Documentação fiscal e tributária: quais são os documentos que a sua empresa precisa manter e como consegui-los?

Manter a documentação fiscal e tributária de sua empresa organizada é parte essencial de uma boa gestão, uma vez que o Brasil impõe, aos empresários, uma grande burocracia para abrir e manter um negócio funcionando.
Muitas vezes, os empreendedores não dispõem de conhecimento sobre quais são as suas obrigações e como desempenhá-las da melhor forma possível, enfrentando problemas com a fiscalização.

No post de hoje, vamos falar sobre os documentos fundamentais que uma empresa deve ter e manter. Acompanhe.

Entenda o direito fiscal e tributário

O direito tributário ou fiscal representa o conjunto de normas e interpretações que regulam a arrecadação dos tributos e a relação jurídica estabelecida entre o Estado e o contribuinte.

Conheça os tipos de obrigação tributária

O objeto do direito tributário é a obrigação tributária, que pode ser exigida de duas maneiras. Falamos abaixo sobre cada uma delas. Acompanhe!

Obrigação tributária principal

O Código Tributário Nacional define como obrigação principal aquela que surge com a ocorrência do fato gerador e tem por objeto o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e extingue-se com o crédito dela decorrente.

Fato gerador também é tipificado pelo CTN e diz respeito às situações definidas em lei como necessárias e suficientes à ocorrência da obrigação.

Por exemplo, quando uma pessoa ganha, no ano, um valor acima do limite de isenção estipulado pela Receita Federal do Brasil, ela precisa pagar o Imposto de Renda de Pessoa Física.

Obrigação tributária acessória

A obrigação acessória diz respeito à obrigação de fazer ou não fazer alguma coisa com a finalidade de facilitar a arrecadação ou a fiscalização dos tributos.

Um exemplo de obrigação acessória é quando a pessoa física não ultrapassa a renda mínima estipulada pela RFB, mas possui uma casa ou um CNPJ (empresa) em seu nome. Nesse caso, ela é obrigada a enviar a declaração de imposto de renda mesmo que não precise realizar nenhum tipo de pagamento.

Descubra de quem é a competência para cobrar tributos

O Brasil é um dos países com a maior legislação tributária — há normas e tributos para quase tudo. A competência de instituir, cobrar e fiscalizar os tributos é definida pela Constituição Federal. Abaixo, falamos sobre cada uma delas.

União

É competência da União a criação e alteração dos seguintes impostos:

– Imposto sobre produtos industrializados (IPI);
– Imposto de renda e proventos de qualquer natureza (IR);
– Impostos sobre exportação ou importação;
– Impostos sobre operação de crédito, câmbio e seguro (IOF);
– Impostos relativos a títulos ou valores mobiliários;
– Imposto sobre território rural (ITR);
– Imposto sobre grandes fortunas;
– Imposto sobre empréstimos compulsórios e contribuições sociais;
– Imposto extraordinário de guerra e de calamidade pública.

Estados e Distrito Federal

Cabe aos Estados e ao Distrito Federal criar e arrecadar os seguintes tributos:

– Transmissão “causa mortis” e doação de bens e direitos;
– Relativos à circulação de mercadorias (incidindo sobre minerais, lubrificantes, combustíveis líquidos e gasosos e energia elétrica);
– Sobre prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação (transmissão e recepção de mensagens escritas, faladas, visuais, por meio de rádio, telex, televisão etc.);
– Propriedade de veículos automotores;
– Adicional de até 5% sobre imposto de renda.

Municípios

Já para os Municípios, coube as seguintes competências:

– Sobre a propriedade predial e territorial urbana;
– Sobre transmissão “intervivos”, a qualquer título, por ato oneroso, de bens imóveis (como venda, permuta, compra, transferência de financiamentos, exceto hipoteca, incorporação de patrimônio, fusão, cisão, extinção de pessoa jurídica);
– Sobre vendas a varejo de combustíveis líquidos e gasosos, exceto óleo diesel;
– Sobre serviços de qualquer natureza.

Compreenda qual a documentação fiscal e tributária essencial para as empresas

A criação de uma empresa no Brasil é tarefa bastante burocrática e pode demandar quase 100 dias para cumprir todas as exigências. A lista da documentação fiscal e tributária assusta qualquer pessoa que não tenha muito conhecimento sobre o assunto.

