Quais cuidados tomar ao contratar um funcionário para home office?

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Leitura de 7 min

A contratação de funcionário home office foi regulamentada pela Reforma Trabalhista. Com as mudanças na CLT, as empresas encontram regras claras e maior segurança jurídica para organizar o chamado teletrabalho.

Não à toa, é comum vermos empresários à procura de mais informações sobre a legislação e sobre as vantagens dessa jornada, visando a uma escolha adequada às necessidades específicas das empresas que administram.

Por isso, neste texto, abordaremos os principais cuidados para realizar a contratação de profissionais para trabalho remoto, bem como os procedimentos aplicáveis à modalidade. Não deixe de conferir!

O que é teletrabalho?

A Reforma Trabalhista optou pela palavra “teletrabalho” para designar a prestação de serviços fora das dependências da empresa, com a utilização de meios eletrônicos para comunicação e controle. Até porque o profissional pode realizar suas tarefas em outros ambientes, por exemplo, quartos de hotéis, cibercafés, praças de alimentação, parques dentre outros

Vale ressaltar, contudo, que o trabalho remoto não deve ser confundido com o externo, como vendas de porta em porta, serviços de entregas, assistência técnica em campo e afins.

Resumidamente, o vendedor externo não baterá à porta da própria empresa — seu serviço pressupõe a atuação fora das dependências empresariais. Já o funcionário home office poderia perfeitamente atuar dentro da companhia — não se trata de uma característica inerente ao serviço, mas de uma opção de jornada.

De todo modo, basta uma simples consulta de um advogado trabalhista para saber quando estará configurado um caso ou outro, sem grandes preocupações para o gestor.

Quais são os cuidados ao realizar uma contratação para home office?

Com a Reforma Trabalhista, o procedimento do teletrabalho ficou claramente definido na legislação. Logo, basta seguir as normas para não ter nenhum problema com colaboradores remotos. Confira os principais cuidados!

Controle de jornada

No regime de teletrabalho, o próprio profissional fica responsável pelo período em que realizará suas atividades, embora tenha o compromisso de entregar o serviço dentro de prazos previamente combinados. Por isso, não existe o chamado controle da jornada de trabalho, tampouco necessidade de bater ponto, registrar intervalos ou coisas do gênero.

Uma consequência dessa modalidade de serviço é a ausência do pagamento de horas extras. Como o colaborador é quem define quando realizará o trabalho, a lei modificadora optou por excluir o pagamento de adicional para os serviços extraordinários. Afinal, seria relativamente simples informar um horário fora da realidade diante da impossibilidade de fiscalização pela empresa.

De todo modo, é importante que o empregador crie uma metodologia de acompanhamento dos serviços, como a exigência de relatórios, o uso de softwares de workflow e os registros de entrega de prazos, por exemplo.

Comparecimento ao estabelecimento da empresa

Muitas vezes, o funcionário home office precisa comparecer ao estabelecimento da empregadora para participar de reuniões, suprir necessidades emergenciais, obter diretrizes, fazer requerimentos internos etc. No entanto, a frequência esporádica não descaracteriza o trabalho remoto.

O cuidado, nesses casos, é apenas de não permitir a habitualidade dessa mudança. Muitas vezes, o trabalhador gradualmente aumenta seu número de dias na empresa, e, quando todos se dão conta, ele já é um frequentador assíduo como os demais colaboradores.

Despesas operacionais e aquisição de equipamentos

O trabalho remoto pode exigir equipamentos (computadores, microfones de videoconferência, máquina de costura, telefone fixo etc.), insumos (papel, tecidos, linhas de costura, tinta etc.) e contratação de serviços (água, luz, telefone, Internet etc.), entre outros gastos.

Com efeito, uma parte fundamental da nova legislação é a fixação da responsabilidade pelos pagamentos necessários à realização dos serviços. Confira as duas normas aplicáveis.

Responsabilidade pelos gastos

Tanto os investimentos em infraestrutura, como os gastos mensais, são cobertos pelo empregador, mediante compensação financeira definida no contrato de trabalho. Por exemplo, o empregado recebe uma quantia mensal para pagar os débitos e, em contrapartida, apresenta os recibos correspondentes.

