Quais cuidados tomar ao contratar um funcionário para home office?

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Leitura de 18 min

Provavelmente, durante a pandemia, alguns de seus funcionários aderiram ao home office, não é mesmo? E agora, você está planejando a instituição do teletrabalho permanente em sua empresa?

Confira, então, os cuidados que você deve tomar ao contratar um funcionário em home office.

Cuidados ao contratar funcionário em home office

Inicialmente, vale distinguir quatro cenários que podem emergir no atual contexto:

Imagine Alex, funcionário que, meses antes da pandemia, já havia sido contratado para exercer suas atividades na modalidade 100% home office. Alex é carioca e trabalha, em casa, para uma empresa de publicidade e propaganda com sede no Paraná. Trata-se de uma hipótese de teletrabalho permanente.

Pode-se pensar, também, na situação de Bruna, funcionária que sempre trabalhou presencialmente, mas que, em virtude da pandemia, foi notificada por seu chefe e firmou com ele acordo individual para desenvolvimento de atividades em home office apenas durante o período de isolamento social e, tanto empregada, quanto empregador não pretendem instituir esse regime a longo prazo. Para tornar o exemplo ainda mais intrigante, há a hipótese da funcionária Bruna apresentar um excelente rendimento trabalhando em home office durante a pandemia e ambos mudarem de ideia, decidindo migrar permanentemente para o regime de home office.

Há, ainda, o caso de Carlos, funcionário que não aderiu ao home office durante a pandemia, mas observando a produtividade e a comodidade de seus colegas trabalhando em casa, decide migrar de um regime totalmente presencial para um regime de trabalho exclusivamente à distância.

E, por fim, vale imaginar a situação de Elisa, funcionária sênior que possui total flexibilidade para atuar em home office ou presencialmente.

Ao longo desse artigo, veremos as implicações jurídicas da adesão ao teletrabalho no contrato de cada um desses funcionários. Vamos lá?

O QUE É E PORQUE CONTRATAR FUNCIONÁRIO EM HOME OFFICE?

Trabalho remoto, teletrabalho, home office, “wherever” office. Em meio à pandemia, essa modalidade de trabalho se popularizou e cativou muitos empregadores no Brasil e no mundo.

Segundo uma pesquisa da Fundação Instituto de Administração (FIA), em parceria com a USP, 50% das empresas que aderiram ao home office disseram que  superaram suas expectativas com esse regime e 44% afirmaram ter atingindo as metas de produtividade com o home office.

Muitas empresas, inclusive, já comunicaram que manterão as atividades em home office mesmo depois da pandemia. É o caso da Dell, da CVC, da Coca-Cola e de tantas outras empresas satisfeitas com a flexibilidade e a comodidade do home office e comprometidas com a inovação tecnológica.

Por que contratar funcionário em home office?

Em outro artigo, já explicamos que teletrabalho é a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências da empresa, com o uso das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), como computador, tablet ou smartphone.

Geralmente, utiliza-se a palavra “teletrabalho” como sinônimo de “trabalho remoto” ou “home office”. Isso, porque o trabalho pode ser realizado em qualquer ambiente, seja em casa, em cafeterias ou em hotéis. Onde quer que haja Internet, é possível exercer as atividades!

É importante ressaltar que o funcionário pode ser contratado para teletrabalho/home office de modo permanente (com o exercício das atividades contínua e rotineiramente fora das dependências da empresa) ou eventual (como se tornou comum durante o período de pandemia da COVID-19). 

A Reforma Trabalhista, em 2017, regulamentou a contratação de funcionário em home office.

Contudo, foi após a orientação da Organização Mundial da Saúde para isolamento social durante a pandemia do coronavírus que o home office ganhou maior ênfase. 

Para esse período extraordinário, como já bem explicamos, foi editada a Medida Provisória nº 927/2020, que, durante a sua vigência, facilitou a conversão do trabalho presencial para o home office, excepcionando algumas regras impostas pela Reforma Trabalhista e pela CLT.

