O que saber antes de criar um departamento jurídico na sua empresa

Uma empresa de renome ou que está buscando o desenvolvimento deve manter em sua composição diversos segmentos.

Cada setor tem suas funções próprias e é responsável por controlar e gerenciar operações específicas dentro do empreendimento. Podemos citar, como exemplos, a área administrativa, financeira, recursos humanos, vendas etc.

Nesse cenário, há um outro segmento que costuma ser desprezado, mas que exerce importância fundamental no papel de controle e gestão dos negócios da empresa, orientando os empresários sobre as melhores práticas e potencializando, assim, o potencial da companhia — estamos falando do departamento jurídico.

Muitas vezes as funções dessa área ainda são pouco conhecidas. Talvez essa seja a razão pela qual a sua criação e manutenção seja desprezada por alguns gestores. Contudo, esse setor é responsável por uma série de funções dentro de uma empresa.

Neste artigo, vamos apresentar como funciona um departamento jurídico interno em uma empresa. Você vai entender quais são as características desse setor e quais são os reflexos financeiros e as limitações de atuação desse segmento. Confira!

Para que serve o departamento jurídico?

A complexidade jurídica presente nas operações das empresas é muito grande. Isso tudo só demonstra como a manutenção de um setor direcionado para essas questões é importante e como ele tem crescido nos últimos tempos.

O departamento jurídico, de forma geral, tem o objetivo de alinhar os objetivos e operações de uma empresa com os dispositivos legais preestabelecidos, de forma que a organização siga a lei, permitindo o desenvolvimento pleno. Porém, o seu papel vai muito além de apenas oferecer orientação legal.

Hoje em dia, o advogado corporativo não trabalha apenas oferecendo soluções para questões jurídicas. A sua atuação também passou a alcançar o desenvolvimento do plano estratégico das empresas.

Assim, para que o departamento jurídico continue se desenvolvendo e trazendo resultados positivos para os negócios, ele deve ser considerado como parte do negócio e não uma área avulsa, que só deve ser solicitada quando for realmente necessário.

Para isso, o advogado precisa assumir o papel de um gestor executivo e deter conhecimentos sobre controle e gestão de recursos e como se dá, de fato, o funcionamento das operações em uma empresa, ou seja, deve ter uma visão ampliada e global sobre tudo o que acontece naquele ambiente, reconhecendo os erros, falhas e necessidades do empreendimento.

Por isso, é bem comum, hoje em dia, nos depararmos com advogados que têm em seus currículos especializações na área de recursos humanos, finanças e gestão, por exemplo. Essa é uma maneira de enriquecer o conhecimento e ampliar a visão sobre o que ocorre no estabelecimento empresarial. Vamos exemplificar para tornar o entendimento mais fácil.

Quando o diretor e gestores decidem tomar uma nova decisão, o setor também participa desse procedimento. Para tanto, é importante que o advogado analise, além da parte jurídica — a existência de leis que proíbam determinada conduta, o registro de patente, o risco de insalubridade aos funcionários etc. —, a questão financeira, a viabilidade técnica, os benefícios e os possíveis danos para a imagem da empresa que tal atitude poderia ocasionar.

Além disso, o lançamento de um novo serviço ou produto ou a contratação de novos funcionáriosdemanda um planejamento fiscal, o uso de direito de imagem e até o registro de patente.

Quais são as atribuições do departamento jurídico de uma empresa?

O departamento jurídico de uma empresa está integrado às demais áreas, com o objetivo geral de desenvolvimento, cumprir as metas estabelecidas e lucrar.

Podemos citar como atribuição desse setor:

– Ajuizar ações judiciais defendendo os direitos da empresa;

– Propor meios de conciliação e acordo em demandas;

– Defender a empresa quando esta figurar como ré em processos judiciais;

– Interpor recursos direcionados aos Tribunais competentes;

– Defender a empresa em processos de caráter administrativo;

– Representar a empresa diante de órgãos da administração;

– Acompanhar o desenrolar dos processos judiciais e administrativos que sejam de interesse da empresa;

– Fiscalizar as atividades da empresa, como jornada de trabalho, concessão de horas extras, férias etc.

– Elaborar e analisar contratos e suas devidas cláusulas;

– Estudar e emitir pareceres;

– Realizar consultoria e assessoria sobre determinadas questões;

– Analisar a viabilidade da contratação de novos negócios empresariais;

– Trabalhar para que a lei seja cumprida;

– Realizar auditorias internas acerca dos procedimentos adotados em outros setores.

Quais são as responsabilidades do departamento jurídico?

O departamento jurídico conta com um corpo de advogados que se preocupam de forma exclusiva com as questões legais do empreendimento.

