Quando uma empresa recebe autuações fiscais, está com dificuldades para cumprir suas obrigações, está com tributos muito elevados ou enfrenta problemas similares, é comum os gestores se perguntarem se está na hora de contratar uma auditoria fiscal e tributária.
Esse serviço é crucial para o desenvolvimento saudável de qualquer empresa e ainda traz grandes benefícios que impulsionam sua competitividade. Interessou-se pelo assunto? Veja neste artigo o conceito de auditoria fiscal e tributária, quais são os sinais que mostram a necessidade desse serviço e, após, como se preparar para executá-la!
O que é uma auditoria fiscal e tributária?
Auditoria é um exame feito sobre os documentos, sistemas, transações, atividades, processos e outros elementos de uma entidade ou setor, com a finalidade de aprimorar suas atividades e corrigir gargalos ou falhas. Há variados tipos de auditorias que devem ser feitas por profissionais especializados.
Muitas pessoas confundem a auditoria fiscal e tributária, e isso acontece pelo fato de ambos tratarem de obrigações similares. Mas o gestor que sabe diferenciá-las entenderá quais serviços atendem cada necessidade da empresa e aproveitará de seus benefícios. Entenda seus conceitos abaixo.
Qual a principal diferença de cada uma?
A função principal da auditoria fiscal é estudar as notas e registros fiscais, relatórios financeiros, livros de apuração, escrituração e outros documentos da empresa. Tudo isso com a finalidade de verificar a existência de controle tributário na empresa. Exemplos de atividades realizadas são:
- escrituração fiscal;
- averiguação das informações do SPED Fiscal (arquivo digital que deve incluir documentos e informações fiscais);
- análise dos dados cadastrais de parceiros e fornecedores perante o Fisco;
- conferência dos lançamentos, documentos fiscais, processo de emissão de notas fiscais etc.
Por outro lado, a auditoria tributária garante a regularidade do negócio e o atualiza quanto às mudanças legislativas e seus impactos. Esses auditores verificam, por exemplo, a forma que é feito o recolhimento e preenchimento das guias de tributos federais, estaduais e municipais. Entre as suas principais atribuições estão:
- controle de prazo para pagamento de tributos;
- registro contábil das provisões para tributos;
- auxílio na apuração do lucro tributável;
- elaboração do planejamento tributário, estratégia para diminuir a carga tributária de forma completamente legal;
- escolha do regime tributário ideal (Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido);
- identificação de erros que possam gerar suspeitas de sonegação ou fraude.
Por que fazer uma auditoria?
Além de serem instrumentos para gestão administrativa da empresa, as auditorias servem para a apresentação das demonstrações contábeis e a divulgação adequada dos dados fiscais e tributários de uma empresa.
A partir disso, é possível analisar o pagamento de tributos em dia, o cumprimento da legislação, possíveis falhas fiscais e tributárias, além de auxiliar na organização para garantir equilíbrio de contas e saúde financeira para o negócio.
A auditoria permite o compliance tributário, a partir de uma revisão dos procedimentos fiscais e tributários, para economizar recursos da empresa a partir da melhor estratégia e podendo evitar futuros problemas de forma preventiva.
Além de segurança, a auditoria permite o entendimento quanto ao risco envolvido e qual a melhor estratégia a ser traçada, podendo mapear processos e otimizá-los de forma eficiente para alcançar uma economia tributária.
Então, nada mais é que uma ferramenta fundamental para aumentar a competitividade e produtividade, garantindo o pleno funcionamento da organização e a manutenção das contas fiscais enxutas e racionalizadas.
Quais sinais mostram a necessidade de realizar as auditorias?
Como os gestores buscam minimizar os custos de seu negócio, geralmente eles evitam ou postergam a contratação de auditorias empresariais. Mas há sinais que, quando presentes, indicam que a auditoria fiscal e tributária é fundamental para a sobrevivência da empresa. Veja quais são eles a seguir.
- pagamento errôneo de impostos;
- dificuldade em cumprir as obrigações;
- não aproveitamento de incentivos;
- não utilização de créditos e deduções;
- recebimento de autuações fiscais.