Não integração ao salário

Os valores pagos para indenizar despesas não integram o salário do colaborador. Logo, em caso de mudança no regime ou da própria queda dos gastos, o funcionário home office não pode alegar a incorporação para continuar recebendo os mesmos valores, tampouco a quantia integrará cálculos trabalhistas, como FGTS, férias, 13º e afins.

 Termo de responsabilidade

O empregador é responsável por transmitir as informações sobre a maneira de realizar os serviços, bem como por evitar acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Por sua vez, ao empregado, cabe a assinatura de um termo de responsabilidade com o compromisso de seguir tais diretrizes.

Nesse sentido, o ideal é que o documento seja elaborado com o auxílio de um advogado trabalhista, contendo a expressa menção à ciência e à concordância com as regras estipuladas.

Contrato individual de trabalho

Para configuração de uma contratação de funcionário home office, é preciso formalizar o vínculo de trabalho remoto, o que é feito com a assinatura da CTPS e com um segundo documento, especificando os termos do serviço.

Na CTPS, a jornada remota deve constar da folha destinada ao registro do vínculo de trabalho e ser mencionada nas anotações gerais. Com efeito, sempre obtenha cópia das páginas anotadas para ter meios de prova, mesmo que o colaborador perca ou se desfaça do documento.

Já no termo anexo, além dos itens que geralmente integram esses contratos, as seguintes cláusulas são importantes:

– A opção pelo regime de teletrabalho;
– A menção à ausência de pagamento de horas extras;
– A especificação das atividades realizadas pelo colaborador;
– A forma como haverá a compensação de despesas;
– A ciência de que os valores e bens concedidos para manter as atividades não integram o salário.

Por outro lado, nos casos de alteração do regime de presencial para remoto e vice-versa, as mudanças exigem um termo aditivo. Esse é realizado com anotações na CTPS e com um novo contrato anexo, seguindo as mesmas orientações acima.

No caso de mudança do regime a distância para o presencial, haverá ainda o dever de avisar a transição ao colaborador com, no mínimo, 15 dias de antecedência.

Contudo, o mais importante é que, na elaboração desses contratos, a empresa conte com o conhecimento de uma assessoria jurídica especializada para evitar erros e atender às exigências legais em seus mínimos detalhes.

Quando contratar pelo regime de home office?

A contratação de um funcionário home office não requer apenas cuidados jurídicos, mas se trata de uma decisão administrativa importante. Entre os fatores que devem ser considerados, verifique com muito cuidado o seguinte:

– Se o serviço pode ser realizado fora do estabelecimento empresarial sem prejuízos, como tarefas de escritório, costura, artesanato, vendas por telefone, redação e programação, por exemplo;
– Se o profissional é responsável e disciplinado o bastante para não gerar problemas com a jornada flexível;
– Se os custos de implementar a infraestrutura para o trabalho remoto são compensados pelos ganhos;
– Se a presença do profissional no estabelecimento empresarial, de fato, não é uma necessidade da organização.

Caso esses fatores estejam presentes, você deve considerar seriamente a fixação do regime de teletrabalho. Isso porque as características que tornam esse sistema vantajoso estarão presentes na sua empresa. Do contrário, a modalidade não parece ser uma opção benéfica.

Por que contratar uma consultoria jurídica trabalhista?

Caso você opte pelo trabalho remoto, surgirá a necessidade de implementar novos processos dentro da empresa, visando ao controle, à orientação, ao auxílio e ao cumprimento da lei trabalhista em relação aos colaboradores a distância.

Para isso, é recomendável o trabalho preventivo de uma assessoria jurídica, uma vez que o conhecimento e a experiência são fundamentais para fixar rotinas em conformidade com a CLT.

Além disso, nos próximos anos, a Reforma Trabalhista será amplamente questionada na Justiça do Trabalho, de modo que o gestor precisa de atualizações constantes para manter os processos internos ajustados às decisões.

Sendo assim, antes de adotar o regime de funcionário home office, invista em uma consultoria trabalhista para garantir a segurança jurídica da empresa e não ter nenhum problema com a modalidade de contratação diferenciada.

Para conhecer os nossos serviços, entre em contato com a nossa equipe e tire todas as suas dúvidas sobre esse tipo de assessoria.

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