Compliance Trabalhista: o que você precisa saber

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Leitura de 21 min

Quem não sonha em trabalhar num lugar onde o ambiente seja agradável, leve e saudável? E ainda receber seu salário regularmente, sem descontos indevidos, com segurança nas atividades realizadas e ainda obter treinamentos para ascensão na carreira?  

De outro lado, o sonho de todo empresário, além de ter um negócio lucrativo, envolve não ter dores de cabeça provocadas por autuações de fiscais trabalhistas, recebimento de notificações sobre o ajuizamentos de reclamações judiciais, pagamento de condenações por acidentes de trabalho e todo o universo de obrigações que precisa cumprir. 

Sabemos da infinidade de questões administrativas e judiciais que permeiam as relações de trabalho de todos os tipos, especialmente quando existem colaboradores contratados com carteira assinada, os chamados celetistas. 

Mas para que esse sonho seja realizado, tanto em favor do trabalhador, quanto do empresário, é preciso que a atividade empresarial esteja de acordo com as leis em geral. 

AFINAL, COMO SABER SE ESTÁ TUDO NOS CONFORMES? 

Esse é exatamente o ponto que iremos tratar ao longo deste artigo! 👁‍🗨 Fique de olho e confira como sua empresa pode ficar em conformidade a partir do Compliance Trabalhista. 

E como não pode faltar nos artigos aqui do blog da CHC, ao final separamos uma dica prática para que você comece hoje mesmo a investigar seus procedimentos relacionados aos direitos dos seus colaboradores.

1 O que é Compliance?

Em resumo, compliance significa estar em conformidade com as regras éticas, jurídicas e administrativas. A palavra possui origem no verbo inglês “to comply”, que significa “cumprir”, ou seja, atender às exigências de todas as ordens dentro da organização. Na prática se entende como estar “em conformidade” com alguma coisa.

O que é compliance

Então, você na qualidade de empresário precisa tomar conhecimento se a sua empresa está cumprindo o que a lei determina, por exemplo, e também investigar se seus colaboradores estão agindo de acordo com o que restou definido como certo. 

Você pode estar se perguntando: “Mas como eu vou saber tudo que acontece dentro da minha empresa? Como vou ter a certeza de que todos os funcionários estão fazendo tudo correto? Isso é muito difícil!”  😭

Elementar, meu caro Watson

Concordamos que não é uma tarefa fácil, mas é para isso que vamos te dar algumas dicas como implementar um bom Programa de Compliance para que você consiga investigar os principais pontos de riscos do âmbito trabalhista.  

Para isso é necessário que você compreenda como funciona um Programa de Compliance e entenda que ele exige a observância de alguns alicerces. 

2 Comprometimento do Empregador

Você! Isso mesmo, o primeiro passo que o Compliance Trabalhista precisa para dar certo é que o empregador seja o maior interessado. De nada adianta contratar um famoso Compliance Officer, profissional responsável pelo acompanhamento das normas, se o dono da empresa não está alinhado com a cultura organizacional. 

Já ouviu falar que “a palavra convence, e o exemplo arrasta”? Pois essa frase é perfeitamente aplicável no primeiro pilar do Compliance: o suporte do líder. O bom exemplo nas condutas éticas deve se iniciar pela chamada “Alta Direção”. 

Assim, se o dono da empresa usualmente grita com os seus subordinados diretos, não se pode exigir uma conduta ilibada e ética dos gerentes de cada setor pelo simples fato de ter a regra de cordialidade dentro do Código de Ética da empresa. 

Esse pilar do Compliance que requer o comprometimento direto dos diretores é chamado de “tom da liderança”. É que deve partir do topo da empresa o tom a ser dado no Compliance a ser implantado na organização. 

Então, empregador, apenas será possível se falar em conformidade com as leis relacionadas às boas práticas e as trabalhistas a partir da conscientização da necessidade do compromisso pessoal de todos da empresa, inclusive com seu comprometimento pessoal, claro.  

A partir da liderança pelo exemplo e do compromisso da alta direção, serão definidos os pontos chaves do programa de Compliance, designadas funções para o acompanhamento das fiscalizações, distribuída carga horária para realizar encontros e reuniões e dedicar parte do orçamento para que tudo isso seja viável. 

