Sua empresa pode colocar seus empregados em Home Office durante a pandemia do COVID-19?

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Leitura de 15 min

Nós já explicamos em outro artigo – com direito a vídeo no nosso canal no YouTube – quais os principais requisitos para a implementação do contrato de trabalho na modalidade home office. Mas será que o home office durante a pandemia do COVID-19 tem algum requisito adicional?

Antes de falarmos sobre o trabalho em sistema de home office, é importante destacar os mais diversos nomes atribuídos a esse tipo de trabalho, como, por exemplo, trabalho à distância, trabalho remoto e trabalho virtual, mas que o significado é absolutamente o mesmo.

Você deve estar pensando: e teletrabalho, não seria o mesmo que home office? Na prática sim, mas juridicamente, não. E eu te explico qual a pequena diferença. 

O teletrabalho é uma espécie de home office, predominando o desenvolvimento de atividades fora das dependências da empresa, diferentemente do home office, que seria o trabalho que, eventualmente, uma vez por semana, por exemplo, é realizado fora do estabelecimento empresarial. 

Podemos entender que o teletrabalho é a atividade contínua e rotineira fora das dependências da empresa, enquanto que no home office seria apenas eventual.

Percebeu como a diferença é bem sutil? No entanto, para simplificar o assunto, trataremos neste artigo os dois regimes como sendo apenas home office, já que para implementação no período de pandemia essa diferença é irrelevante. 

Imagine que, apesar da regulamentação pela Reforma Trabalhista, você jamais pensou que essa modalidade de trabalho seria aplicável ou interessante para você, que sempre gostou de ter todos os funcionários por perto.

E, repentinamente, você é surpreendido com a necessidade de fechamento de sua empresa, em decorrência da pandemia do COVID-19, que atinge todo o mundo. Mas os seus negócios não podem parar ou mesmo ter uma pausa.

É preciso dizer que você deve ter foco total na gestão da sua empresa, por isso é ideal que conte sempre com uma boa assessoria jurídica que, acompanhando os avanços da legislação e entendendo sua atividade, possa traçar estratégias objetivas e te orientar, inclusive, quanto a eventuais procedimentos e formas de trabalho que melhor moldam sua atividade ao cenário de pandemia mundial.

Mas se você ainda não dispõe de bons advogados para lhe prestar essa assessoria, vamos te auxiliar falando um pouco sobre como implementar o home office durante a pandemia do COVID-19, com direito a uma dica bônus ao final do texto. Lembrando que você deverá analisar se essa  modalidade de trabalho se adequa ao seu negócio, combinado?

Inicialmente, o que é Home Office?

Você deve estar pensando, resumidamente, que home office é o mesmo que trabalhar em casa. O seu conceito, na prática, não está errado.

A diferença entre essa modalidade de trabalho e a presencial, é exclusivamente o local em que ela será desenvolvida, pois o home office é realizado fora das dependências da empresa, com o uso de tecnologia da informação, como computador ou smartphone, por exemplo, ou ainda qualquer outro tipo de tecnologia que o empregado utilizaria para desenvolver suas atividades nas dependências da empresa.

Quais as vantagens dessa modalidade de trabalho para minha empresa e meus funcionários?

A breve análise do cenário de pandemia mundial do COVID-19 evidencia diversas vantagens na implementação do home office para aqueles empregados que desenvolvem atividades internas, compatíveis com o teletrabalho.

Em uma outra ocasião te explicamos tudo sobre a contratação de empregado para home office, mas esse não é o foco desse artigo, já que nossa intenção é te ajudar a superar a pandemia, reduzindo os impactos na sua empresa e te mostrando o que uma boa assessoria jurídica pode te proporcionar.

É bem verdade que, com a orientação da Organização Mundial da Saúde para isolamento social, os governos estaduais estão editando decretos que proíbem o funcionamento das empresas, no intuito de evitar aglomerações, o que tem levado empregados e empregadores ao desespero quanto ao futuro da economia.

A implementação do home office possibilitará a regular atividade empresa, tendo em vista que apenas mudará o local de realização de atividades que, ao invés de ser nas dependências empresariais, passará a ser na residência de cada empregado.