Infelizmente, alguns empresários ainda não têm o conhecimento necessário e só buscam os serviços jurídicos quando o problema já aconteceu, o que é um grande erro. Contar com uma equipe de advogados de forma permanente é uma medida necessária para garantir que todas as operações da empresa estão em ordem.

Ela é responsável por resolver conflitos rotineiros que ocorrem no dia a dia da empresa, alinhar os procedimentos conforme o previsto em lei, ajustar as atividades que podem, porventura, acarretar prejuízos e ações judiciais etc.

Confira, a seguir, quais são as principais responsabilidades dos profissionais que trabalham no setor jurídico de uma empresa.

Evitar processos judiciais

Antes de tudo, é essencial conhecer a importância da advocacia preventiva para sua empresa e como ela atua . Isso ajuda a identificar os casos que descumprimento da lei e a existência de brechas que podem justificar o ajuizamento de ações judiciais, situação que pode causar transtornos financeiros e prejuízos à companhia.

Para evitar essa situação, existem diversos regulamentos e leis que ajudam no procedimento de gestão da equipe jurídica. Eles tratam de questões como salário dos empregados, análise das condições de trabalho, regras de segurança etc.

Muitos profissionais que integram o departamento jurídico fomentam o compliance. Trata-se de um complexo de novas disciplinas destinadas ao cumprimento das leis e diretrizes do negócio de modo a impulsionar as suas atividades e evitar falhas e desvios de conduta. Dessa forma, a empresa mantém as suas operações sempre pautadas na lei.

Assim, o Departamento de compliance em uma empresa trabalha no sentido de garantir que as leis e normas estão sendo cumpridas efetivamente, ou seja, toma a forma da política interna da própria companhia.

Por isso, esse setor é considerado o que tem maior relevância e o responsável por manter a reputação e as atividades de uma empresa em ordem, uma vez que o desrespeito ou o monitoramento inadequado pode ocasionar multas e processos judiciais, além de uma fama negativa perante os clientes e o mercado em geral.

Por isso, o setor jurídico da empresa fica responsável pelo monitoramento de todos os casos que se referem ao compliance.

Construir uma reputação positiva

A imagem pública da empresa é um fator determinante para o seu sucesso ou fracasso. Por isso, quando a sua reputação não está muito alta, ela tende a amargar prejuízos e uma queda nas vendas.

A imagem negativa pode ser causada por vários fatores, como vários processos judiciais, qualidade insuficiente dos produtos e serviços disponibilizados, atendimento insatisfatório dos funcionários etc. Dessa forma, a empresa perde a sua credibilidade e os clientes deixam de confiar naquela marca.

Nesse sentido, o departamento jurídico e o setor de compliance devem atuar garantindo que a empresa mantenha a sua imagem positiva perante o mercado e continue passando confiança e competência naquilo que faz.

Vamos apresentar um exemplo para tornar a compreensão mais fácil. Se um produto apresentar um defeito ou vício, a equipe jurídica deve ser a responsável por instruir sua troca, em obediência ao Código de Defesa do Consumidor, desde que sejam observados os requisitos presentes na legislação.

Da mesma maneira, o setor é responsável pelas transações e o fechamento de novos negócios com patrocinadores, fornecedores e demais parceiros, sempre levando em consideração o previsto nos dispositivos legais.

Para isso, a equipe analisa o que está estipulado nos contratos e as cláusulas ali presentes, verificando a sua legalidade, viabilidade e se elas são vantajosas para o desenvolvimento da empresa. Esse cuidado também evita brechas e incidentes que podem levar a processos judiciais.

Aumentar a produtividade da empresa

Quando o departamento jurídico monitora as atividades da empresa, ela se torna mais produtiva. Isso porque os elementos inerentes a ela estão sendo devidamente cumpridos como, a segurança, o cumprimento dos contratos celebrados, os salários e benefícios dos funcionários, etc.

Tudo isso ajuda a criar um ambiente de motivação e positividade dentro da empresa. Como consequência disso, toda a equipe se torna mais motivada para o trabalho, uma vez que sabe que a companhia valoriza os seus funcionários e preza pelo desenvolvimento do negócio.

E funcionários mais satisfeitos contribuem, de fato, para o crescimento de toda a corporação, garantindo, assim, maior produtividade na execução das tarefas e um desempenho acima da média.

Reduzir despesas

Um departamento jurídico composto por profissionais competentes sabe que a redução de despesas pode ser feita por meio da criação de um planejamento tributário eficiente e bem definido. Assim, é possível reduzir tributos e pagamentos desnecessários, como a cobrança de contribuições e demais impostos que sequer têm previsão legal, por exemplo.

Gestão de contratos

Os contratos que são firmados devem obedecer o previsto nas normas presentes no Código Civil, Código de Defesa do Consumidor, Código Tributário, entre outros diplomas legais. Caso contrário, serão anulados e os direitos das partes não poderão ser reconhecidos, além de prejudicar a relação comercial que foi constituída anteriormente.

