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🏁 Descubra as vantagens da auditoria trabalhista para o empresário!

Escrito por CHC Advocacia

Auditoria Trabalhista

A trajetória de um empreendedor está repleta de desafios: o planejamento começa muito antes da largada, além disso, são muitos os concorrentes que disputam um lugar ao pódio, existem ainda diversos obstáculos no meio do caminho que te obrigam a desacelerar e alguns chegam até mesmo a exigir uma paradinha para um pitstop, não é mesmo?

Você, empresário, já deve ter ouvido algumas vezes que é preciso ter muita coragem para empreender num país como o Brasil. De fato, empreender não é uma tarefa fácil, e é exatamente por isso que nós da CHC Advocacia resolvemos descomplicar um importante aliado para todos os empresários: a auditoria trabalhista!

Sabia que só no ano de 2020 foram ajuizadas 2.570.708 novas ações trabalhistas? Sabia ainda que para cada 100.000 habitantes do Brasil, 1.214 pessoas ingressam com pelo menos uma ação ou recurso na Justiça do Trabalho?

E sabe o que esses números significam? Que existe muito risco envolvido nas relações de trabalho e, em face de haver inúmeras legislações vigentes, com uma alta frequência de atualização, é preciso compreender as formalidades e exigências legais de forma a evitar imposição de multas e condenações judiciais. 

Assim como para os 🏎️ pilotos de Fórmula 1, sabemos o quanto é importante para você superar esses obstáculos existentes na pista de corrida, conquistar a pole position (primeira posição) e sentir o gostinho da vitória ao final, de preferência com sabor champagne. 🍾🏆

Todos a postos no seu grid de largada? Pois apertem os cintos que chegou a hora de descobrir as vantagens da auditoria trabalhista para seu negócio!

O que é auditoria trabalhista?

A auditoria trabalhista é uma forma de controlar e prevenir problemas administrativos e jurídicos relacionados às questões trabalhistas por meio da identificação dos potenciais riscos a fim de evitar prejuízos para a empresa. 

Você já percebeu a quantidade de leis e normas que regulam a relação de trabalho? Isso sem falar na velocidade e periodicidade das atualizações e seus reflexos nas demandas fiscais, financeiras e previdenciárias. 

Toda auditoria visa conferir maior segurança jurídica para a organização, a partir de um planejamento que integra todos os departamentos e responsáveis envolvidos. Para ficar por dentro sobre os tipos de auditoria, confere nosso artigo do blog Conheça 6 tipos de auditoria que podem ajudar sua empresa.

“Mas… Não tenho ação trabalhista contra minha empresa, ainda assim preciso de uma auditoria trabalhista?” 🤔

Até mesmo numa corrida de Fórmula 1, na qual um milésimo de segundo pode ser determinante para definir quem vai para o pódio, o piloto precisa pisar no freio e realizar paradas para conferir as condições do carro.

No mesmo sentido, é preciso compreender que mesmo sem haver condenações pela Justiça do Trabalho, ou mesmo autos de infrações lavrados pelos órgãos de fiscalização, sua empresa precisa investigar e controlar as rotinas de trabalho por meio de uma auditoria trabalhista, uma vez que esta visa não apenas solucionar problemas, mas principalmente preveni-los. 

Sabe aquela placa que é utilizada no pitstop pelo mecânico para sinalizar ao piloto que a troca de pneus foi finalizada e ele pode voltar para a corrida? Pois bem, na auditoria serão inicialmente examinados os documentos e as rotinas de trabalho, em seguida, serão sugeridas as adequações de regularidade e, após finalizado o relatório técnico, o auditor sinalizará ao empresário que tudo está dentro dos conformes e ele poderá voltar à pista rumo ao pódio, digo, sucesso.

Mais do que conhecer a legislação trabalhista, é importante para o empreendedor contar com uma consultoria empresarial especializada que saiba adequar as necessidades de sua empresa às diretrizes da legislação trabalhista, evitando ao máximo o surgimento de problemas.

É necessário que a sua empresa possua medidas de controle e prevenção com relação ao passivo trabalhista, direcionando suas estratégias de acordo com as mudanças do mercado e buscando transformar questões e problemas de origem trabalhista em oportunidades para a companhia.

