenhum prazo assumido.

 

Um bom método para manter em dia a gestão dos projetos pelos quais você é responsável é separar um horário semanal ou diário (dependendo do volume de contratos) para organizá-los em um sistema que facilite seu trabalho, caso o documento venha a ser necessário, como em uma audiência, por exemplo.

 

Existem empresas que investem em softwares de gestão empresarial para facilitar o arquivamento dos contratos e demais documentos importantes para as atividades da empresa, como recibos de compra e venda. É possível, ainda, contratar serviços de consultoria em gestão ou empresas terceirizadas com especialidade em gestão empresarial.

 

4. Ferramentas para gerir os contratos

 

Existem alguns métodos e tecnologias que não podem faltar na execução de uma excelente gestão de contratos. Entre os principais:

 

Estar atento às especificações do contrato

 

É de grande importância que o gestor de contrato esteja atento à redação do contrato e as determinações de cada cláusula, para que nada escape ao conhecimento da empresa. A dica para evitar desentendimentos é garantir que o contrato seja redigido da forma mais simples e clara possível para facilitar a interpretação.

 

Estabelecer um bom sistema de organização

 

Uma boa opção para organizar a gestão de contratos da sua empresa pode ser a implantação de um software que facilite o trabalho de arquivamento e localização do documento.

 

Poucas empresas possuem um departamento interno responsável pela gestão de contratos, sobretudo as menores. Desse modo, para muitas a melhor saída é recorrer à terceirização desse serviço para que seus colaboradores possam se dedicar às suas funções específicas.

 

Monitorar os contratos

 

O gestor de contratos deve tratar de monitorar o andamento do processo acordado entre as partes, com o intuito de garantir o cumprimento dos prazos e a qualidade do trabalho realizado.

 

A negligência na gestão de contratos é um dos maiores erros que uma empresa pode cometer, pois ela afeta um dos principais bens de toda empresa.

 

Além disso, é necessário ter controle sobre as datas de vencimento e outras estipulações importantes no sentido de preservar não só a imagem da empresa, mas também evitar que esta seja prejudicada pelo descumprimento do contrato.

 

Gostou do nosso artigo sobre gestão de contratos? Compartilhe nas redes sociais para que os seus contatos também fiquem por dentro do assunto!

Marcadores

CONTEÚDO RELACIONADO

CHC artigos