Após o período crítico da pandemia, no entanto, a Medida Provisória nº 927/2020 perde sua importância e voltam a valer as regras da Reforma Trabalhista. Mas espera aí, como ficam os contratos de home office feitos durante a pandemia? E os contratos de home office que serão firmados após a pandemia? 

É exatamente isso que vamos explicar daqui para a frente. Confere aí! 

O CONTRATO DE HOME OFFICE ANTES, DURANTE E APÓS A PANDEMIA

O contrato de funcionários em home office antes e depois da pandemia

Antes da pandemia de COVID-19, os contratos de home office eram estabelecidos segundo as regras da Reforma Trabalhista. 

Em 22 de março de 2020, a Medida Provisória (MP) 927/2020 foi editada para facilitar a implementação do home office durante a pandemia do coronavírus.

Ocorre que as Medidas Provisórias, conforme a Constituição Federal, devem ser convertidas em Lei no prazo de 60 dias, prorrogável por mais 60 dias uma única vez. Se não forem aprovadas pela Câmara e pelo Senado nesse período, ou se a conversão em Lei for rejeitada, as Medidas Provisórias perdem a validade.

Em 19 de julho de 2020, passados 60 dias da edição da referida MP 927/2020, ela não foi prorrogada e, então, perdeu a validade a partir desse dia (costumamos dizer: caducou).

Ainda, segundo a Constituição Federal, o Congresso Nacional tem o prazo de 60 dias, contados a partir de 19 de julho de 2020, para editar um Decreto Legislativo que defina quais serão os efeitos dos contratos de trabalhos e adendos que foram firmados entre 22 de março de 2020 e 19 de julho de 2020, ou seja, durante a vigência da MP 927/2020.

Caso o Congresso não edite esse Decreto dentro do prazo de 60 dias, as relações de trabalho estabelecidas durante o período de vigência da MP 927/2020 continuarão a obedecer às regras da Medida Provisória. 

Após 19 de julho de 2020, os contratos de home office não podem mais ser instituídos de acordo com a MP 927/2020, pois ela já caducou. Os acordos deverão, então, obedecer às normas da Reforma Trabalhista e da CLT.

Exemplo de funcionário em home office

Para entender melhor, vejamos o exemplo do funcionário Alex, que nós apresentamos a você no início do artigo. Alex já havia sido contratado para exercer suas atividades em regime de home office permanente muito antes do início da pandemia, em janeiro de 2019, por exemplo. Então, o contrato de Alex continua a valer normalmente após a pandemia e segue sendo regido pelas normas da Reforma Trabalhista e da CLT.

Exemplo de funcionária em home office

Situação diferente é a de Bruna, que sempre trabalhou presencialmente em sua empresa, mas em virtude da pandemia, firmou com seu chefe, em maio de 2020, um acordo individual para desenvolvimento eventual de atividades em home office apenas durante o período de isolamento social.

Mesmo que a MP 927/2020 tenha perdido a validade, o acordo de Bruna continua totalmente válido e a sua relação de trabalho será, a princípio, regrada de acordo com a MP 927/2020. Se o Decreto Legislativo vir a ser editado pelo Congresso no prazo de 60 dias pode influenciar essa relação, a depender de seus termos.

funcionário em home office

Mas e se Bruna, feliz com a comodidade de trabalhar em casa e com o seu rendimento em home office, decidir, juntamente com seu chefe, migrar do regime presencial para o teletrabalho permanentemente?

Como Bruna havia instituído, por meio de acordo escrito, o regime de home office eventual apenas para o período de pandemia, o mais seguro agora é que ela e o empregador, com o auxílio de advogados especializados, elaborem novo acordo regulamentando a relação de teletrabalho.

Por fim, poderíamos ainda pensar no caso de Carlos, que sempre trabalhou presencialmente e não aderiu ao home office durante o isolamento social, mas que, em 30 de julho de 2020, recebe a proposta de seu chefe de migrar para o regime de teletrabalho permanente. Nesse caso é impossível que o empregador de Carlos estabeleça regras para o regime de teletrabalho com base na MP 927/2020, prevendo, por exemplo, o início das atividades do funcionário em até 48 horas após a assinatura da notificação. Não se pode fazer novos acertos com base na Medida Provisória 927/2020, pois ela caducou. O que vale para a relação de trabalho de Carlos são as normas vigentes no momento, quais sejam, as da Reforma Trabalhista e da CLT. 