Por óbvio, isso ajudará a empresa a manter sua saúde financeira, ou pelo menos reduzir o impacto do COVID-19, bem como aliviará o empregado que dará sua contribuição para manutenção do seu posto de emprego.

Em ambas as situações existem pontos em comum: será mantida a produção empresarial, evitando a adesão aos benefícios governamentais que, por consequência, impactarão na redução da renda do empregado.

É possível implementar o home office durante a pandemia do COVID-19, mesmo com todos os empregados contratados para trabalhar de forma presencial?

Agora você entenderá como uma boa e atualizada assessoria jurídica poderá te auxiliar, orientando mesmo na ausência de questionamentos, já que o seu foco está na gestão da empresa e, nesse momento, nas consequências da pandemia do COVID-19.

Você, que certamente nos acompanha nas redes sociais, já viu que a Reforma Trabalhista possibilitou a mudança do contrato de trabalho presencial para o home office, quando resultante de vontade das partes, em época distintas da que vivenciamos. Nós também já te esclarecemos os requisitos a serem adotados para a mencionada alteração.

A Medida Provisória nº 927/2020 simplificou a conversão do trabalho de presencial para home office, definindo que não será necessária a existência prévia de acordos individuais ou coletivos, bem como registros prévios no contrato individual de trabalho.

Por se tratar de medida emergencial, a exigência de firmar acordos individuais prévios, bem como a concessão do período de transição de quinze dias, poderiam inviabilizar por completo a implementação do home office, principalmente para as grandes empresas, já que não haveria tempo necessário para a mudança.

Dessa forma, desde que compatível com as atividades de sua empresa, implementar o home office durante a pandemia do COVID-19 poderá  te ajudar a superar o período de calamidade pública.


Como devo avisar meu funcionário sobre a implementação do home office durante a pandemia do COVID-19? O início é imediato?

A legislação trabalhista, como já havíamos esclarecido em outro artigo, exigia o prévio aviso de quinze dias, a ser formalizado através de aditivo ao contrato de trabalho.

A Medida Provisória nº 927/2020, editada com a finalidade de preservar o emprego e a renda, suavizou o prazo, exigindo apenas a prévia comunicação de quarenta e oito horas, ou seja, o empregado deverá ser comunicado acerca da implementação do home office e, após decorrido o prazo acima, iniciará suas atividades à distância.

Importante esclarecer, já que sua empresa pode estar com a operação parada em virtude da pandemia, que esse aviso precisa ser escrito, mas não necessariamente em documento físico, podendo os envolvidos utilizar os meios eletrônicos, como e-mail e whatsapp, ou qualquer outra forma de comunicação eletrônica, que possa comprovar a ciência do empregado.

Não é só! Te orientamos, ainda, que essa comunicação por quaisquer meios eletrônicos deve ser acompanhada de uma confirmação de recebimento do empregado, evitando futuras discussões sobre o termo inicial do home office.

Você deve está pensando: o meu problema com os funcionários parece estar resolvido, mas os estagiários e aprendizes, terei que liberá-los?

A resposta é não! A possibilidade de home office para os empregados é perfeitamente estendida aos estagiários e aprendizes pela própria Medida Provisória, devendo seguir os mesmos requisitos que nós já te apresentamos. Portanto, todos os seus colaboradores poderão trabalhar em home office durante a pandemia do COVID-19.

Após o aviso, preciso adotar alguma outra providência?

Nós já esclarecemos que a regular alteração do trabalho presencial para home office teve seus requisitos suavizados, dentre eles o tempo de prévio aviso e o prazo para formalização da mudança.

No entanto, oportuno ressaltar que essa suavização decorre de medida emergencial, não excluindo, contudo, a obrigação do empregador de fornecer o apoio estrutural e operacional, além de regulamentar a relação do empregado que atuará em home office.

Ora, mesmo após as quarenta e oito horas de aviso, o empregador deverá proporcionar a estrutura tecnológica para o empregado, caso o mesmo não disponha, como é o caso do funcionário do setor de digitalização, por exemplo, deverá, caso não tenha, ter disponibilizado aparelho digitalizador e computador, sob pena de inviabilizar sua atividade.