Abaixo, listamos alguns dos documentos fiscais e tributários indispensáveis para o funcionamento de seu empreendimento.

Contrato social

O contrato social é o documento que registra todas as informações da empresa, bem como capital social, sede, objeto, sócios e a cota de participação de cada um. É utilizado para, basicamente, todas as atividades empresariais, servindo como se fosse uma certidão de nascimento.

Alvará

É um documento fiscal concedido pelo município, que atesta a regularização do imóvel e a permissão para o exercício da atividade na região, de acordo com a lei de zoneamento de cada cidade.

O alvará deve ser renovado periodicamente, dependendo da legislação do município em que a empresa estiver instalada e é terminantemente proibido funcionar sem a existência do referido documento, que é exigido para qualquer tipo de estabelecimento.

Licença da vigilância sanitária

Todo estabelecimento que oferecer, direta ou indiretamente, algum risco à saúde deve obter a licença da vigilância sanitária para o seu regular funcionamento. A forma de requerimento, as exigências e as penalidades, variam de município para município.

CNPJ

É o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica e serve para identificar a empresa, assim como o CPF identifica pessoas físicas. É um documento fiscal e tributário essencial para qualquer empresa e, sem ele, não é permitida a realização de nenhum trâmite legal, como emissão de notas fiscais.

Inscrição estadual

Toda empresa de comércio ou indústria deve estar cadastrada na Secretaria da Fazenda de seu estado. A inscrição estadual é um registro formal realizado na Receita Estadual e liberado pela Secretaria da Fazenda, e serve para que sejam realizados a cobrança e o recolhimento do Imposto Sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS).

As regras variam de uma região para outra, portanto, é prudente realizar tais trâmites sempre contando com a assessoria de um profissional especializado.

Inscrição municipal

A inscrição municipal registra os prestadores de serviço, inclusive os autônomos, e está vinculada ao cadastro municipal do contribuinte, que tem relação direta com o Imposto Sobre Serviços (ISS).

RAIS

RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais e é, como o nome já diz, uma declaração que deve ser feita anualmente, informando ao Ministério do Trabalho e Emprego as contratações realizadas pela empresa nesse período.

Mesmo que não tenha realizado nenhuma contratação durante o ano, é necessário entregar a RAIS negativa, contendo os dados cadastrais do estabelecimento. A exceção para tal obrigação é dos empreendedores individuais, que são isentos de apresentar o documento caso não tenham empregados.

CAGED

É o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e é uma outra forma de o MTE controlar os trabalhadores admitidos e demitidos.

Livros contábeis

São documentos fiscais e tributários essenciais de registros da empresa e devem trazer todas as informações listadas abaixo:

– Livro diário: enumera todas as movimentações da empresa, como compras e vendas;
– Livro razão: enumera as movimentações por tipo de pagamento;
– Entradas e saídas: registram as compras de estoque e a venda de produtos.

Documentos trabalhistas

Tenha sempre guardada toda a documentação referente aos seus empregados, como exames médicos, pagamento de salários, férias, 13º, bônus, vale-transporte e vale refeição. Além disso, não esqueça de manter em dia as contribuições previdenciárias e o recolhimento do FGTS.

Licença ambiental

Ao montar a empresa, deve-se verificar se a atividade exige licenciamento concedido pelo Conselho Nacional do Meio Ambiente. A resolução nº 237 do CONAMA prevê quais empreendimentos têm obrigação de obter a licença ambiental para o regular funcionamento do negócio.

Liberação do Corpo de Bombeiros

Quase todos os empreendimentos devem ter a liberação do Corpo de Bombeiros para funcionamento. O órgão realiza uma vistoria no local e indica quais são as medidas de segurança que devem ser adotadas.

As regras, multas e taxas a serem pagas variam de região para região e devem ser estudadas conforme a necessidade do negócio.

Veja o que é o Sistema Público de Escrituração Digital

O Sistema Público de Escrituração Digital, também conhecido como SPED, foi criado no programa de aceleração de crescimento do Governo Federal entre 2007 e 2010. Ele tinha intuito de unificar as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal das empresas, mesmo que imunes ou isentas.