O mundo empresarial é dinâmico, nada de engessamento na gestão do seu negócio, identifique quais são as razões e os focos que acabam gerando o ajuizamento de ações trabalhistas, para poder desenvolver boas práticas e melhorar o relacionamento com a equipe, bem como alinhar tanto o departamento jurídico quanto o RH com as políticas estratégicas da empresa. 

A auditoria para empresas de natureza trabalhista visa adequar todas as diretrizes da legislação ao contexto real da companhia, buscando criar boas práticas que promovam não apenas o compliance, mas também a redução de custos com o passivo trabalhista. 

Como de praxe, também já descomplicamos o Compliance Trabalhista para você aqui no blog, e ainda temos um vídeo no Youtube que certamente vai te auxiliar na prevenção de problemas na sua empresa:

Que tal acelerar o crescimento da sua empresa? 🏎️💨💨

Para isso ela precisa executar corretamente as rotinas trabalhistas, de forma que sejam evitadas reclamações na Justiça e autuações fiscais, mantendo seu negócio livre de prejuízos de ordem financeira e moral, afinal ninguém quer trabalhar ou mesmo ser cliente de uma empresa com má reputação no mercado. 

Decida agora mesmo partir na frente dos seus concorrentes, compreenda os riscos envolvidos na gestão do seu negócio e realize uma auditoria trabalhista.

Afinal, você não vai querer ser o último a saber sobre os problemas que podem ser evitados na sua empresa, vai?

O procedimento da auditoria pode ser feito tanto internamente por um profissional da empresa, como também ser realizado por um auditor independente ou uma equipe de auditoria externa, contratado diretamente para atuar de forma específica naquele negócio por um período determinado. 

Antes que você se faça essa pergunta: Não, a auditoria não é apenas um custo a mais para sua empresa. Enxergue a auditoria trabalhista como um investimento (de tempo e de dinheiro) com alta chance de retorno, tanto de curto, quanto de longo prazo, afinal se manter no mercado é um fator determinante para conquistar o pódio por muitas e muitas temporadas. 

Um auditor possui conhecimento técnico especializado e irá identificar os potenciais riscos de autuações dos órgãos de fiscalização, investigará as principais condenações na esfera judicial do seu setor econômico, de modo que antes mesmo que o problema aconteça, 🔎 o oculto será revelado… Curtiu?

Seja por conta da instabilidade econômica do país, seja por uma questão cultural, a maior parte dos empresários brasileiros prefere investir em resolver seus problemas trabalhistas no Judiciário, realizando poucas providências para evitá-los.

Infelizmente, o trabalho de prevenir passivos trabalhistas acaba sendo demandado, em sua maioria, por empresas estrangeiras e multinacionais, que carregam em sua cultura a famosa prática de que “é melhor prevenir do que remediar”.

Muitas empresas acabam destinando uma parcela considerável de seu faturamento contratando escritórios especializados para gerenciar ações trabalhistas, comprometendo parte do seu orçamento com valores que poderiam ser (re)investidos na própria melhoria da empresa, a partir de um autoconhecimento e adotando medidas para regulamentar seus procedimentos. 

Os benefícios de uma auditoria jurídica trabalhista, no entanto, são sentidos por qualquer empresa. Independentemente do tamanho do passivo trabalhista, a auditoria representa uma grande vantagem, pois promove uma organização interna de processos, facilitando o dia a dia da empresa e, consequentemente, evitando problemas no futuro.

Inclusive se quiser uma ajuda na elaboração de normativos não deixe de conferir nosso artigo 6 passos para criar um regulamento interno para sua empresa. 

Por essa razão, não existe um momento ideal para buscar uma auditoria jurídica. Conhecer e combater o passivo trabalhista pode ser um excelente investimento a qualquer momento, tendo em vista que se trata de um dos encargos mais caros de uma empresa.

As empresas que hoje estão enfrentando a crise econômica e se veem sem alternativas às demissões estão sentindo na prática o que significa não remediar um passivo trabalhista e vê-lo crescendo em proporções assustadoras, prejudicando diretamente o faturamento e, em casos mais drásticos, levando o negócio a uma verdadeira perda total, no caso, a falência.

