Portaria 671: saiba tudo sobre as regulamentações do controle de ponto móvel

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Leitura de 14 min

“Bater ponto” é algo rotineiro e comum para a maioria dos trabalhadores. Quem aí nunca correu contra o tempo para não atrasar e perder horas a serem contabilizadas? Conseguimos sentir o desespero daqui…

Brincadeiras à parte, “bater o ponto” significa nada mais que registrar a jornada de trabalho, para que esta seja controlada pelo empregador. 

O registro da jornada e, portanto, o seu controle, está previsto na própria Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a qual estabelece que o horário de trabalho deve ser anotado em registro de controle, dispondo, ainda, que esse registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico

Como as disposições celetistas sobre o assunto são bastante genéricas, fica a cargo do Ministério do Trabalho a regulamentação mais direcionada, motivo pelo qual é comum a existência de portarias sobre o assunto. 

E foi nessa perspectiva que, em 2021, foi criada a Portaria nº 671, expedida pelo Ministério do Trabalho e da Previdência (MTP). 

A Portaria 671 traz uma série de regulamentações relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho como um todo. 

Dado o caráter extenso da portaria, iremos nos ater ao que realmente interessa para o artigo de hoje: as regulamentações que ela traz acerca do controle de ponto móvel

Pois é, não foi à toa que iniciamos o artigo falando sobre “bater ponto”. A Portaria 671 tratou de unificar diversas regulamentações que existiam anteriormente, em relação ao controle de ponto.

Isso facilita que empregadores tenham um único dispositivo legal para guiar a implementação do registro de ponto mais adequado às necessidades de sua empresa.

“Eita, CHC, como assim qual o registro mais adequado?”

É que a Portaria prevê não somente o controle de ponto móvel, como outras modalidades, além de regulamentá-las, dispondo como devem funcionar os sistemas, quais as obrigatoriedades para que atenda aos seus fins, bem como as regras que devem reger o funcionamento dos registros. 

Tudo isso para que o controle de jornada se dê em acordo com os princípios que norteiam o Direito do Trabalho no Brasil, previstos na CLT. 

Mas calma, você não precisa se preocupar! Como de costume, estamos aqui para descomplicar: 

Explicaremos as principais disposições da Portaria 671 e, ao final, você saberá tudo sobre a regulamentação do controle de ponto móvel, além de conhecer, também, as outras modalidades de registro de ponto. 

Preparados? Podem “bater o ponto” que nossa jornada vai começar!

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Ahh… uma dica: quem não ficar até o final, não “bate o ponto” da saída, ein? Não vai perder!

1 CONTROLES DE PONTO PREVISTOS PELA PORTARIA 671

De início, precisamos explicar que o controle de ponto móvel se diferencia do tradicional, pois, como você já deve imaginar pelo nome, permite maior flexibilidade. 

Isso porque, no controle de ponto móvel, não é necessária a existência de um aparelho único, no qual os empregados registram as suas entradas e saídas.

A flexibilização se dá, então, em razão do registro poder ser feito em outros locais e dispositivos que não o tradicional relógio manual, no qual os empregados necessitam anotar entrada e saída.

Antes da publicação da Portaria 671, a regulamentação do ponto móvel era feita pela Portaria nº 1510, a qual previa o registro de ponto eletrônico, ou seja, tratava, dentre outros, também do ponto móvel.

Acontece que o texto da referida norma permitia que os registros de ponto eletrônico dispusessem de sistemas de funcionamento diferentes, o que implicava em uma enorme quantidade de sistemas.

Por conseguinte, tanto era mais difícil a existência de um padrão a ser observado, quanto criava-se margem para edições e adulterações, o que evidentemente deve ser proibido e evitado.

Dito isso, exatamente em função dos problemas mencionados acima, houve a tentativa de uniformizar e unificar as disposições, tanto para que os empregadores tivessem uma fonte única acerca das regras a serem obedecidas, quanto para que a fiscalização do trabalho ocorresse com maior eficiência.

Nesse contexto, então, a Portaria 671 prevê três modelos oficiais de registro de ponto eletrônico, quais sejam:

i- Registro Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);

ii- Registro Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);

iii- Registro Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P). 

Importante destacar que esses são os únicos modelos aceitos, segundo a Portaria 671, a qual é a principal disposição legislativa acerca do tema em vigor atualmente. Vamos, agora, entender como funciona cada um deles.