Com esse projeto, os livros e documentos fiscais e tributários são emitidos de maneira eletrônica específica e padronizada, garantindo que a relação entre Fisco e contribuinte seja mais rápida, prática e eficaz.

Tome nota de 5 dicas para manter as obrigações fiscais e tributárias em dia

O Brasil é um dos países com mais regras tributárias vigentes e isso acaba dificultando a vida das empresas, que precisam sempre estar atentas às normas para não enfrentarem entraves com a fiscalização.

Abaixo, listamos 5 dicas para manter as obrigações contábeis em dia.

1- Estabeleça um planejamento tributário

Pesquisas indicam que a maioria dos negócios pagam mais tributos do que deveriam, pois desconhecem a legislação brasileira. Uma ótima forma de evitar esse desperdício de capital e ainda manter as obrigações fiscais em dia é investindo no planejamento tributário de sua empresa, contratando um profissional especializado no assunto.

2- Mantenha a organização dos documentos

Sabemos que erros podem acontecer e, de repente, você pode ser cobrado por uma conta que já foi paga. A administração pública tem presunção de veracidade, ou seja, tudo o que ela alega é considerado verdadeiro até que se prove o contrário.

Caso a empresa seja notificada da existência de uma dívida, deverá apresentar o referido comprovante para que o Fisco localize o equívoco e faça a baixa em seu sistema. Portanto, mantenha sempre a sua documentação fiscal e tributária organizada e bem guardada por, no mínimo, cinco anos e evite problemas com a fiscalização.

3- Consulte uma assessoria tributária

Por mais que você queira, não é possível abraçar o mundo. Cuidar de uma empresa exige atenção e cuidado a diversos detalhes para fazer o negócio decolar e, portanto, é mais prudente fazer uso de uma assessoria para os assuntos burocráticos.

Um profissional especializado sabe da importância de guardar os documentos e criar um padrão para os procedimentos fiscais e tributários, caso a empresa sofra algum tipo de fiscalização.

4- Faça uso da tecnologia

Antigamente, todos os documentos eram físicos e as empresas precisavam ter um espaço adequado para guardar todos os papéis, bem como funcionários para organizá-los.

Atualmente, boa parte dessa tarefa pode ser feita digitalmente, inclusive, muitos dos documentos fiscais e tributários são enviados por meio de programas de computadores. Portanto, vale a pena fazer uso de ferramentas tecnológicas para a gestão desses arquivos.

5- Fique atento às notas fiscais emitidas

Muitas empresas não prestam a devida atenção às notas fiscais emitidas contra elas, ou seja, aquelas que são geradas pelos fornecedores com quem o negócio mantém relação.

Não esqueça que todas as movimentações precisam ser registradas, tanto aquelas que entram no caixa quanto as que saem, e que esses números precisam ter coerência entre si, pois é a partir deles que a fiscalização vai se basear ao realizar uma auditoria.

Conheça os riscos em não manter as obrigações fiscais e tributárias em dia

Se sua empresa estiver passando por alguma dificuldade financeira, pense várias vezes antes de atrasar o pagamento dos tributos, uma vez que a dor de cabeça pode ser pior no futuro.

Falaremos, a seguir, dos prejuízos que um negócio pode sofrer ao não manter as obrigações tributárias em dia. Confira!

Impossibilidade de participação em licitações

Se a sua empresa pretende participar de alguma licitação, é melhor que ela não tenha nenhum tipo de pendência com o Fisco, pois a regra é que o participante deve apresentar diversas certidões, entre elas, a negativa de débitos tributários federais, estaduais e municipais.

Indisponibilidade de linhas de crédito

Dificilmente, a empresa conseguirá algum tipo de empréstimo, principalmente nos bancos públicos, o que dificultará ainda mais a saúde financeira do negócio se ele estiver enfrentando uma crise.

Pagamento de multas pesadas

O Fisco é bastante incisivo quando o assunto é a cobrança de multas referentes a tributos atrasados, o que prejudica ainda mais a situação dos contribuintes que estiverem em dificuldades financeiras.