Principais diferenças do home office na Reforma Trabalhista e na MP 927/2020

Principais diferenças da Reforma Trabalhista para contratação de funcionário em home office

Feitas essas distinções, vamos agora responder as principais dúvidas dos empregadores na hora de contratar um funcionário em home office, bem como aprofundar os cuidados jurídicos necessários para a contratação nesse regime.

4 PRINCIPAIS DÚVIDAS NA HORA DE FIRMAR UM CONTRATO OU ACORDO DE HOME OFFICE:

1 – Infraestrutura para o trabalho (luz e internet) e equipamentos tecnológicos, quem deve pagar?

A quem compete pagar as contas de Internet e as taxas de energia que serão despendidas para o teletrabalho? E se o empregado precisar comprar um smartphone para suas atividades em home office, quem deve pagar?

Em situações de normalidade, ou seja, antes e após a pandemia, acordo escrito entre empregador e empregado poderá estipular como se dará a aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária à prestação do home office

Na pandemia, a MP 927/2020 manteve a possibilidade de empregador e empregado definirem contratualmente a quem competirá arcar com essas despesas. Contudo, se o funcionário em home office não possuir os equipamentos e a infraestrutura adequada à prestação de seus serviços, o empregador poderá fornecer os equipamentos em regime de comodato e pagar por serviços de infraestrutura ou, então, o período da jornada normal de trabalho do funcionário será computado como tempo à disposição do empregador.

Antes, durante ou após a pandemia, os valores dessas despesas com infraestrutura e equipamentos, se pagos pelo empregador, não integram o salário do funcionário. Logo, se houver queda nos gastos ou o funcionário em home office mudar de regime de trabalho, ele não poderá alegar a incorporação desses valores para continuar a recebê-los, tampouco a quantia integrará cálculos trabalhistas, como FGTS, férias, 13º e afins.

2 – Como é feita a limitação dos horários de trabalho para o funcionário em home office?

É comum ouvirmos dizer que o funcionário em home office não pode ter seus horários de trabalho controlados. 

Na verdade, em regra geral, se a empresa não possuir meios para o controle, não determinar ou não fiscalizar a jornada de trabalho do empregado, não pagará horas extras.

Contudo, se constar no contrato de trabalho que a jornada será controlada ou o empregador efetivamente dispuser de meios de controle de seu funcionário em home office, como login/logout em sistemas, aplicativos para controle, constantes ligações telefônicas do empregador ou exigências de disponibilidade para videoconferências no curso da jornada normal, evidentemente poderá realizar esse controle. Nessa situação, caso o empregador exija que seu funcionário em home office trabalhe além de sua jornada, deverá pagar horas extras.

Isso se aplica tanto aos contratos anteriores e posteriores à pandemia, regidos, então, pela CLT, quanto aos contratos que se deram especificamente durante a pandemia, enquanto a MP 927/2020 era ainda válida.

Contudo, a Medida Provisória tinha uma peculiaridade: estabelecia que o tempo de uso de aplicativos e programas de comunicação (como WhatsApp por exemplo) fora da jornada de trabalho regular do funcionário em home office não constitui tempo à disposição do empregador, regime de prontidão ou de sobreaviso. Salvo se houvesse previsão disso em acordo de trabalho.

3 – O salário do funcionário em home office deve aumentar ou diminuir?

Antes, durante ou após a pandemia, se o empregador migrar do trabalho presencial ao home office, mas manter essencialmente as mesmas atividades e a carga horária que já exercia nas dependências do empregador, não há motivo para alteração salarial. 

4 – E como ficam o vale-transporte, o vale-alimentação e o vale-refeição do funcionário em home office?

O vale-transporte é um benefício que perde o sentido quando o empregado deixa de ser obrigado a realizar o deslocamento casa-trabalho. Portanto, é possível sim cortar o vale-transporte do funcionário em home-office por meio de acordo entre empregador e empregado.