3 Levantamento dos riscos trabalhistas 

Considerando que o empregador já deu aval para que o Compliance seja implantado na empresa, no que diz respeito às questões trabalhistas, é preciso levantar os pontos de maior risco.

No âmbito empresarial, esse pilar é chamado de “mapeamento de riscos”. Ou seja, será necessário fazer uma análise detalhada dos riscos que afetam as relações de trabalho, seja diretamente ou indiretamente. 

Forme uma equipe multidisciplinar de pessoas de determinados setores que podem interferir nas questões trabalhistas. Nesta equipe você pode integrar o jurídico especializado na área trabalhista, responsável pelo departamento pessoal, recursos humanos e auditoria. Prontinho, com a equipe formada, a Missão Compliance começa pra valer! 

Se o objetivo do empresário é manter seu negócio saudável e com longevidade, é importante identificar os riscos que impedem seu sucesso e continuidade da sua atividade. A governança corporativa, por exemplo, é um sistema pelo qual a organização é dirigida e constantemente monitorada para otimizar a sua perpetuidade no mercado. 

Existem diferentes técnicas para se realizar o mapeamento de riscos, mas o que há de comum entre essas, na sua grande maioria, é a identificação da probabilidade de ocorrência do evento e o seu impacto dentro da organização. 

O levantamento dos riscos possui o objetivo de identificar quais os pontos de ação a serem adotados e definir as prioridades na programação. Assim a equipe multidisciplinar poderá identificar os riscos em diferentes situações e problemas, tais como: autos de infrações, condenações judiciais, reclamações, notícias e até na concorrência. 

No âmbito trabalhista, os riscos podem surgir diariamente, cabendo à equipe definir uma prioridade para aqueles que aparecem com mais frequência e podem causar um maior impacto na empresa. Por exemplo, se a empresa é fiscalizada com frequência no que diz respeito aos procedimentos de segurança do trabalho, com autuações constantes, esse risco deve ser tido como uma prioridade no Programa de Compliance

Esse mapeamento de riscos possui o objetivo direto de mitigar o evento crítico, no exemplo acima, a atuação do fiscal do trabalho, de forma que seja adotado um cronograma de auditoria interna para a investigação prevenir as inconformidades encontradas pelo fiscal. 

Ao identificar um risco, por ser algo com uma certa probabilidade de ocorrer, o Programa de Compliance irá estabelecer uma periodicidade para que a inconformidade seja checada, de modo que não se repita. 

É claro que não podemos afirmar que um risco será 100% superado, mas a partir de medidas preventivas ele pode sim ser mitigado com mudanças de posturas de modo contínuo.

4 Defina as regras do jogo!

Não se pode vencer um jogo sem antes conhecer suas regras. Pois bem! Como você poderia dizer que seus colaboradores estão agindo corretamente ou de acordo com o que você definiu como padrão, se não os foram apresentados quais seriam os comportamentos esperados?

Aposto que você está se indagando: “Ah, mas eu espero que ele tenha bom senso…”

Pode parecer algo muito simples, mas não é. Imagine-se no lugar de um colaborador da sua empresa que exerce função no setor de compras: um fornecedor da empresa lhe presenteia com uma garrafa de vinho, cujo valor aproximado é de R$ 200,00. E aí? O fato de ter aceito o presente do fornecedor é certo ou errado? 

Para você, não seria correto receber aquele presente, pois isso poderia interferir no poder de decisão do colaborador na hora de escolher de qual fornecedor fechar uma compra. 

Mas de acordo com o bom senso do empregado, na cabeça dele, isso não teria nenhum reflexo na hora de fechar uma compra. Mas como entrar na cabeça de cada empregado e saber o que está se passando quanto ao bom senso? Bem, isso já não seria uma missão de um investigador… 🔮

As regras devem estar bem claras para que situações como essas sejam facilmente resolvidas. Então, nada de tentar fazer previsões de futurologia com seus funcionários, combinado?

E para resolver questões como essa, você pode definir uma Política de Presentes para saber até que valor seria admitido um funcionário receber presente de fornecedor. A partir da adoção de critérios objetivos, fica muito mais fácil identificar o caminho a seguir e exigir que as ações sejam realizadas conforme o que foi definido. 