Para a feitura do acordo, é essencial a presença de um advogado competente. Esse profissional é importante no momento de elaboração do contrato, durante a assinatura das partes e mesmo após a sua celebração.

Todo o acompanhamento é importante para salvaguardar os direitos da empresa e evitar a inserção de disposições mal escritas, de difícil entendimento, e cláusulas abusivas, que podem colocar o negócio em risco.

Além disso, se o contrato for celebrado com o poder público, por exemplo, as disposições que regulamentam esse acordo não são as mesmas que regem um contrato cível. Por isso, é importante contar com o auxílio profissional de um advogado experiente nesse ramo.

Proteção da informação

A criação de normas internas e políticas de segurança é importante para garantir que as informações que pertencem à empresa sejam mantidas em sigilo.

Assim, os profissionais que atuam no departamento jurídico devem elaborar termos de confidencialidade e responsabilidade para manter dados importantes e confidenciais com o máximo de sigilo possível.

Dados confidenciais referentes ao faturamento do negócio, às operações, salário de funcionários, cadastro pessoal de clientes e dados bancários são informações sigilosas e devem ser mantidas a salvo de terceiros mal intencionados.

Além disso, o registro de patentes e aplicativos e demais bens que envolvem o uso de propriedade intelectual que podem ser oferecidos às empresas parceiras por meio de contrato comercial também precisam ser protegidos.

Consultoria em todas as esferas

O suporte em questões jurídicas envolvendo o cotidiano de uma corporação é feito por advogados que atuam na empresa. Confira algumas tarefas que são exercidas na prática por esses profissionais:

– Criação, análise e orientação envolvendo as normas cíveis de contratos;

– Monitorar o cumprimento das leis trabalhistas e identificar a existência de problemas e situações que ponham em risco o empregado;

– Análise de procedimentos tributários envolvendo contador com o intuito de criar um planejamento fiscal mais eficiente e econômico;

– Elaborar um planejamento sucessório societário competente etc.

Como estruturar um departamento jurídico?

É importante entender que o departamento jurídico que fará parte da empresa deve ser integrado aos demais setores, ou seja, todos devem trabalhar em conjunto em prol do desenvolvimento final do negócio.

Muitas operações passam primeiramente pelo departamento jurídico antes de serem enviadas para outras áreas internas. Assim, por exemplo, uma alteração na jornada de trabalho ou a contratação de novos profissionais passa antes pela equipe de advogados que analisam a conformidade dessa medida com o disposto em lei e realizam a avaliação de risco, fazendo ajustes, caso sejam necessários.

Além disso, esse setor analisa as vantagens e a viabilidade de propor demandas que visam a redução de gastos (tributário), a recuperação de créditos (empresarial) e a revisão dos acordos celebrados (civil).

Dessa maneira, o departamento jurídico deve ser estruturado de forma a ser um dos principais setores da empresa para que, assim, tenha condições e autonomia suficiente para receber informações técnicas necessárias que embasem o processo decisivo a fim de obter mais eficiência. Tenha em mente que, mesmo que seja de maneira indireta, esse setor exerce influência nas atividades da companhia e nos seus ganhos.

Ao lado dos seus parceiros na corporação, o jurídico, mesmo que de forma indireta, auxilia nos ganhos e reduz as perdas, na análise de riscos, promove uma maior organização das operações e permite o alinhamento das atividades empresariais, conforme o previsto na legislação.

Como organizar o departamento jurídico de uma empresa?

Vamos apresentar, a seguir, as melhores práticas de como fazer a gestão e a organização do departamento jurídico de um negócio com o objetivo de alavancar os resultados. Confira.

Conheça a empresa

Você sabe como a assessoria jurídica pode salvar sua empresa? É importante conhecer as operações que fazem parte da empresa, o diferencial dos concorrentes e o potencial que ela tem para agregar no mercado. Para isso, conheça as instalações, as fábricas e os laboratórios, faça reuniões e procure entender melhor a situação do negócio no momento.

Adote uma posição estratégica

Depois de entender melhor como funcionam as operações da empresa e o papel dela no mercado, é hora de reunir as informações obtidas e fazer um planejamento eficiente, adotando uma posição estratégica com o objetivo de agregar valor e melhorar o desempenho do negócio.

Aliás, após conhecer esses aspectos, os gestores terão capacidade de identificar falhas e erros que podem comprometer o desenvolvimento pleno das atividades da empresa. E, dessa forma, terão condições de pensar em como corrigir e melhorar esses problemas.

Crie parcerias de confiança

A gestão do departamento jurídico também passa pela análise dos parceiros que fecharão contratos com a empresa, desde fornecedores de insumos e matéria-prima até companhias de tecnologia que oferecem softwares e equipamentos destinados às operações.