A partir disso, busca-se fazer uma avaliação quanto ao cumprimento legal das atividades e o pagamento de tributos municipais, estaduais e federais, sendo de extrema importância para evitar desrespeito às regulamentações e blindar as atividades da atuação do Fisco e de prejuízos ao negócio.
Pagamento errôneo de impostos
O Brasil tem um sistema tributário extenso, abrangendo um grande número de impostos, taxas e contribuições com regras próprias. Essa complexidade faz com que muitas empresas errem no cálculo dos tributos, gerando dois problemas:
- recolhimento a maior: são feitas contribuições além do obrigatório pela lei, gerando despesas desnecessárias;
- ausência de recolhimento: há falta de recolhimento ou são feitas contribuições menores que o estabelecido legalmente.
Nesse último caso, uma multa por eventual sonegação imposta pelo Fisco pode chegar a até 150% do valor que deveria ser recolhido, o que pode ocasionar graves desequilíbrios nas contas corporativas.
O auditor estudará as características do negócio, realizará o cálculo exato dos tributos e eliminará a ocorrência desses problemas. Como se não bastasse, ele auxiliará na criação de provisionamentos para tributos, evitando que a empresa não consiga arcar com suas obrigações.
Caso seja realizada uma avaliação detalhada de forma periódica, tem-se uma atuação preventiva que evita possíveis falhas ou fraudes. Já a longo prazo, a atuação do auditor evita irregularidades tributárias e penalidades por descumprimento de regulamentações, a partir de possíveis fiscalizações.
De outro modo, também é possível a recuperação de valores quando do recolhimento a maior de impostos, em razão da adequação ao regime que deve ser adotado pelo empreendimento.
Mas como isso poderia ser observado dentro de uma auditoria?
Para responder a essa pergunta, vamos conhecer Anthony Stark:
Anthony ‘Tony” Stark possui uma empresa chamada Stark Industries que trabalha com tecnologia de ponta em vários ramos de atuação.
Acontece que, após expandir seu negócio, resolveu abrir uma empresa no Brasil para comércio de produtos tecnológicos, e optou por escolher o regime de tributação do Lucro Presumido.
Sendo pouco conhecida, não conseguiu se adequar ao mercado ao final do trimestre, assim, ficou com seu caixa negativo e não entendia o porquê do pagamento de tantos tributos.
No nosso caso apresentado, ao iniciar sua empresa, Tony deveria optar pela avaliação de um especialista, a fim de indicar qual o melhor regime tributário que se adeque a sua empresa. A auditoria possibilita o planejamento tributário estratégico de sua empresa, ao verificar que estaria pagando mais impostos e esses recursos poderiam ser utilizados para o crescimento e expansão do negócio.
Dificuldade em cumprir as obrigações
O cumprimento de obrigações acessórias também pode gerar muitos problemas à empresa, e alguns exemplos delas são:
- prestação de informações ao eSocial, SPED e outros sistemas do governo;
- emissão de notas fiscais eletrônicas (NFe), de serviços eletrônica (NFSe), conhecimentos de transporte (CTe), entre outras;
- emissão de guias;
- escrituração de livros fiscais;
- elaboração de demonstrações.
Todas elas tratam de uma obrigação de fazer ou não fazer para facilitar a fiscalização e arrecadação de tributos. Assim, é necessário contratar uma auditoria fiscal e tributária se forem identificadas dificuldades em seu cumprimento.
Ressalta-se que será cada vez mais difícil cumprir essas obrigações com o transcorrer do tempo. Por exemplo, a empresa deverá emitir mais notas fiscais conforme a carteira de clientes expande. Nesse caso, a auditoria monitora e aprimora o processo de emissão do documento, impulsionando o crescimento da organização.
Não aproveitamento de incentivos
Existem diversos benefícios e incentivos fiscais que podem ser aproveitados por entidades de determinados segmentos ou localidades. Eles podem ser fornecidos pelo Governo Federal, Estadual ou Municipal e trazem grandes economias à empresa, já que podem reduzir ou até mesmo isentar o pagamento de alguns tributos.
