Viagens a trabalho: 10 coisas que você precisa saber!

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Apesar das facilidades que o mundo tecnológico traz, às vezes não tem nada que substitua a presença física do colaborador. Seja em um treinamento em outra cidade ou até uma oportunidade de parceria em outro estado, existem muitas possibilidades que permitem as viagens a trabalho. Quer entender melhor quais os direitos do trabalhador nessas situações? Confira nosso texto para saber mais!

O que são Viagens Corporativas?

As viagens a trabalho são realizadas por colaboradores de uma empresa com fins relacionados à atividade empresarial.

Elas podem visar tanto a capacitação de funcionários, seja em congressos ou em um cursos, como também o relacionamento com clientes, seja através de encontros com potenciais parceiros ou até visando o estreitamento de relações com os consumidores.

Independentemente da atividade que será realizada ou do local de destino, o que importa é que o funcionário (ou grupo de funcionários) esteja representando o nome da sua empresa durante a viagem.

Como deve ser feito o controle de horas durante uma viagem?

Caso a viagem tenha de fato um caráter corporativo, ou seja, se ela se enquadra no que descrevemos no tópico acima, o trabalho realizado deverá ser remunerado. Para isso é importante que seja feito o controle de horas ou de atividades dos funcionários. 

Leia mais sobre! Banco de horas: o que mudou com a Reforma Trabalhista?

Nessas situações, a empresa poderá solicitar o controle de pontos remotamente, por exemplo, através de um controle eletrônico. Ou ainda tentar organizar com seus funcionários o cronograma a ser seguido, como a partir da programação do curso de capacitação que os empregados irão frequentar.

Podemos supor, por exemplo, que João trabalha no departamento de atendimento ao cliente de determinada empresa e bate ponto todos dias, às 08hrs e às 17h. Então, João é convidado para visitar um de seus clientes que tem sede em outro estado. 

O ideal é que João e seu empregador definam bem as atividades que deverão ser realizadas nessa viagem, principalmente se não for possível o controle de ponto remotamente.

Assim, poderá se ter uma ideia do cronograma que João deverá seguir, inclusive prevendo situações extraordinárias. Por exemplo, pode ser que esse cliente queira apresentar a empresa de João para algum de seus parceiros.

Dessa forma, a comunicação entre a empresa e seus empregados é de extrema importância para que as expectativas estejam alinhadas e possa haver um melhor controle remoto das atividades realizadas durante as viagens a trabalho.

Leia mais sobre! Como deve funcionar o controle de horas extras na sua empresa?

O trabalhador tem direito a horas extras?

Mesmo que tenha sido acordado um cronograma de atividades ou uma forma de controle de ponto durante as viagens a trabalho, ainda existem diversas variáveis que devem ser analisadas durante uma viagem a trabalho.

A exemplo, o tempo de deslocamento a outra cidade deve ser enquadrado na jornada de trabalho? O empregado pode realizar atividades que ultrapassarem sua jornada diária prevista contratualmente?

O tempo gasto de viagem para o trabalho é diferente do tempo gasto de viagem em razão do trabalho. 

O tempo em traslado gasto devido ao trabalho se refere ao período em que o empregado está à disposição do empregador, devido a uma exigência de sua função e por determinação da empresa.

Então, esses momentos de deslocamento podem ser incluídos na contagem de hora extra, a depender do que foi acordado previamente pelas partes.

Além disso, caso o empregado trabalhe mais do que as 08 horas diárias ou as 44 horas semanais, mesmo que durante uma viagem de trabalho, o período extrapolado deverá ser considerado na contagem de horas extras.

Uma alternativa a essa possibilidade é a criação do banco de horas, o qual permite a compensação de horas ao invés do seu pagamento com acréscimo.

Porém, também é importante se atentar para situações previstas nos acordos e convenções coletivas de trabalho, que podem estabelecer critérios específicos que regulam as viagens corporativas. 

Leia mais sobre! Pagamento de horas extras: quais os deveres da empresa?

E se eu tiver que pernoitar durante a viagem?