É comum a entrega de brindes por fornecedores como canetas, canecas, agendas, bolsas… Contudo, a empresa poderá definir nesta Política de Presentes até que valor uma caneta ou uma bolsa, por exemplo, são aceitos como brindes. 

Verifica-se que as Políticas de Compliance são regras com descrição sobre operações e procedimentos específicos para determinado tipo de setor da organização, auxiliando na prevenção de conflitos e questões de práticas irregulares.

Além das políticas, existem ainda os códigos, que englobam normas mais abrangentes. O Código de Conduta, por exemplo, é um importante aliado no Compliance como um todo. Neste código a empresa irá reunir as normas internas mais gerais, servindo como um guia prático dentro da organização. Esse código irá contemplar as orientações práticas que são aplicadas a todos os envolvidos com a empresa. 

É possível ainda elaborar um Código de Ética para que nele sejam especificados os princípios e valores morais da empresa, destacando aquilo que a organização acredita e valoriza para conquistar sua missão. Existem empresas que escolhem reunir as regras de conduta e ética em um único normativo interno. 

Cada organização deve adotar a melhor forma de apresentar seus regulamentos internos a partir de suas necessidades e particularidades. Para saber mais veja nosso artigo: 6 passos para criar um regulamento interno para sua empresa.

Com as regras do jogo na mesa no papel, os funcionários terão conhecimento de quais os valores que são imprescindíveis dentro da empresa. Assim, identifica-se uma facilitação no trabalho do responsável pelo recrutamento e seleção de novos colaboradores, bem como na aplicação de penalidades disciplinares no âmbito trabalhista e até mesmo no relacionamento com clientes. 

5 Comunicação & Treinamentos

De nada adiantaria ter um Código de Condutas repleto de orientações, um Código de Ética que descreve bem os valores permeados na empresa e diversas Políticas de Compliance se tudo isso ficar apenas no papel. 

Por isso, estabelecer uma comunicação direta com todos os interessados da empresa é o passo necessário para que eles tenham conhecimento acerca de tudo que ficou definido nos regulamentos internos. 

Existem diversas formas de tornar a comunicação mais efetiva, tais como: utilizar linguagem objetiva, usar termos adequados para melhor compreensão, adotar meios físicos e digitais dos normativos para facilitar o acesso ao conteúdo, divulgação em papel de parede, quadros de aviso, emails e mensagens.

A divulgação dos códigos e políticas deve ser a mais ampla possível, especialmente no que diz respeito aos colaboradores da empresa, que podem ser apresentados aos códigos e políticas desde a sua admissão, bem como assinar termos de ciência e adesão para comprovar o conhecimento das regras internas. 

Além de comunicar, é necessário que haja o treinamento com todos os interessados a fim de promover a integração real ao Programa de Compliance. A comunicação é muito relevante, mas não é suficiente para gerar engajamento de todos. 

A partir da difusão da cultura da organização, o colaborador precisa reconhecer o sentimento de pertença, de modo que ele saiba que suas ações baseadas na ética e cumprimento das regras trabalhistas como um todo fazem diferença na organização. 

Assim, treinamentos envolvendo o Código de Conduta, especialmente sobre questões ligadas ao relacionamento interpessoal, são relevantes para favorecer a construção de um ambiente de trabalho mais harmonioso, com respeito mútuo em toda a equipe. 

Afinal, como empresário, você deve conhecer bem que pequenos conflitos internos, ainda que de cunho pessoal, podem ocasionar aplicação de medidas disciplinares, desmotivar colaboradores, causar acidentes de trabalho, levar ao ajuizamento de reclamações trabalhistas e até a condenações na esfera judicial.  

Então, não esqueça: garantir comunicação efetiva e assegurar treinamentos são etapas imprescindíveis para engajar os trabalhadores na vivência real do Programa de Compliance Trabalhista.

6 É hora de investigar!

Estando todos cientes acerca das regras do jogo, fica muito mais claro para que eventuais erros sejam identificados. 

Lembra daquela pergunta feita no começo do artigo de como você, empresário, poderia saber se os colaboradores estariam ou não agindo corretamente? Então, você vai poder contar com a sua própria equipe para fazer essa identificação. 

Outro pilar do Compliance é o Canal de Denúncias. E para que serve um canal de denúncia? Funciona como um canal aberto para fins de recebimento de críticas, sugestões ou denúncias de quaisquer natureza.