Durante a elaboração do planejamento tributário, os auditores também identificarão os incentivos aplicáveis ao seu negócio, aprimorando a gestão fiscal e possibilitando reaver ou compensar créditos, com a realização de apropriações, amortizações, deduções e lançamentos.
Não utilização de créditos e deduções
Pode-se exigir a recuperação de valores sempre que forem pagos impostos além do devido. Fora isso, há benefícios fiscais que permitem realizar deduções ou compensações em determinados tributos.
Essas questões são relevantes para a saúde financeira do negócio, mas somente são identificadas com ajuda de especialistas na área fiscal e tributária, que poderão demonstrar a possibilidade de recolher tributos de forma correta, com uso de créditos e deduções, garantindo maior lucratividade.
Recebimento de autuações fiscais
Se alguma informação errada for enviada ao governo ou os tributos não forem recolhidos integralmente, a empresa poderá receber multas e intimações do Fisco. Mesmo que os erros não sejam propositais, eles geram dores de cabeça aos gestores e danos às finanças e imagem do negócio.
Como a auditoria garante o cumprimento adequado das obrigações principais, a possibilidade de ocorrência desses prejuízos é intensamente minimizada, evitando problemas que possam comprometer o negócio.
Auditorias internas periódicas são um importante mecanismo de controle e regularidade, colaborando para uma gestão eficiente de dados contábeis, de forma que sua empresa estará preparada para uma possível fiscalização do Fisco.
Contudo, caso já tenha ocorrido uma autuação fiscal antes da possibilidade de verificar o problema, a CHC explica quais os passos que a empresa deve tomar em caso de uma autuação fiscal, a fim de minimizar os danos e reverter o quadro, bem como possibilitar a prevenção futura de tal problema.
Como a auditoria fiscal e tributária é executada?
Como vimos, a auditoria visa a regularização da empresa, a prevenção de problemas e a possibilidade de aproveitar incentivos e benefícios, trazendo segurança e credibilidade no gerenciamento fiscal e tributário do negócio. Para isto, a auditoria tem um modo de execução para ser melhor aproveitada:
- avaliação dos processos tributários, para evitar falhas e fraudes e, assim, corrigir erros com a melhor solução para o negócio;
- separar documentos e examinar registros, com organização dos papéis e informações, principalmente as notas e livros fiscais que contribuirão para correção eficaz de falhas;
- contratação de especialistas, pois ainda que possa ser realizada auditoria interna, tem-se maior imparcialidade e precisão, com resultados compatíveis com a realidade da empresa;
- monitoramento interno dos procedimentos, com separação por setores, modernização do ambiente e digitalização de documentos;
- utilização da auditoria como recurso para melhorar os processos internos e os resultados da empresa, aumentando a produtividade e reduzindo falhas com uma gestão eficaz.
Como preparar a empresa para fazer uma auditoria?
Primeiro, é importante saber que, em empresas de pequeno e médio porte, normalmente os mesmos profissionais realizam a auditoria fiscal e tributária. No caso das organizações maiores, elas costumam ter o departamento fiscal e tributário bem definidos.
Deve-se contar com um escritório de contabilidade e outro de advocacia especializado e experiente para prestar um serviço adequado às necessidades da sua empresa.
Entretanto, independentemente do tamanho da entidade, será preciso realizar o que é denominado de programa de compliance, que são procedimentos para garantir a plena conformidade perante a lei.
Os gestores precisarão transformar a cultura organizacional para garantir que todos estejam dispostos a alterar suas rotinas e se adequar à lei. Um escritório de advocacia especializado também ajudará na implementação desse programa, garantindo os melhores resultados possíveis para o negócio.
Como visto, a auditoria fiscal e tributária traz grandes benefícios para o desenvolvimento do negócio. A partir desta leitura, você saberá identificar situações e problemas na sua empresa que sinalizam a necessidade de contratar esses serviços. Então, converse com nossos consultores e entenda ainda mais sobre o assunto!
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