Ter o controle sobre os diversos contratos de uma empresa é essencial para que esta possa funcionar de maneira adequada e se manter longe dos problemas de ordem burocrática. Deixar de executar esse controle ou negligenciá-lo pode colocar sua empresa em uma situação complicada.
Existem muitos tipos de contratos e cada um precisa ser analisado individualmente. No entanto, alguns pontos principais estão presentes em quase todos. Neste texto reunimos as informações que você precisa para entender como é feita uma gestão de contratos com qualidade e eficiência. Continue a leitura e saiba mais!
1. O que é a gestão de contratos
Gestão de contratos consiste nos cuidados necessários para que tudo o que está previsto neste documento seja cumprido em benefício das partes interessadas. Essa é uma habilidade que vem sendo cada vez mais solicitada para diversos cargos dentro de uma empresa.
A gestão de contratos deve destacar os pontos a serem examinados com maior rigor, como os itens de grande valor, por exemplo. Ela também implica na elaboração de análises críticas a respeito do contrato, assim como a execução de ajustes ou modificações no que for necessário ou vantajoso.
Nesse processo de organização dos contratos, devem ser proporcionadas as condições necessárias para o cumprimento de todas as obrigações contratuais, tais como: diários, vistorias, inventário, notas fiscais, certificados, recibos, fotografias etc.
Principais contratos de uma empresa
- O contrato social: fundação da empresa;
- Contratos com clientes, fornecedores e colaboradores: vida da empresa e capital humano;
- Distrato: significa o fim da empresa: baixa.
Principais razões para manter uma boa gestão de contratos
- Alcançar o objetivo do contrato;
- Evitar multas e demais penalidades;
- Diminuir as dívidas;
- Evitar problemas com a justiça;
- Facilitar o trabalho do gestor de contratos em caso de demandas jurídicas;
- Evitar desgastes no setor de contratos e desentendimentos entre as partes.
2. Responsabilidades de um gestor de contratos
O profissional encarregado de efetuar a gestão de contratos tem diversas responsabilidades, como fiscalizar o cumprimento das cláusulas contratuais pelas partes envolvidas, a qualidade do trabalho — assim como os materiais e métodos utilizados —, cumprimento dos prazos, relação com os fornecedores de materiais e serviços, pagamento dos encargos, atentar-se às normas que regem a segurança no trabalho etc.
Todas essas tarefas e deveres exigem que o gestor de contratos esteja bem preparado para a função, reciclando-se profissionalmente no sentido de manter-se atualizado em relação ao seu trabalho e também sobre as normas, cuidados e técnicas das relações contratuais.
Certamente, alguns fatores facilitam o cumprimento das cláusulas previstas no contrato, aumentando as chances desse trabalho ser executado com excelência. Por exemplo, elaborar um contrato transparente e bem estruturado, dispor de um sistema de organização e controle seguro e eficaz, bem como realizar o monitoramento e registro dos documentos e informações relevantes.
No caso de obras do setor público, sobretudo os contratos licitatórios, a responsabilidade dos gestores de contrato é ainda mais ampla, dados os princípios da administração pública: publicidade, moralidade, transparência, eficiência etc.
É necessário estar atento a todas as fases do processo de licitação e responder às exigências de cada uma delas, incluindo as datas de publicação dos editais da licitação pública.
Os contratos licitatórios são de natureza unilateral, de modo que o Estado pode suspendê-lo quando bem entender, desde que seja melhor para seus interesses. Dessa maneira, a empresa não apenas prejudica sua imagem, como fica de mãos atadas diante da dissolução do contrato.
3. Riscos da gestão mal feita
O descumprimento de uma cláusula pode levar a uma quebra de contrato, o que pode causar sérios danos a uma empresa e até mesmo levá-la a fechar as portas repentinamente. Assim, é importante que uma boa gestão seja feita para que a empresa mantenha-se em dia com suas obrigações contratuais e não perca nenhum prazo assumido.
Um bom método para manter em dia a gestão dos projetos pelos quais você é responsável é separar um horário semanal ou diário (dependendo do volume de contratos) para organizá-los em um sistema que facilite seu trabalho, caso o documento venha a ser necessário, como em uma audiência, por exemplo.
Existem empresas que investem em softwares de gestão empresarial para facilitar o arquivamento dos contratos e demais documentos importantes para as atividades da empresa, como recibos de compra e venda. É possível, ainda, contratar serviços de consultoria em gestão ou empresas terceirizadas com especialidade em gestão empresarial.
4. Ferramentas para gerir os contratos
Existem alguns métodos e tecnologias que não podem faltar na execução de uma excelente gestão de contratos. Entre os principais:
Estar atento às especificações do contrato
É de grande importância que o gestor de contrato esteja atento à redação do contrato e as determinações de cada cláusula, para que nada escape ao conhecimento da empresa. A dica para evitar desentendimentos é garantir que o contrato seja redigido da forma mais simples e clara possível para facilitar a interpretação.
Estabelecer um bom sistema de organização
Uma boa opção para organizar a gestão de contratos da sua empresa pode ser a implantação de um software que facilite o trabalho de arquivamento e localização do documento.
Poucas empresas possuem um departamento interno responsável pela gestão de contratos, sobretudo as menores. Desse modo, para muitas a melhor saída é recorrer à terceirização desse serviço para que seus colaboradores possam se dedicar às suas funções específicas.
Monitorar os contratos
O gestor de contratos deve tratar de monitorar o andamento do processo acordado entre as partes, com o intuito de garantir o cumprimento dos prazos e a qualidade do trabalho realizado.
A negligência na gestão de contratos é um dos maiores erros que uma empresa pode cometer, pois ela afeta um dos principais bens de toda empresa.
Além disso, é necessário ter controle sobre as datas de vencimento e outras estipulações importantes no sentido de preservar não só a imagem da empresa, mas também evitar que esta seja prejudicada pelo descumprimento do contrato.
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