A partir desse meio disponibilizado pela empresa, qualquer pessoa poderá revelar  descumprimentos que ocorrem dentro da organização, desde questões relacionadas a direitos trabalhistas, ações contrárias às normas internas, assédio ou outro tipo de insatisfação por parte do colaborador. 

Esse canal deve assegurar ao denunciante a opção de manter o anonimato de forma a evitar possíveis retaliações pelos denunciados, garantir imparcialidade na apuração e retorno acerca das providências adotadas, se possível. 

 Muitas vezes, a empresa acaba tomando ciência acerca de eventual assédio moral por meio de uma reclamação trabalhista, apresentando até mesmo surpresa pela ocorrência do ato ilícito. Dificilmente a pessoa assediada vai se sentir segura para denunciar um abusador, se ele, por exemplo, for um dos seus superiores hierárquicos.

Logo, o canal de denúncias se revela como uma ferramenta importante para que o caso seja investigado antes de tomar proporções maiores, podendo também reduzir o período de ocorrência do ato ilícito.  

A partir do recebimento de uma denúncia, começa outra fase do Compliance

A Investigação!

É verdade que nem sempre as denúncias recebidas vão precisar dos serviços de espionagem e investigação avançados. Mas podem surgir determinadas situações em que não será possível aplicar uma medida disciplinar, por exemplo, sem antes saber se de fato houve o cometimento de irregularidade ou ato ilícito por parte de um empregado. 

Além de identificar os envolvidos, é necessário corrigir a ação, aplicar a punição adequada e ainda promover uma mudança de postura dentro da empresa, com objetivo de evitar que a não conformidade se repita. 

7 Monitoramento, Due Diligence & Auditorias

Diante de todas as etapas anteriores, no Programa de Compliance Trabalhista é necessário permanecer vigilante de modo contínuo. 

Isso porque diariamente inúmeros procedimentos e operações são realizados dentro da organização, bem como existe frequente entrada e saída de pessoas que estão ligadas direta ou indiretamente com a empresa, fazendo com que seja exigida uma postura firme de monitoramento e controle para que condutas indesejáveis sejam evitadas.   

No que diz respeito ao aspecto trabalhista, deve haver constantemente uma análise acerca do atendimento das regras, seja a leis, normas de regulamentação dos órgão de fiscalização, acordos e convenções coletivas do sindicato da categoria dos profissionais ou, por exemplo, decretos locais, especialmente em momentos críticos como o vivenciado durante pandemia provocada pelo coronavírus.  

O monitoramento por parte da empresa nos aspectos legais dos trabalhadores deve envolver os responsáveis pelo jurídico especializado, recursos humanos, departamento pessoal, segurança e saúde do trabalho, tudo no sentido de realizar controles frequentes em folhas de pagamento, termos de rescisão do contrato de trabalho, registros de pontos, jornada de trabalho, suspensões e advertências aplicadas, bem como entregas de EPI, por exemplo. 

Outra ferramenta importante para o programa de conformidade é a Due Diligence. Trata-se de um procedimento de avaliação prévia de determinado setor ou operação da empresa. Este processo engloba desde a análise preliminar das informações com a auditoria de documentos, fatos e provas. 

Aplicar Due Diligence no âmbito trabalhista é relevante para fins de monitorar desde a fase de pré contratação do empregado até o momento da sua rescisão contratual. 

Na fase de recrutamento e seleção, investigar se o perfil do candidato atende às exigência do perfil da vaga, na entrevista identificar se o trabalhador compactua dos mesmos valores da empresa, conferir se as informações destacadas no currículo são verídicas, analisar toda a documentação entregue, identificação do perfil do candidato por meio de publicações públicas (redes sociais) e verificar se as condições pessoais é compatível com a função a ser exercida.   

No Compliance Trabalhista existe ainda um importante aliado na busca pela conformidade da empresa, que é a realização de Auditorias

A execução de uma auditoria pode ser realizada pela equipe própria da empresa, que dispõe de setor específico para tanto, chamada de auditoria interna, ou a empresa pode contratar terceiros, pessoa física ou jurídica, para executar esse processo, sendo assim chamada de auditoria externa. Vale destacar que ambas espécies de auditorias devem ser independentes para ter maior autonomia e credibilidade na investigação a ser feita.