2 REGISTRADOR ELETRÔNICO DE PONTO CONVENCIONAL (REP-C) 

Começaremos pelo mais simples dos três modelos. Basicamente, o REP-C é o já conhecido relógio de ponto, aqueles que já eram regidos pela Portaria nº 1510, de 2009, a qual foi revogada pela Portaria 671.

Segundo o art. 76 da Portaria 671, o REP-C é conceituado como:

Equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Percebe-se, então, que diferente do ponto móvel, o REP-C, por ser o registro mais convencional, é aquele relógio que necessita ficar nas dependências do local de trabalho.

Uma das primeiras exigências estabelecidas pela Portaria 671, então, é que o REP-C esteja prontamente disponível para extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Outra questão destacada no texto da portaria diz respeito ao uso do registro de ponto por funcionários de empresas diferentes. 

Via de regra, somente empregados da mesma empresa devem utilizar o REP-C, entretanto são excetuados os casos de trabalhadores temporários e de empregados do mesmo grupo econômico que porventura partilhem do mesmo local de trabalho. 

Mas atenção, pois nesses casos, é preciso que o Programa de Tratamento do Registro de Ponto (que iremos tratar na sequência do artigo) identifique os empregados, sendo capaz de separá-los.

3 REGISTRADOR ELETRÔNICO DE PONTO ALTERNATIVO (REP-A)

Agora partindo para os registros de controle de ponto móvel, temos a definição do REP-A, segundo a Portaria 671:

Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Percebe-se que, diferentemente do REP-C, o ponto alternativo trata de equipamentos e programas de computador. Ou seja, não é necessário que haja um registro unicamente fixo na empresa/local de trabalho, pois o registro é realizado via programas de computador.

Para regulamentar esses programas, é obrigatório que o uso do REP-A seja autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho, havendo aqui, uma novidade em relação à antiga portaria que regulamentava o assunto.

É que, caso vencida a norma que autorizou o uso do registro alternativo, é preciso que ela seja renovada, não sendo permitida a ultratividade, que consiste na manutenção da validade da norma, mesmo ela não sendo renovada. 

Na prática, o que estamos dizendo é que, uma vez vencido, por exemplo, um acordo coletivo que autorizou o uso do REP-A, deve ser suspensa a sua utilização, somente podendo ser retomada caso o acordo coletivo seja renovado. 

Além disso, a Portaria 671 impõe ao registro alternativo a obrigatoriedade da identificação do empregador e do empregado, bem como a disponibilização da extração eletrônica ou da impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Perceba que, diferentemente do registro convencional, em que essa disponibilização deve ocorrer sempre no local de trabalho, no REP-A ela pode acontecer de forma remota, ou seja, permite-se a disponibilização on-line. 

4 REGISTRO ELETRÔNICO DE PONTO EM PROGRAMA (REP-P)

Por último (mas de jeito nenhum menos importante), falamos sobre o REP-P. A Portaria 671 assim o conceitua:

O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

A principal diferença entre o REP-P e o REP-A, é que, por ser um software, o REP-P possui mais funções associadas, sendo capaz de registrar o ponto e fazer o tratamento dos dados. 

E, também por ser um programa, REP-P é o registro com maior quantidade de requisitos estabelecidos pela portaria. 

Isso porque, basicamente, o registro citado na definição acima, do art. 91, diz respeito à obtenção, para o programa, de certificado perante o INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial).

Portanto, é preciso que o programa utilizado para o controle de ponto esteja devidamente certificado no INPI, o que atestará a sua regularidade.

Além disso, os fabricantes ou desenvolvedores do sistema deverão fornecer à empresa usuária do seu programa os documentos denominado “Atestado Técnico” e “Termo de Responsabilidade”, assinados pelo responsável técnico e pelo responsável legal da empresa fabricante ou desenvolvedora, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações da Portaria 671.

Essa é uma disposição que confere maior segurança aos empregadores que optarem por utilizar o REP-P, configurando uma importante norma introduzida pela portaria. 

5 COMPROVANTE DE REGISTRO DE PONTO

Uma das obrigatoriedades instituídas pela Portaria 671 é o comprovante do registro de ponto, que consiste no documento capaz de atestar a entrada e saída do empregado, de acordo com os registros efetuados, independentemente de qual controle de ponto seja adotado.

De início, vale destacar que o comprovante pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico. 

No caso de ser disponibilizado em arquivo eletrônico, alguns requisitos devem ser obedecidos: 

-O arquivo deve ser no formato PDF;

-O trabalhador deve ter acesso ao comprovante a cada registro realizado no sistema, não dependendo de autorização prévia para tal.

