6 passos para criar um regulamento interno para sua empresa

O regulamento interno da empresa é fundamental para garantir que os colaboradores desenvolvam suas atividades de forma plena e harmônica, impulsionando a produtividade e a eficiência da organização no mercado. Entretanto, esse documento deve ser elaborado cuidadosamente — caso contrário, o negócio não aproveitará de todos seus benefícios.

Com o intuito de ajudá-lo a criar esse regulamento, trouxemos neste texto quais dispositivos podem ou não estar presentes nele, as 6 principais etapas para elaborá-lo e, após, qual é o papel dos advogados na criação e desenvolvimento desse documento. Confira a leitura!

Itens que podem ou não estar dispostos no regulamento interno

Primeiro, é crucial entender quais pontos podem ou não estar previstos no documento. Basicamente, não será permitido desrespeitar a legislação brasileira — seja civil, trabalhista e outras — e os acordos sindicais — convenções e acordos coletivos.

Por exemplo, o regulamento não poderá incluir normas de férias que divergem do que está previsto na Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT), estabelecer horários de trabalho além do limite legal, entre outras restrições.

Além disso, é importante que o documento observe os costumes locais, o que inclui as tradições e o clima local. Por exemplo, não se pode exigir que os colaboradores utilizem coletes, ternos ou roupas que gerem muito calor se o estabelecimento está localizado em uma região quente do Brasil e o funcionário trabalha em ambiente externo.

Desde que a lei e os costumes não sejam violados, o regulamento poderá partir de obrigações ou restrições mais básicas até as mais complexas.

Os 6 passos para elaborar o regulamento interno da empresa

Para que o conteúdo desse documento seja objetivo e alinhado às necessidades da empresa e agregue valor à sua rotina, os empreendedores e gestores devem seguir determinadas etapas. Veja quais são elas abaixo.

1. Defina a estrutura

Todo regulamento interno deve ser padronizado por uma estrutura específica. Caso isso não seja feito, as pessoas terão dificuldades em interpretá-lo. É importante que o documento inclua elementos como:

• apresentação com dados sobre a empresa;
• identidade organizacional e filosofia da empresa;
• capítulos que contenham o assunto que será tratado;
• cláusulas que trazem as obrigações e restrições;
• observações que esclareçam dúvidas, expliquem termos etc.

Lembre-se de que todos os dispositivos devem ser claros e objetivos, assegurando que os colaboradores entendam todas as informações.

2. Observe a identidade organizacional

A identidade organizacional é um conjunto de diretrizes e filosofias que devem ser observadas pelos gestores na tomada de decisões, bem como pelos colaboradores durante a execução de suas tarefas. Esse conceito é dividido em três elementos:

• missão: é o motivo pelo qual a empresa foi criada;
• visão: trata-se da situação futura que a empresa pretende alcançar, sendo o seu objetivo a longo prazo;
• valores: são os princípios básicos que regem o comportamento de todos da empresa perante os clientes, parceiros, fornecedores, colegas e subordinados.

Todos os dispositivos devem observar esses preceitos, também precisando ser incluídos no regulamento para que todos o sigam.

3. Elabore as cláusulas

Nesta etapa será preciso estruturar as cláusulas do regulamento, que deverão ser separadas conforme o assunto (capítulos). Algumas normas que geralmente estão presentes no documento são:

• obrigações e deveres dos colaboradores;
• horário de trabalho;
• uso de uniformes;
• cuidados no manuseio de equipamentos e máquinas;
• requisitos para admissão;
• comportamento perante colegas de trabalho, superiores hierárquicos e clientes;
• condições para indenizar prejuízos causados à empresa e situações que geram descontos em salários;
• uso dos computadores, celulares, tablets e outros equipamentos;
• normas sobre faltas e atrasos;
• questões de higiene;
• licenças de trabalho;
• tempo disponível para marcar ponto;
• regras para transferência de local de trabalho;
• benefícios concedidos;
• procedimentos para solicitação e concessão de férias e licenças;
• proibições;
• uso de equipamentos de proteção individual (EPI), se houver;
• normas sobre as informações sigilosas do negócio.

4. Preveja sanções para descumprimento

O descumprimento de qualquer cláusula deve ser punido com as sanções previstas em lei, como:

• advertência verbal: aviso verbal, não podendo ser dado na frente de outros colaboradores;
• advertência escrita: é feita em duas vias, sendo que uma é entregue ao colaborador;
• suspensão: o empregador suspende o funcionário por até 30 dias;
• demissão: o colaborador pode ser dispensado por justa causa — o artigo 482 da CLT traz um rol de atitudes que geram a justa causa.

Lembre-se de que a punição deve ser feita imediatamente, isto é, o empregador não pode advertir o colaborador dias depois que este cometeu a falha, por exemplo.

Por fim, é necessário ter proporcionalidade no momento de impor a sanção. Demitir um funcionário por ter atrasado somente uma vez não é proporcional, porém é adequado demiti-lo se ele incorrer no mesmo atraso por muitos dias seguidos.

5. Apresente o regulamento aos funcionários

Simplesmente formalizar o regulamento não é suficiente para garantir seu cumprimento. Os colaboradores precisam compreender a sua importância, estudá-lo e cumpri-lo. Algumas atitudes que podem ser tomadas para fazê-lo são:

• fazer cópias e distribuir para todos da organização, como funcionários, estagiários, gestores, supervisores etc.;
• marcar reuniões ou conferências para explicar o conteúdo do regulamento;
• explicar a importância do regulamento interno e as consequências de seu descumprimento;
• deixar cópias à disposição para que todos o confiram;
• lembrar os colaboradores sobre suas normas na rotina de trabalho.

6. Faça o termo de aceite

O termo de ciência ou aceitação é um documento entregue ao colaborador mediante recibo e cuja finalidade é comprovar que o funcionário leu o regulamento e aceitou suas disposições. Se ele descumprir o regulamento, sofrerá as punições e não poderá alegar que desconhece o seu teor.

Também recomendamos que seja incluída uma cláusula dentro do regulamento interno que preveja o termo de aceite e a respectiva assinatura do colaborador.

O papel do advogado no desenvolvimento e na implementação do regulamento interno

É fundamental que o gestor tenha o apoio do departamento jurídico para elaborar o regulamento interno, pois os advogados são os profissionais que têm o conhecimento técnico necessário para verificar se o documento não infringe a lei.

Um profissional jurídico analisará as cláusulas, sua adequação em relação à CLT, o Código Civil, a Constituição Federal e outras leis, os costumes locais e os acordos sindicais. Além disso, ele auxiliará na implementação das normas e orientará acerca de quais medidas podem ser tomadas para garantir o cumprimento pelos funcionários.

O regulamento interno da empresa precisa ser elaborado e implementado com cuidado — caso contrário, poderá infringir a legislação ou não ser seguido pelo pessoal. A melhor solução para esses problemas é contar com o apoio de um bom escritório de advocacia.

Quer solucionar dúvidas sobre o regulamento interno e outras questões legais? Entre já em contato conosco da CHC Advocacia!

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