Vale lembrar que as auditorias também são imprescindíveis nos casos de contratação de empresas terceirizadas. Especialmente no âmbito trabalhista, os riscos que envolvem a contratação de mão de obra terceirizada exigem que a empresa tomadora de serviço conheça bem a realidade da contratada, pois deverá arcar com as condenações trabalhistas na qualidade de responsável subsidiária, ou seja, se a empresa terceirizada não honrar a dívida, você empresário é que vai pagar a conta.
Uma frase bastante utilizada para fins de demonstrar amplamente os benefícios do Compliance como um todo, face ao investimento realizado, é de autoria do ex-Procurador Geral de Justiça dos EUA, Paul McNulty: “If you think compliance is expensive, try non-compliance”.  

Vale lembrar que os riscos envolvidos não são apenas de ordem financeira, mas também relacionados à imagem da organização. Para exemplificar, basta lembrar dos casos envolvendo grandes lojas da indústria da moda que afirmaram desconhecer a subcontratação de trabalhadores que prestavam serviços em condições análogas a de escravos. 

Além das condenações impostas pelo Ministério Público do Trabalho, as lojas sofreram danos inestimáveis à sua imagem, face ao boicote dos consumidores provocado pela repercussão na grande mídia do caso. 

8 Aspectos críticos na esfera trabalhista 

Bem, agora que você já conhece os pilares para a implementação de um Programa de Compliance Trabalhista, vamos agora te apresentar os principais assuntos trabalhistas que podem ser considerados como fatores críticos para sua empresa e que merecem atenção na hora de realizar o mapeamento dos riscos. 

No que diz respeito à folha de pagamento do colaborador, é fundamental analisar as rubricas descritas nos contracheques, arquivamento de comprovantes de transferência ou assinatura de recebimento pelo empregado, estrutura salarial definida, equivalência dos salários entre empregados da mesma função e natureza jurídica das parcelas.

Com objetivo de conferir melhoria contínua do clima organizacional, faz-se necessário verificar a viabilidade de instituir canal de denúncias, aplicar penalidades disciplinares para corrigir condutas indesejáveis, realizar treinamentos sobre prevenção de assédio moral e sexual, realizar eventos para promover integração à cultura organizacional, orientações quanto a não discriminação dentro da empresa e promover o respeito à diversidade de todos os colaboradores. 

Quanto à segurança e saúde do trabalhador, é importante avaliar as condutas que foram alvos de autos de infrações lavrados nos últimos anos, investigar as razões para ocorrência de acidentes de trabalho, realizar due diligence nos contratos das empresas terceirizadas para verificar o cumprimento das normas regulamentadoras de segurança, levantar a realização de exames médicos periódicos e atestados médicos para identificar previamente eventual risco de doença do trabalho.

É claro que realizando a observância desses fatores críticos dentro da sua empresa, os impactos ao longo do tempo serão visíveis. Apresentamos alguns dos principais impactos positivos do Compliance Trabalhista: reduz passivo trabalhista, promove ambiente mais harmonioso, confere mais segurança no trabalho, evita lavratura de autos de infração e ajuizamento de ações judiciais, melhora reputação e imagem da empresa com retenção de talentos e redução turnover, atrai mais investimentos, confere diferencial competitivo e favorece maior prosperidade e longevidade da empresa.

impactos do compliance trabalhista

Verificam-se os diversos benefícios concretos que a implantação de um Compliance Trabalhista efetivo e maduro pode trazer diretamente para sua empresa, bem como para seus colaboradores, eis que favorece a criação e manutenção de um ambiente de trabalho mais harmonioso, leve e saudável.   

No final, todos saem ganhando! Ganha o empresário, seus colaboradores e a sociedade como um todo por promover medidas proativas e atitudes éticas. 

E aqui no nosso blog você também ganha! 🏆 Prometemos uma dica ao final do artigo e não poderíamos deixar de cumprir nossa palavra, conforme o prometido. 

9 Dica bônus

Promessa é dívida! Conforme combinamos, em agradecimento por você ter lido o conteúdo do artigo até o fim, disponibilizamos um Checklist sobre Horas Extras, que pode ser utilizado na sua empresa para evitar dores de cabeça com autos de infrações e reclamações trabalhistas relacionados à jornada de trabalho. 

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