E, obviamente, em regime de home office, o empregado desenvolve suas atividades fora do estabelecimento empresarial e, ao fazê-la em sua residência ou qualquer outro local, agregará custos operacionais ao seu trabalho, como por exemplo, internet e energia. 

Atenta a esse fato, mas observado o caráter emergencial, a medida provisória editada pelo governo federal determina que os envolvidos elaborem contrato escrito, no prazo de até trinta dias após a implementação do home office durante a pandemia do COVID-19, com as definições de quem deverá arcar com os custos pela aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos e infraestrutura necessária para a realização do trabalho à distância.

Na possibilidade dos equipamentos necessários serem fornecidos pela empresa, que também opte por custear diretamente toda a despesa para o home office, esses valores não serão considerados salário.

Caso as partes optem por um contrato de comodato e custeio de local pela empresa, esses valores não terão natureza salarial.

Posso controlar os horários de trabalho dos empregados que estão em home office?

Muito se escuta falar que os funcionários que trabalham em home office não podem ter seus horários de trabalho controlado.

A bem da verdade, caso a empresa não disponha de meios de controle, não determine ou não fiscalize a jornada de trabalho do empregado, excluirá o riscos de cobrança de horas extras, por razões óbvias.

Contudo, na hipótese do empregador implementar o home office para esse momento de pandemia e dispor de meios de controlar a jornada de seu funcionário, como por exemplo, login/logout em sistemas, utilização de comunicadores internos durante o regular horário de trabalho, constantes ligações telefônicas ou exigências de disponibilidade para videochamadas no curso da jornada regular, poderá, sem qualquer óbice, controlar o horário de trabalho de seus colaboradores.

Mas é claro que, controlando os horários, não poderá exigir do seu empregado em home office trabalho além da jornada regular, sob pena de pagar horas extras, sujeitando-se a exigência máxima de duas horas extras diárias.

Como posso me certificar da correta implementação do home office?

Para se certificar da efetiva e correta implementação do home office durante a pandemia do COVID-19 e até mesmo após o surto, algumas medidas simples podem ser adotadas pelos empregadores.

A primeira delas é compreender as pequenas diferenças entre os regimes presencial e home office, evitando descaracterizá-lo, principalmente no período de pandemia, em que as incessantes buscas por crescimento serão desenfreadas para manter a saúde financeira da empresa.

É importante, também, que o empregado tenha consciência de que trabalhar em casa não significa férias, mantendo integral dedicação e concentração no desenvolvimento regular de sua jornada.

A segunda medida consiste em contar com bons advogados para lhe prestar uma assessoria jurídica atualizada, completa e de qualidade, com estudo de melhores estratégias jurídicas para sua atividade. São justamente esses profissionais que podem explicar melhor as possíveis condutas que minimizarão os impactos da pandemia.

Além disso, são os advogados que podem analisar cada situação da empresa de forma individualizada, dando parecer específico para cada dúvida. Os advogados também são de grande ajuda para a implementação de medidas preventivas na empresa, pois podem analisar o funcionamento da empresa e, assim, propor alterações para evitar que os problemas surjam.

Dica bônus: modelo de acordo individual para home office!

Viu como, mesmo com um cenário de desenvolvimento prejudicado, uma boa assessoria jurídica poderá fazer sua empresa evoluir?

Se você achou que a implementação do home office é benéfica para a sua empresa, você é mais um que não parou durante a crise e aproveitou para vislumbrar oportunidades de crescimento. Um escritório de advocacia com expertise nesse assunto pode ser fundamental neste processo. Então continue navegando em nosso Blog e acompanhando materiais exclusivos que preparamos para você durante essa pandemia.

Para te ajudar, como bônus, disponibilizamos um modelo de acordo individual para desenvolvimento de atividades em home office que poderá te auxiliar na implementação desse regime em sua empresa imediatamente.

Se quiser obter informações ainda mais específicas sobre o tema, deixe um comentário nessa postagem ou, caso precise, solicite orçamento para análise de sua situação. Teremos prazer em ajudá-lo!