Já quanto ao vale-alimentação (VA) e ao vale-refeição (VR), há ainda algumas controvérsias. Em regra, se o benefício para alimentação ou refeição estiver previsto no acordo individual ou coletivo de trabalho, deve ser pago ao funcionário. Se o funcionário já trabalhava na empresa presencialmente, tendo direito a VA e VR, e migrar para o home office pode tentar alegar que houve uma alteração no contrato de trabalho prejudicial.

VANTAGENS E CUIDADOS NA CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIO EM HOME OFFICE

A contratação de um funcionário em home office pode ser muito vantajosa por implicar em economia de tempo e de dinheiro com deslocamento para o trabalho e em maior flexibilidade, tanto do ponto de vista da empresa, quanto do funcionário.

Além disso, o regime de home office pode facilitar a inclusão de Pessoas com Deficiência (PcD) em sua empresa, por meio de tecnologias assistivas. Não se esqueça que é obrigatório que as empresas que mantêm um quadro com 100 ou mais funcionários tenham um percentual variável entre 2% e 5% do total de funcionários com beneficiários reabilitados pelo INSS ou então com PcDs.

Como benefício da instituição do home office para os empregados, poderia ser mencionada ainda a comodidade proporcionada por esse regime de trabalhador. Já para o empregador, a adesão ao home office pode significar a redução do espaço imobiliário de seu estabelecimento empresarial. 

Todavia, não são somente benefícios que o home office pode trazer a sua empresa. Esse regime, se não instituído com os devidos cuidados, pode ter pontos negativos, como a dificuldade de comunicação entre os funcionários e a interferência de questões pessoais durante a jornada de trabalho.

Para prevenir tais prejuízos, citamos aqui alguns cuidados importantes a se tomar antes de contratar um funcionário em home office:

  • Cada caso é um caso. Então, é preciso analisar o perfil de cada funcionário antes de contratá-lo para o regime de home office: alguns adaptam-se melhor ao trabalho nas dependências da empresa e sob a supervisão do empregador; outros concentram-se melhor trabalhando em casa.
  • Para facilitar o diálogo entre os funcionários e otimizar o trabalho em home office é fundamental a utilização de aplicativos e programas de comunicação ligados à empresa.
  • Outro aspecto importante a ser levado em consideração é a preocupação da sua empresa com a segurança digital e informativa.
  • Por fim, o empregador de funcionários em home office ainda deve zelar pelas boas condições de trabalho de seus contratados, recomendando a eles cuidados com a iluminação, ventilação e boa postura.
Vantagens de contratar funcionário em home office

O CONTRATO DE TRABALHO EM HOME OFFICE

Ficou curioso para saber como formalizar a contratação de funcionário em home office?

Primeiramente, é preciso entender as diferenças de contratar um funcionário em home office antes, durante e após a pandemia.

Antes e após a pandemia, como já explicamos, valem as regras da CLT e da Reforma Trabalhista. Portanto, o trabalho em home office deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, definido as atividades que serão realizadas pelo empregado.

Caso o funcionário migre do regime presencial para o teletrabalho, por mútuo acordo, isso deve ser formalizado por meio de aditivo contratual e deve ser concedido ao empregado um prazo de transição de, pelo menos, 15 dias.

Já durante a pandemia, a MP 927/2020 facilitou a migração para o home office. Então, tornou-se possível que o empregador só notificasse ao funcionário que ele iria aderir ao home office, com antecedência de 48 horas, por escrito, e-mail ou até whatsapp. Nesse caso, nós aconselhamos você a firmar com o empregado que exercerá o home office um acordo individual para desenvolvimento de atividades em home office, conforme o modelo que disponibilizamos, para garantir maior segurança jurídica.

Mas lembre-se que essa regra só vale para as relações estabelecidas nesse período, novos contratos ou acordos de home office a partir de 19 de julho de 2020 não poderão mais ser firmados dessa forma, por conta da caducidade da MP 927/2020.

Esses contratos, aditivos ou acordo devem apontar todas as regras que o funcionário em home office deve seguir durante o exercício de suas funções, as atividades que deve cumprir e as despesas a que fará jus. Por isso, é importantíssimo que a formalização do home office seja feita com a orientação de advogados especializados, de modo a garantir todos os direitos e deveres necessários à contratação e evitar futuras “surpresas” com ações trabalhistas.