Existe diferença entre assessoria jurídica e auditoria jurídica?

Sabemos o quanto o empreendedor precisa de ajuda especializada para poder acelerar seu crescimento, ultrapassar seus concorrentes e cruzar a linha de chegada.  Dentre os serviços disponíveis no mercado, estão a assessoria e a auditoria jurídica, que apesar de ambas servirem para te auxiliar na prevenção de um súbito comprometimento do seu patrimônio, elas são distintas. 

 A assessoria jurídica visa explicar as diretrizes da legislação trabalhista para uma questão pontual da empresa, de forma consultiva, baseando-se nas informações prestadas pela consulente, enquanto que a auditoria visa mapear todos os processos e procedimentos de um determinado setor ou da empresa como um todo. 

O processo de auditoria jurídica se aprofunda mais no exame dos contratos, recibos, contracheques, controles de ponto,  enfim, no detalhamento dos procedimentos internos, apresentando assim uma complexidade maior quando comparado à assessoria jurídica.

A diversidade das normas trabalhistas e a intensa atuação de órgãos de fiscalização exigem do empresário a realização de um verdadeiro “check-up” para investigar o cumprimento efetivo dos procedimentos legais e gerenciar o passivo trabalhista. 

Logo, apenas uma auditoria jurídica trabalhista será capaz de examinar detalhadamente toda a documentação, contratos e rotinas dos trabalhadores, com a finalidade de adequá-los à legislação e, por fim, sugerir práticas que evitem o surgimento de contingências que afetam diretamente a saúde da sua empresa. 

Voltando ao cenário comparativo para compreender a lógica jurídica de uma auditoria, é como se pilotasse uma Ferrari, mas não consegue completar a última volta por pane seca. 

E nesse caso se arrepender amargamente por decisão ruim tal qual feito por Fernando Alonso quando recusou o convite da RBR. É, de fato, não é preciso ter bola de cristal para prever o futuro, com uma boa auditoria a previsibilidade dos riscos trabalhistas aumentam exponencialmente.          

O papel do auditor é essencial para proteger seu negócio. É como se o auditor calibrasse os pneus, conferisse o nível de combustível e, o mais importante, levantasse o capô do carro para examinar a existência de algum defeito mecânico que possa interferir no desempenho da corrida, visando o êxito no final. 

Confira 10 vantagens da auditoria trabalhista

Uma auditoria jurídica trabalhista apresenta inúmeras vantagens para uma empresa que são sentidas não apenas ao final do processo, mas de forma contínua, haja vista que seus benefícios impactam diretamente na rotina interna da organização. 

Trata-se de um trabalho que promove a organização e a melhoria dos procedimentos internos, trazendo mais efetividade às ações e também a satisfação dos empregados. Entre as vantagens da auditoria, é possível mencionar:

1 Revela o oculto

A partir do momento em que você, empresário, enxergar que a realização da auditoria nada mais é do que uma checagem do regular andamento dos processos internos com finalidade de revelar o oculto, não irá mais abrir mão de um checkup anual, de modo que irá preferir realizar você mesmo sua fiscalização, antes que apareçam as fiscalizações de terceiros, pois estas últimas (sim) é que trazem algum tipo de prejuízo.

A partir do conhecimento técnico e jurídico do auditor será possível revelar problemas que não são comuns de serem identificados. São tantas normas regulamentadoras relacionadas à saúde e segurança do trabalhador, por exemplo, que até mesmo a falta de um tampo de lixeira no banheiro é razão para ter uma multa lavrada pelo órgão de fiscalização. 

2 Criação de boas práticas

Com a auditoria jurídica trabalhista, todos os documentos e procedimentos de uma empresa são analisados considerando sempre os comandos legais com análise da integridade dos atos e contratos adotados na empresa. 

Quando existem práticas que demandam correções por parte dos gestores ou de determinado departamento (setor pessoal, recursos humanos, contabilidade etc), estas deverão ser apontadas no relatório de auditoria com a orientação acerca da regularização do procedimento.