Por isso, pesquise as empresas de confiança, que tenham boas referências, com experiência no mercado, que ofereçam um serviço de qualidade, que tenham uma equipe de suporte qualificada etc. Esses critérios são muito importantes para o sucesso do seu negócio. Além disso, essa medida evita problemas de descumprimento do contrato e serviços mal prestados que podem parar na justiça.

Esteja mais próximo dos clientes

O departamento jurídico sabe que conhecer o cliente é importante para entender o seu perfil, as necessidades, dores e expectativas dele para com a sua empresa. Por isso, certifique-se de que estar perto do público é uma maneira de conseguir obter informações que ajudarão a empresa a adotar ações estratégicas.

Esteja conectado

Hoje em dia, o meio virtual já faz parte da rotina de trabalho dos advogados. Por isso, se manter conectado é uma necessidade real. Por meio da internet é possível descobrir as tendências do mercado, fazer uma gestão adequada do departamento jurídico, conhecer melhor os clientes e os concorrentes.

Além disso, a maioria das operações que envolvem o Direito podem ser feitas online como, protocolar uma peça processual por meio do sistema eletrônico, acompanhar publicações e movimentações de processos, se comunicar com clientes e demais colegas etc.

Deixe as formalidades de lado

O Direito é por sua natureza uma área formal e mais séria. Isso não significa que o departamento jurídico da empresa precise seguir essa tradição e ser demasiadamente hierarquizado. Pelo contrário, os profissionais podem assumir um tom mais cortês e de igualdade com os demais setores. Essa medida torna o ambiente mais agradável e deixa os funcionários mais motivados e produtivos.

Além disso, não é necessário se aprofundar em discussões teóricas e usar termos técnicos (“juridiquês”) em excesso. Os demais funcionários e clientes podem não entender a mensagem a ser passada e isso pode gerar atrasos e dificuldades de comunicação, impedindo a gestão jurídica de forma integrada.

Assuma os riscos que forem necessários

Uma empresa precisa arriscar quando necessário, mas para isso é preciso estudar a viabilidade da decisão que deverá ser tomada e as consequências advindas dessa atitude.

Assim, se o setor jurídico entender que essa é a melhor alternativa para a empresa e que essa decisão a deixará mais alinhada com a lei e a situação do mercado, é hora de seguir em frente e adotar essa solução.

É melhor optar pela terceirização do departamento jurídico?

A grande dúvida de muitos empresários é com relação ao departamento jurídico: é melhor internalizá-lo ou terceirizá-lo?

Às vezes, recorrer à terceirização pode ser a melhor opção para manter uma empresa em pleno funcionamento. Essa dica é importante principalmente para as companhias que estão começando no ramo ou ainda não têm muita prática. Por isso, a contratação de um escritório de advocacia ou de advogados independentes pode ser a melhor escolha.

Além da inexigência de manter vínculos empregatícios com esses profissionais, eles costumam ter mais experiência, uma vez que já atuaram em casos similares e estão por dentro das principais questões e os trâmites que envolvem os procedimentos de uma empresa.

Contudo, a desvantagem da terceirização está no fato de que o profissional não ficar disponível todo o tempo para resolver as questões diárias da sua empresa, uma vez que ele também tem outros clientes e precisa atender a todos. No entanto, casos de urgência e que demandam rapidez normalmente são resolvidos com a prioridade que necessária, a fim de evitar prejuízos para a companhia.

Em todo caso, a decisão de terceirizar os serviços jurídicos ou investir no seu próprio departamento requer uma análise detalhada dos benefícios e desvantagens que eles vão trazer para a empresa. É preciso realizar uma avaliação de riscos e estudar o histórico dos problemas, verificando as questões que surgem com mais frequência.

Dessa forma, será possível entender qual é a principal necessidade do empreendimento. Caso existam demandas diárias e em grande quantidade que precisem ser resolvidas rapidamente, o melhor é investir na internalização do departamento jurídico.

O departamento jurídico trabalha de forma integrada com os demais setores de uma empresa. Por isso, ele não deve ser menosprezado, uma vez que se trata de peça fundamental para alavancar os resultados e para manter os negócios a todo vapor. Assim, todas as operações e contratos firmados devem passar pela análise dos profissionais que trabalham nesse setor.

Já parou para pensar por que você precisa de uma assessoria jurídica no cotidiano de sua empresa? Esse setor, composto por profissionais advogados, é fundamental para o sucesso de uma companhia.

Você sabe o que observar na hora de contratar uma consultoria jurídica empresarial? Saiba como o serviço de consultoria jurídica oferecido por esse setor ajuda no processo de desenvolvimento dos negócios!