Além disso, seja antes, durante ou após a pandemia, o empregador é o responsável por orientar o funcionário em home office sobre a maneira de realizar os serviços e sobre os cuidados necessários para evitar acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Por isso, é essencial que o empregado assine um termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as instruções recebidas.

Por fim, é preciso fazer o registro na Carteira de Trabalho do funcionário em home office, indicando essa modalidade de trabalho nas anotações gerais. 

Em todos esses momentos de formalização do contrato de home office, conte sempre uma consultoria jurídica especializada!

DICA BÔNUS:

No home office, o empregado poderá utilizar equipamentos tecnológicos fornecidos pela empresa ou computadores e smartphones próprios.

O funcionário em home office, então, terá contato com dados pessoais de clientes quando e onde quiser, estando sujeito a invasões e crime cibernéticos, com o vazamento de dados e conversas sigilosas da empresa.

Por isso, o cuidado com a Lei Geral de Proteção de Dados deve ser redobrado!

É fundamental estabelecer dentro de sua empresa um protocolo para armazenamento das informações relacionadas ao seu trabalho, evitando possíveis danos decorrentes do vazamentos de dados. Também, é importante prever no próprio contrato do funcionário em home office a obrigação dele realizar procedimentos de exclusão dos dados e de proteção digital, sob pena de responsabilização.

De fato, os cuidados com a proteção de dados não são nada fáceis e qualquer negligência pode gerar sanções cíveis e penais para o empregador. Para evitar qualquer problema, procure sempre uma ajuda especializada para implementação da Lei Geral de Proteção de Dados na sua empresa!

Se você ficou com alguma dúvida sobre o assunto, a CHC Advocacia pode te ajudar nesse e em vários outros temas de seu interesse! Se inscreve no nosso canal do Youtube e assine gratuitamente nossa newsletter para receber artigos, notícias e informativos diretamente no seu e-mail!

Se quiser obter informações ainda mais específicas sobre o tema, deixe um comentário nessa postagem ou, caso precise, solicite orçamento para análise de sua situação. Teremos prazer em ajudá-lo!

Guia da reforma trabalhista

3 comentários em “Quais cuidados tomar ao contratar um funcionário para home office?”

  1. Maria Isabel Pinto da Silva

    Por conta da pandemia, funcionários estavam sendo colocados em home, no meu deptº era p/eu ficar presencial, uma auxiliar jovem por utilizar transporte público ficaria home, e a outra por estar em tratamento de câncer também home. Como sou grupo de risco e moro com minha mãe que é também, solicitei o home, pois não achei justo eu ficar exposta e uma jovem, transferida p/o deptº p/cobrir possíveis ausências da outra funcionária ficasse Home. Ocorre que fizeram redução de jornada e salário, e nós fomos colocadas nesse formato, no entanto, o trabalho não reduziu como alegado pela empresa que afirmou que os homes estavam parcialmente ociosos. Tivemos que assinar contrato individual “leonino”, onde todas as obrigações do home é do funcionário, ou seja, no meu caso, até o equipamento é meu. Agora querem que assinemos outro contrato individual onde nos responsabilizamos por qualquer uso de equipamentos, software, dados da empresa….no caso de mal uso, outro contrato leonino, onde todas as responsabilidades é do funcionário. Além disso, o Vale Refeição foi retirado e a empesa alega que o almoço está sendo servido na empresa, e quem quiser pode ir lá para almoçar! Estamos sendo monitorados há tampos, sem sermos avisados disso, e isso está sendo posto nesse novo contrato de “LGPD” somente agora, semana passada. Como estou sobrecarregada de trabalho, a gestora da área está dizendo que a auxiliar está lá, também, para me ajudar, para eu ensinar trabalhos e passar para ela, no entanto , entendo que a redução de jornada só e permitida caso a empresa comprove que não há trabalho ou está “reduzido”, o que não é o meu caso. Pode me dar um parecer ainda que sucinto? Obrigada . Ass. Maria Isabel

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