eSocial para empresas: a plataforma de “desburocratização” dos negócios

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Leitura de 6 min

O eSocial para empresas é um projeto do Governo Federal que tem como objetivo integrar o envio de dados trabalhistas e fiscais. Ou seja, a plataforma integra as informações da Receita Federal, Previdência Social e do Ministério do Trabalho em um único cadastro, realizado por meio eletrônico.

No modelo tradicional, o volume de documentos a ser enviado é grande, gerando maior burocracia no processo, além de requisitar maior tempo por parte do gestor para verificar e organizar a papelada. Com o uso da ferramenta, por outro lado, todos os dados são inseridos no sistema, agilizando o cumprimento das obrigações da empresa.

No entanto, a transição do modelo físico para o digital exige a adaptação de sistemas e processos da organização para funcionar sem quaisquer erros ou inconsistências. Quer saber mais detalhes sobre o eSocial e seu impacto nos negócios? Continue a leitura!

Para que serve o eSocial?

Trata-se de um sistema eletrônico que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), utilizado para unificar a prestação de obrigações empresariais diretamente aos órgãos governamentais, de maneira ágil e prática. Uma de suas finalidades é evitar o preenchimento de vários documentos — cada um deles com um prazo diferente para entrega — o que contribui para a redução da burocracia no cotidiano.

Assim sendo, o cadastro fica registrado e basta fazer a atualização de dados para deixar tudo em dia, em vez de preencher diversas fichas, tornando os processos mais lentos e sujeitos a equívocos.

Quais serão os benefícios do eSocial para empresas?

Em um primeiro momento, a plataforma implicará significativas mudanças nos processos internos da organização, tanto no que tange à rotina do RH como na fiscalização tributária e no cumprimento dos direitos dos colaboradores, principalmente os previdenciários e trabalhistas. Por isso, veja abaixo os 5 principais benefícios que a ferramenta trará para as organizações.

1- Otimização das atividades cotidianas

Antes da implementação da ferramenta, os empreendimentos eram obrigados a enviar uma série de documentos separadamente para os órgãos de regulação e fiscalização, o que transforma processos rotineiros em tarefas altamente burocráticas.

Com o eSocial, tudo isso muda. Por meio da plataforma, todos os formulários são preenchidos e enviados ao sistema, para simplificar das atividades no dia a dia.

2- Racionalização dos processos

Ao implantar a ferramenta, a empresa ganha em agilidade, pois as informações são inseridas no sistema, gerando uma guia única de tributação. Além disso, elas podem ser acessadas facilmente, graças ao compartilhamento virtual dos dados.

Dessa forma, vários documentos se tornam desnecessários — como a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

Essa facilidade permite o cumprimento das obrigações por parte das empresas com maior tecnologia e economia, sem desperdício de tempo nem recursos.

3- Melhora na gestão organizacional

O eSocial trará maior ordenação para as informações do empreendimento. Os formulários e pastas — antes produzidos por meio físico — serão substituídos pela documentação eletrônica, melhorando o acesso e manuseio dos dados.

Além disso, eles podem ser cruzados com aqueles já registrados nos órgãos do governo. Isso se reflete na melhora da análise das informações e da gestão jurídica e organizacional, por meio da construção de bases que contribuem para a tomada de decisões.

Como resultado, o empreendedor passa a ter uma visão mais aprofundada e completa de seus processos, a partir da criação de indicadores de desempenho mais precisos e da comparação de informações estratégicas para o negócio.

4- Redução de custos

Com a adoção do eSocial para empresas, não haverá a necessidade de gastos com o uso de papel, visto que o preenchimento e envio das informações será totalmente online e seguro, sem custo com impressões nem armazenamento de documentação.

Outra vantagem é a extinção de espaço reservado para guardar toda a papelada nos escritórios, uma vez que a legislação exigia que a documentação fosse retida por até 30 anos, para que fossem analisados em caso de auditoria ou fiscalização.

Uma companhia que antes deveria regularizar os papéis de um empregado já desligado não precisará mais fazer isso. Com a inserção de todas as informações anteriormente registradas em meio físico, essa obrigação passa a ser do governo, e será realizada automaticamente pelo sistema.

5- Aumento da transparência e segurança jurídica

Ao utilizar uma ferramenta totalmente informatizada e com segurança da informação, se trabalha com dados mais consistentes e seguros, imprimindo maior lisura às organizações, o que é muito importante para a política de compliance.

A ferramenta também traz garantias para as empresas em relação ao fisco, pois se evita a criação de passivos trabalhistas e tributários. Ou seja, o empreendimento só cumprirá com as obrigações devidas. Nem mais, nem menos.

Qual é o prazo de implantação e adequação à plataforma?

O eSocial para empresas já está em vigor desde o dia 28 de janeiro de 2018 para aquelas com faturamento acima de R$ 78 milhões. No caso das demais, ele só será obrigatório a partir de julho de 2018. Estima-se que a plataforma integrará cerca de 8 milhões de empreendimentos e 40 milhões de trabalhadores.

Como haverá uma quantidade de mudanças significativas às quais será necessário se adequar, o indicado é começar a fazer o estudo e implantação de um planejamento adequado e estratégico, adaptado para a nova realidade.

O que acontece em caso de descumprimento?

Aqueles que não adotarem a nova regra estarão sujeitos às penalidades previdenciárias, fiscais e trabalhistas, de acordo com a legislação vigente. No entanto, sua identificação e fiscalização serão mais rápidas, já que há o cruzamento de dados dos empreendimentos com os órgãos do governo. Apesar de exigir maior rigor em um primeiro momento, a plataforma tem boas perspectivas.

É esperado que os profissionais se adaptem rapidamente à ferramenta, que oferece manuseio ágil e otimizado para seus usuários, reduzindo substancialmente a burocracia, que tanto dificulta e atrasa a vida dos empresários brasileiros.

Independentemente do porte ou segmento de atuação, todas as organizações devem se preparar para trabalhar com o eSocial para empresas. Para fazer essa transição, o ideal é buscar o auxílio de uma consultoria especializada, principalmente quando se trata de negócios de pequeno e médio porte.

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