Não há qualquer limite de duração das viagens a trabalho, podendo elas durarem o tempo que for necessário para que se alcance o objetivo desejado. 

A legislação trabalhista prevê a necessidade de descanso entre dias trabalhados, sendo crucial que o trabalhador consiga repousar, onde quer que esteja.

Assim, havendo a necessidade de o empregado pernoitar na cidade onde o serviço está sendo prestado, o período de descanso não deve ser considerado como tempo à disposição do empregador.

Portanto, esse período provavelmente não poderá ser considerado como jornada extraordinária.

Com quais custos o trabalhador tem que arcar?

A Reforma Trabalhista permitiu uma maior flexibilização quanto aos acordos a serem realizados entre a empresa e seus funcionários em relação às viagens a trabalho. 

Assim, cada empresa pode definir suas próprias despesas não reembolsáveis. Contudo, é importante que haja uma comunicação interna, capaz de cientificar todos os funcionários acerca dessas definições e de como devem proceder.

Comumente, as despesas não reembolsáveis são aquelas de responsabilidade apenas do empregado, que não tem relação com a execução das atividades empresariais. 

A exemplo disso, dentre os itens que caracterizam-se por despesas não reembolsáveis em uma viagem a trabalho podemos citar a compra de artigos e presentes para uso pessoal, multas de trânsito adquiridas no curso da viagem ou até taxa por perdas de vôos. 

Quais despesas podem ser reembolsadas?

Sendo a viagem destinada a realização de atividades empresariais, o ideal é que a empresa contribua com alguns custos. 

Para isso, é importante delimitar bem quais poderiam ser consideradas despesas de negócios essenciais nas viagens a trabalho. O melhor é que se tente custear todas as principais despesas que ajudem o funcionário a cumprir a meta principal da viagem.

Dentre as possíveis despesas que podem ser previstas em viagens a trabalho, podemos citar a hospedagem, os traslados, a inscrição em um evento ou até a alimentação. 

Porém, o empregador pode exigir a apresentação de comprovantes e notas fiscais dos valores despendidos como condição para efetivar os reembolsos. 

Portanto, sempre que possível, deve-se manter as anotações e comprovantes dos gastos realizados durante a viagem.

Como deve ser feito o pagamento dos valores?

Conforme já mencionado, a Reforma Trabalhista permitiu mais flexibilização no sentido de como podem ser feitos os reembolsos, a depender do que for acordado entre o empregador e seus funcionários quanto às viagens a trabalho.

Dentre as possibilidades, a empresa pode optar por pagar diretamente os custos previamente, por exemplo, realizando ela mesma a compra das passagens ou a hospedagem. 

Outra opção é o estabelecimento de valores diários que serão fornecidos para cobrir os custos, em vez de realizar o pagamento das despesas separadamente. Contudo, essa modalidade pode acarretar uma imprecisão de gastos se não for bem planejada.

Também é possível que seja feito um adiantamento ao funcionário que irá viajar. Nesse caso, deve ser feita uma previsão dos valores que serão despendidos, devendo o viajante apresentar os comprovantes ao retornar e, então, se necessário poderá solicitar reembolso de custos ou até devolver parte da quantia que não tenha sido utilizada.

Porém, a forma mais comum é através de uma política de reembolso.

As práticas de reembolso podem advir de uma política interna da empresa, sendo esta a melhor opção, principalmente se as viagens corporativas fizerem parte do cotidiano empresarial.

No mais, é importante mencionar que não há previsão legal de prazos para a apresentação dos comprovantes, nem para o pagamento dos valores a serem reembolsados. 

Ademais, esses valores têm caráter meramente indenizatório e não precisam ser pagos juntamente com as verbas salariais, nem ser considerados para o pagamento dos reflexos.

Desse modo, é extremamente relevante que os termos de reembolso e prazos internos sejam bem definidos e acordados entre as partes previamente, para que desentendimentos sejam evitados.

Viagens a trabalho: despesas reembolsáveis e despesas não-reembolsáveis

E se a viagem a trabalho for durante o fim de semana?