Da mesma forma, as omissões ou práticas que não são realizadas e que podem trazer problemas para a empresa também devem ser apontadas, inclusive com a indicação expressa do risco envolvido. O relatório elaborado pelo auditor cria um mapeamento de ações, conhecidas como boas práticas, que devem ser adotadas pela empresa a fim de evitar problemas e o passivo trabalhista. 

3  Autofiscalização da empresa

Além da criação de boas práticas, a auditoria trabalhista faz com que a empresa crie mecanismos próprios para se autofiscalizar e, consequentemente, respaldar o negócio no que tange aos potenciais riscos trabalhistas.

Com a criação de procedimentos fica mais fácil que os colaboradores entendam aquilo que deve ser feito e como corrigir aquilo que não está sendo feito ou está sendo feito de forma incorreta. A autofiscalização tanto pode ser por equipe de auditoria interna, ou pode haver uma contratação de auditoria independente para avaliação dos procedimentos adotados.

4 Definição de prioridades e plano de ação

Toda auditoria jurídica cria um plano de ação, fazendo com que gestores e toda a equipe sejam forçados a definir prioridades em prol da melhoria da rotina de trabalho e, consequentemente, da produtividade e da efetividade da empresa.

5 Criação de ferramentas e ações benéficas

A instituição de um banco de horas, com a eliminação de pagamento de horas extras, a criação de uma escala de trabalho inteligente, criação de regulamento interno e a obtenção de isenções tributárias decorrentes de práticas trabalhistas são alguns exemplos de ferramentas que podem ser estabelecidas após a auditoria e que beneficiam a empresa por toda a vida.

6 Qualificação da equipe

Além das boas práticas, a auditoria trabalhista também aponta as deficiências de condutas e procedimentos que demandam treinamentos específicos para a capacitação da equipe. 

A elaboração de treinamentos, além de contribuir com o preparo e a formação dos funcionários, ajuda no engajamento e, principalmente, na qualificação técnica dos gestores e responsáveis que aprendem os pontos críticos de risco da empresa. Em resumo, com a auditoria trabalhista, toda a equipe leva o grande prêmio e sai vitoriosa após implementação das melhorias. 

7 Diminuição e prevenção do ajuizamento de ações trabalhistas

Talvez esse seja um dos benefícios mais sensíveis da auditoria trabalhista, uma vez que ela evita o ajuizamento de novas demandas pela correção de ações consideradas como foco do problema. 

O resultado da auditoria além de corretivo serve também como um procedimento preventivo, eis que passa a conhecer as potenciais condenações trabalhistas da sua empresa, e age  para diagnosticar os principais problemas.

8 Redução da aplicação de multas decorrentes de órgão de fiscalização

A criação de boas práticas busca adequar a atuação da empresa, visando o cumprimento da legislação e evitando a aplicação de sanções decorrentes da fiscalização dos órgãos trabalhistas.

9 Motivação, otimização e maior produtividade dos empregados

A auditoria movimenta profundamente as estruturas e as práticas de uma empresa e, muitas vezes, envolve os próprios empregados nesse processo de melhoria. Ao presenciar os resultados, decorrentes de aplicação das boas práticas, os efeitos positivos são facilmente perceptíveis.

É muito comum que, após a finalização da auditoria, seus colaboradores estejam mais produtivos e conscientes de suas atividades, entendendo melhor sua importância dentro da empresa e trabalhando mais motivados.

10 Idoneidade da imagem da empresa – atração para clientes e investidores

O cumprimento da legislação trabalhista é um pré-requisito para a obtenção de diversas certificações presentes no mercado no âmbito nacional e internacional. Muito além disso, existe divulgação de uma melhor imagem da sua marca e deixa a empresa melhor preparada para receber novos investimentos, conferindo assim um importante diferencial competitivo na área de atuação.

Principais erros que podem ser evitados com a Auditoria Trabalhista

Por mais que um empreendedor tente se planejar, é cada vez mais difícil prever os riscos de mercado aos quais as empresas estão expostas. Dentro do contexto de uma economia globalizada e com a influência das novas tecnologias, todas as empresas precisam lidar com um mercado cada vez mais veloz e competitivo.