ACORDO INDIVIDUAL PARA INSTITUIÇÃO DE  HOME OFFICE / TELETRABALHO

(NOME COMPLETO DA EMPRESA), pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº 00.000.000/0001-00, com sede na cidade de (NOME DA CIDADE), na Rua (ENDEREÇO), nº (NÚMERO), (BAIRRO), CEP: 00.000-000, neste ato representada por (NOME DO REPRESENTANTE), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), registrado no CPF sob o nº (número do CPF), portador da cédula de identidade nº (número do RG), residente e domiciliado à (endereço completo, incluindo CEP), e NOME DO EMPREGADO, (nacionalidade), (estado civil), (profissão), registrado(a) no CPF sob o nº (número do CPF), portador(a) da cédula de identidade nº (número do RG), residente e domiciliado(a) à (endereço completo, incluindo CEP), têm justo e acertado entre si o presente Acordo Individual para Homme Ofiice / Teletrabalho, 

Considerando que a Organização Mundial da Saúde – OMS decretou no dia 11/03/2020 a pandemia global do novo coronavírus, chamado de Sars-Cov-2, (COVID19), em razão do grande aumento do número de casos da doença espalhados e evolução no Brasil;

Considerando que a recomendação da Organização Mundial da Saúde – OMS é no sentido de manter o isolamento social, a fim de reduzir e conter o ciclo de transmissão do novo coronavírus no Brasil;

Considerando a disposição das medidas trabalhistas previstas na Medida Provisória nº 927, de 22/03/2020, para fins de enfrentamento do estado de calamidade pública reconhecido no Decreto Legislativo nº 6 de 20/03/2020;

Fica ajustado, de comum acordo entre as partes, que:

CLÁUSULA PRIMEIRA

Enquanto durar o estado de calamidade pública previsto na mencionada Medida Provisória nº 927/2020 ou a pandemia decorrente do COVID-19, resta celebrado acordo para instituição do regime especial de home office/teletrabalho, devendo o empregado exercer, após decorridas 48 horas da assinatura deste, suas idênticas atividades fora das dependências da empresa, com utilização de tecnologias da informação e comunicação.

CLÁUSULA SEGUNDA

No decorrer do período em que o empregado permanecer no regime de trabalho ora instituído, o empregador se responsabilizará pelo custeio operacional necessário para a regular atividade, no valor limite de R$ xx,xx (por extenso), a título de internet e R$ xx,xx (por extenso) para pagamento de taxa de energia, considerando o consumo dos equipamentos necessários para o trabalho.

ou

No decorrer do período em que o empregado permanecer no regime de trabalho ora instituído, o empregador não se responsabilizará pelo custeio operacional necessário para a regular atividade, devendo as despesas serem custeadas pelo empregado, tendo em vista tratar-se de uma situação de caráter excepcional e transitório.

CLÁUSULA TERCEIRA

Convenciona-se ser desnecessário o fornecimento de computador, declarando o empregado dispõe de equipamento adequado para o desenvolvimento regular de suas atividades, com recursos para que viabilizar sua participação em teleconferências, caso necessário. A empresa fornecerá tão somente aparelho celular com chip de linha empresarial, que deverá permanecer disponível durante o expediente regular.

CLÁUSULA QUARTA

Fica convencionado que no regime de trabalho à distância o empregado deverá permanecer disponível para comunicação e cumprimento de tarefas durante sua jornada regular integral, permanecendo on line nos sistemas empresariais e em regime de prontidão para recebimento de ligações ou participações em teleconferências.

CLÁUSULA QUINTA

O contrato de trabalho fica integralmente ratificado em todos os seus termos, cláusulas e condições não expressamente alteradas por este documento, integrando-se àquele para todos os efeitos legais.

CLÁUSULA SEXTA

Este acordo entra em vigor na data da assinatura deste instrumento e terá a duração limitada à manutenção da pandemia global decorrente do COVID-19 ou a validade da Medida Provisória.

Por estarem de pleno acordo, as partes assinam o presente Acordo Individual de Instituição do Regime de Home Office / Teletrabalho – em duas vias, ficando a primeira em poder da empregadora e a segunda com o(a) empregado(a).

(Cidade)/(UF), __ de ______________ de ____.

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NOME DA EMPRESA

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NOME DO(A)EMPREGADO(A)

Testemunhas:

Nome: ____________________________________

CPF: ______________________________________

Nome: ____________________________________

CPF: ______________________________________

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