Vale ressaltar que antes da Portaria 671 o comprovante do registro era um dos motivos que levava empregadores a temerem a adoção do controle de ponto móvel.

Com a edição da Portaria e, passando o registro a ser obrigatório por parte dos programas, tem-se uma maior segurança para as empresas que os adotarem.

6 PROGRAMA DE TRATAMENTO DE REGISTRO DE PONTO

Agora que já especificamos os tipos de controle de ponto móvel, bem como entendemos as principais diferenças e requisitos entre eles, falaremos sobre pontos comuns os quais precisam ser atendidos.

Além do comprovante de registro citado anteriormente, a Portaria 671 fala sobre o programa de tratamento do registro de ponto. 

Esse tratamento consiste na sistematização dos dados referentes à marcação dos horários de entrada e saída contidos no Arquivo Fonte de Dados (AFD). A partir disso, são gerados dois documentos: o Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ).

A função do programa de tratamento dos dados será, então, complementar informações que porventura estejam ausentes ou omissas, como ausências e movimentações no banco de horas, além de poder indicar marcações indevidas.

Basicamente, o tratamento terá a função de refinar os dados coletados a partir dos registros realizados. 

E, aproveitando, caso você queira entender melhor como funciona o controle de jornada no que diz respeito às horas extras, temos uma ótima indicação: Como deve funcionar o controle de horas extras na sua empresa? 

6.1 Espelho de ponto

Como falamos, a partir do tratamos do registro de ponto, é produzido o  espelho de ponto.

O espelho já é um documento bastante conhecido nas empresas, em especial nos setores de recursos humanos (RH), e foi mantido pela Portaria 671.

Entretanto, a portaria traz mais alguns detalhes, em comparação com as normas existentes anteriormente. 

Segundo o art. 83 da Portaria 671, a partir dos dados do controle de ponto, deve-se indicar:

  1. Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
  2. Identificação do trabalhador, contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
  3. Data de emissão e período do relatório ao qual refere-se o Espelho de Ponto Eletrônico;
  4. Horário e jornada contratual do empregado;
  5. Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Além disso, é importante mencionar que o empregador tem o dever de disponibilizar ao funcionário as informações contidas no relatório do espelho de ponto, mensalmente ou em prazo inferior, caso desejar, de forma impressa ou eletrônica.

6.2 Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ)

Por sua vez, o AEJ é outro documento gerado a partir do programa de tratamento dos registros do controle de ponto.

Ele é compreendido como um substituto a um documento exigido anteriormente, mas que foi extiguindo com a edição da Portaria 671: o arquivo de jornada para efeitos fiscais. 

Além de ser um documento obrigatório, os detalhes acerca do AEJ podem ser encontrados nos anexos da Portaria 671, por serem bastante técnicos e específicos.

7 VALIDADE DOS REGISTROS DO CONTROLE DE PONTO: ASSINATURA ELETRÔNICA

Para que os documentos produzidos a partir do controle de ponto eletrônico tenham validade e, principalmente, segurança, é preciso que contenham a assinatura, a qual é utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade, tanto para aqueles documentos produzidos pelo próprio REP, seja de qual tipo for, como pelos dados tratados no Programa de Tratamento. 

A Portaria 671 traz regras específicas de acordo com o tipo de REP. 

Então, para o Registro Eletrônico Convencional, é determinado que as assinaturas eletrônicas sigam disposições dos Requisitos de Avaliação da Conformidade publicados pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia – INMETRO.

Já no caso dos Registros Alternativo e Por Programa, é preciso utilizar certificados digitais válidos, emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICB-Brasil).

E, se você ainda não sabe como funciona o registro para obter certificação digital perante a ICB-Brasil, não se preocupe. Nós temos conteúdo exclusivo sobre o assunto e vale a pena conferir.

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BÔNUS

Estamos chegando ao final do artigo e antes de liberar você, nosso leitor, para “bater o ponto” e encerrar a leitura, preparamos uma dica bônus!

Selecionamos os principais aspectos positivos para que empregadores optem pela adoção do controle de ponto móvel, em substituição ao tradicional relógio de ponto. 

Sabemos que mudanças requerem sempre períodos de adaptação, bem como uma análise capaz de identificar prós e contras, por isso, separar esses aspectos pode ser uma forma de auxiliar a visualização das perspectivas benéficas desse tipo de registro de ponto.

Para acessar, basta clicar no link!

Esperamos ter ajudado na missão de descomplicar as novidades introduzidas pela Portaria 671, bem como ajudado você a entender como funciona o controle de ponto móvel. 

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