Isso exige das empresas uma administração inteligente, igualmente ágil e estratégica, especialmente quando se trata da gestão de pessoas. As relações de trabalho sofreram inúmeras mudanças e hoje, ao contrário do que ocorria antigamente, litígios trabalhistas não são exclusividade de empresas irresponsáveis e que atuam baseadas na exploração da mão de obra.

Sabemos que uma considerável parte dos empresários sofre com problemas relacionados a erros, ou mesmo fraudes, em sua administração, o que leva ao acúmulo de dívidas e encargos trabalhistas. A falta de atenção aos riscos trabalhistas também promove impactos negativos em diversas outras esferas da empresa, tais como tributárias, cíveis e previdenciárias. 

Destacamos a seguir os erros mais comuns promovidos pelas empresas que uma auditoria trabalhista pode evitar:

Acidentes de trabalho

Outro problema bastante comum e que as empresas acabam negligenciando diz respeito à prevenção de acidentes de trabalho, o que acaba gerando o ajuizamento de ações e o pagamento de pesadas indenizações.

Muitas empresas também não possuem protocolos para lidar da melhor forma com colaboradores que tenham passado por essa situação e que demandem assistência específica, o que faz com que a omissão também acabe gerando problemas.

Assédio moral e sexual

A comprovação do assédio moral e do assédio sexual demanda o pagamento de indenizações altas e que podem comprometer a saúde financeira da empresa. É necessária a realização de treinamentos e a criação de boas práticas que evitem esse problema, especialmente para gestores e funcionários de alto escalão da empresa que nem sempre estão familiarizados com questões trabalhistas.

Pode parecer às vezes óbvio, mas é sempre bom que todo o quadro de pessoal, de todos os níveis de gerenciamento sejam esclarecidos no que se refere a práticas danosas. A partir de uma auditoria trabalhista é possível conferir os normativos internos da empresa, se existentes, e criar códigos de conduta capazes de evitar situações de risco ou mesmo saber lidar quando isso ocorrer.

Horas extras

Outro erro que costuma gerar questionamentos e pode trazer muitos problemas é o gerenciamento das horas extras. Mais do que o conhecimento sobre a aplicação dos adicionais, a empresa precisa saber sobre acordos de compensação de jornada, banco de horas, normas coletivas, vedações de prorrogação de jornada, escalas de serviço em turnos, quando o caso, evitando o pagamento de horas extras desnecessárias e ou incorrer em descumprimentos legais. 

Descontos e benefícios indevidos

A falta de conhecimento e de boas práticas relacionadas a descontos em salários e benefícios devidos aos empregados também promove impactos negativos no orçamento da empresa e pode ser um foco para o ajuizamento de ações trabalhistas. Erros como esse geram custos e desgastes que podem ser evitados a partir da auditoria trabalhista.

Aplicação de penalidades disciplinares

O acompanhamento das condições de trabalho, o treinamento da equipe e as regulamentações internas da empresa são fatores que favorecem um ambiente de trabalho mais seguro do ponto de vista jurídico, eis que é comum a aplicação de advertências, suspensões e justas causas sem que antes haja uma procedimentação do setor responsável. 

A observância dos elementos da imediaticidade, adequação e proporcionalidade na aplicação de penalidades aos empregados certamente irá minimizar os efeitos da medida, bem como evitar formulação de denúncias aos órgãos de fiscalização e ajuizamento de reclamações trabalhistas.

Terceirização de serviços

Muitas empresas optam pela terceirização de serviços com o objetivo de reduzir os encargos trabalhistas. Porém, quando a terceirização é mal executada, isto é, não está balizada por bons contratos e é feita com desconhecimento da legislação, são grandes as chances de ajuizamento de ações trabalhistas pelo prestador de serviços em prol dos seus direitos, com a responsabilização da empresa que está tomando diretamente o serviço.  

Para evitar que isso aconteça, a equipe de auditoria irá checar todos os contratos firmados, verificar quais são os serviços que a empresa terceiriza e como eles são feitos, para depois realizar eventuais medidas corretivas, revisão de contratos e recomendação de novos procedimentos.

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