Bloqueio dos bens

Se a empresa deixar de pagar tributos e sofrer uma execução fiscal, pode ter valores financeiros e outros bens bloqueados. Além disso, se o negócio não possui efetivo suficiente para saldar a dívida e ficar comprovada a realização de alguma fraude por parte dos sócios, o Fisco pode ainda solicitar a desconsideração da personalidade jurídica para atingir o patrimônio pessoal dos proprietários da empresa. Portanto, fique atento.

Responsabilização criminal

Se a Receita Federal ou as secretarias da fazenda estadual ou municipal entenderem que houve tentativa de sonegação fiscal, a situação fica ainda mais complicada.

A sonegação de impostos não é apenas o não pagamento dos tributos, mas o emprego de práticas dolosas para adiar pagamentos, omitir informações nas declarações fiscais e, até mesmo, fazer uso de documentos falsos.

Tal prática é considerada crime e está tipificada no art. 1º da Lei nº 4.729/65, podendo responsabilizar diretores, sócios e contadores da empresa, que, além de terem que realizar o pagamento dos valores devidos, ainda correm o risco de serem condenados à prisão.

Observe como uma consultoria tributária pode ajudar a sua empresa

Ao iniciar um negócio, a maior parte dos empreendedores pensa que pode desempenhar todas as funções sem acompanhamento, porém, como observado das explicações deste post, a situação é bem mais complexa do que aparenta. Abaixo, listamos o que uma assessoria tributária pode fazer e como a empresa pode se beneficiar.

Traçar a estratégia da empresa

A primeira atitude que uma assessoria deve tomar é organizar a documentação fiscal e tributária para conhecer melhor a realidade da empresa e, dessa forma, traçar a estratégia de diminuição de tributos.

Analisar o enquadramento jurídico

Um erro bastante comum cometido pelos empreendedores é a criação de seus negócios em enquadramento empresarial e tributário equivocado. No Brasil, há seis modalidades de empresa, que são as seguintes:

1- Sociedade em nome coletivo;
2- Sociedade em comandita simples;
3- Sociedade limitada (LTDA);
4- Sociedade em comandita por ações;
5- Sociedade anônima (S/A);
6- Empresa individual de responsabilidade limitada (EIRELI).

Para definir a carga tributária de cada empreendimento, é necessário avaliar em qual regime ele foi criado, se no simples nacional, no lucro real ou no presumido.

Para realizar a melhor escolha, é necessário conhecer a realidade do seu negócio, bem como as regras de cada enquadramento, pois, muitas vezes, o regime mais simples nem sempre é o mais barato.

Reconhecer os benefícios fiscais

Uma boa assessoria fiscal e tributária vai saber reconhecer os benefícios fiscais para sua empresa e, dessa maneira, reduzir o impacto tributário, fazendo com que sobre mais dinheiro para a empresa investir em seu crescimento.

Diminuir a carga tributária

Um bom planejamento tributário é aquele que consegue diminuir o pagamento dos impostos da empresa, fazendo uso de artifícios éticos e legais sem colocar em risco o negócio.

Manter a conta pessoal separada da conta empresarial

Um erro bastante comum na administração de qualquer negócio é misturar as contas de pessoa física com a da pessoa jurídica.

Essa é uma prática que pode prejudicar tanto o empresário quanto a empresa, uma vez que a organização financeira fica prejudicada e não se sabe ao certo qual o rendimento do negócio, o que pode gerar uma carga tributária ainda maior.

Praticar a defesa em execução fiscal

O papel fundamental da consultoria tributária é evitar que a empresa tenha qualquer tipo de problema com o judiciário, uma vez que processos são sempre demorados, caros e podem gerar uma série de prejuízos.

No entanto, se a importância da prevenção não foi levada a sério como deveria, o negócio vai precisar da assessoria jurídica para realizar a sua defesa diante de uma execução fiscal, que é uma ação utilizada pela Fazenda para reivindicar o pagamento de tributos inscritos na dívida ativa, seja municipal, seja estadual, seja federal.

Se você ainda ficou com alguma dúvida sobre a documentação fiscal e tributária que uma empresa deve manter para não ter problemas com a fiscalização, entre em contato conosco, teremos o maior prazer em atendê-lo.