A legislação trabalhista prevê que o empregado tem direito ao descanso semanal remunerado, independente de onde ele esteja.

Isso inclui não realizar qualquer atividade relacionada a sua função na empresa, mesmo que seja durante uma viagem a trabalho.

Assim, onde quer que o trabalhador esteja, ele deve usufruir de seu descanso semanal, porém é importante que ele não esteja “à disposição” do empregador.

Além disso, caso o funcionário esteja viajando durante o fim de semana, já tendo cumprido sua carga horária semanal, o ideal é que ele tenha seu dia de folga ajustado previamente.

Leia mais sobre! Como funciona o Descanso Semanal Remunerado (DSR)?

Seguindo o nosso exemplo anterior, vamos supor que João foi convidado para uma viagem corporativa que irá durar 10 dias.

Então, após 6 dias efetivamente trabalhados ele deve ter 1 dia de completo descanso. Ou seja, é esperado que João não realize qualquer atividade relacionada a sua função nem que esteja “à disposição” do empregador. 

Contudo, caso não seja possível disponibilizar o dia de folga referente ao descanso semanal remunerado durante a viagem, ainda existem duas saídas possíveis. 

As horas trabalhadas a mais poderão ser computadas para o empregado como horas-extra, visto que ultrapassou o limite da jornada semanal previamente acordado. 

Ou ainda, essas horas excepcionais podem ser incluídas em seu banco de horas e, posteriormente, revertidas em folga.

Outra situação possível é caso João seja convidado a realizar uma viagem a trabalho durante o fim de semana, mesmo que seu dia de folga semanal comumente seja no domingo. Então, ele e seu empregador podem combinar previamente a mudança da folga daquela semana para outro dia, como a terça-feira anterior à viagem.

E se for uma viagem para capacitação?

É muito importante que uma empresa se mantenha atualizada acerca das tendências e das novidades do mercado, seja a nível dos produtos fornecidos ou até das estratégias de gestão adotadas. 

Assim, um dos motivos que podem levar a realização de viagens a trabalho é o desenvolvimento pessoal dos funcionários através de congressos e treinamentos em cidades vizinhas ou até em outros países.

Essas também são uma boa oportunidade para a realização de networking e fortalecimento da marca, sendo extremamente importante que se tenha um bom time presente nesses eventos.

Dessa forma, é importante que haja o incentivo de funcionários a participar de atividades externas, não apenas quando se trata de vendas ou relacionamento com os clientes.

Por isso que as situações aqui mencionadas também são cabíveis às viagens com fins institucionais, inclusive a possibilidade de horas extras caso as jornadas nos eventos ultrapassem o acordado com o colaborador.

E quando a viagem é custeada em caráter de recompensa ao funcionário?

Em todas as situações aqui analisadas, o objetivo da viagem estava relacionado às atividades empresariais ou de capacitação da equipe de funcionários.

Contudo, uma prática que pode acontecer em determinadas empresas é a de recompensas e reconhecimento dos seus colaboradores através de prêmios e bonificações. 

Dentre os exemplos podemos citar a viagem prêmio e a viagem de incentivo, as quais se tratam de uma viagem comum, porém que podem ter algumas (ou até todas!) as despesas pagas pelo empregador. 

Nesses casos, não há qualquer fim empresarial a ser adquirido com a realização da viagem, podendo até o próprio empregado escolher as datas e o destino. Pelo contrário, o seu maior objetivo é fornecer um upgrade no descanso daquele funcionário que se empenhou para alcançar uma meta.

Desse modo, não é possível que se apliquem as situações aqui analisadas a esse tipo de prática, por não se tratar de uma viagem a trabalho, apesar de poder ser igualmente custeada pela empresa.

Mas isso é um assunto para outro texto… Veja mais sobre! Como os direitos e benefícios podem motivar funcionários?

É fato que cada caso é um caso, principalmente no mundo jurídico, este texto tentou tratar de algumas informações mais gerais. Por isso é importante que você entre em contato com uma equipe de advogados de sua confiança caso queira lidar com um caso específico.

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Principais Mudanças da Reforma Trabalhista

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