Gerir um negócio é uma atividade complexa, que envolve o cumprimento de diversas obrigações tributárias, trabalhistas, fiscais e contábeis. São inúmeras as normas, leis e regulamentos aplicáveis ao dia a dia das empresas e que devem ser cumpridos a fim de evitar problemas que normalmente resultam em multas.
Por isso, os empresários devem buscar soluções que visem minimizar riscos, trazendo mais segurança jurídica para o negócio. E é nesse contexto que surgem as auditorias e seus diferentes tipos, tema central deste artigo.
Vamos ajudá-lo a conhecer 6 tipos de auditoria que podem ajudar sua empresa: jurídica, empresarial e trabalhista, fiscal e tributária, ambiental e operacional. Além de aprender os conceitos e entender o papel da auditoria, você vai descobrir suas vantagens, os modelos e como elas são feitas.
Também vamos mostrar ao empresário como identificar o momento adequado para fazer uma auditoria, para quais empresas esse tipo de solução é indicado, quais são os requisitos para contratar uma auditoria e demais questões relevantes envolvendo o tema.
Você quer aprofundar seu conhecimento sobre o assunto e entender como ele pode contribuir na gestão do seu negócio? Acompanhe!
O que é auditoria e qual seu papel dentro da empresa?
A auditoria é uma atividade por meio da qual são realizadas conferências com o objetivo de identificar se as ações e os procedimentos adotados por uma determinada empresa estão em conformidade com a legislação em vigor.
Desta forma, a auditoria empresarial está associada às análises de operações contábeis, trabalhistas e tributárias do negócio, buscando informações sobre o que está sendo feito e eventuais mudanças que possam trazer mais segurança jurídica, economia e clareza nos processos.
Assim, a auditoria avalia controles internos, busca incoerências e elabora relatórios com o parecer sobre a atual situação dos processos internos da empresa. Além disso, traz sugestões das medidas que podem ser tomadas para melhorar os procedimentos internos e mantê-los alinhados com a legislação e as próprias políticas organizacionais.
É importante ressaltar que é interessante que essa auditoria jurídica seja conduzida por profissionais independentes e que não tenham nenhum vínculo com a empresa. Isso garante a imparcialidade de todos os processos e traz mais segurança quanto à precisão dos relatórios desenvolvidos.
Vale destacar que a auditoria mostra os pontos vulneráveis da corporação, inclusive quanto ao risco de a empresa sofrer ações judiciais em diversas esferas, como tributária, trabalhista e contratual.
O principal objetivo da auditoria é apontar possíveis erros que possam comprometer os resultados da empresa, bem como as medidas que devem ser adotadas para garantir a segurança e o desenvolvimento saudável do negócio.
Quais são os modelos de auditoria?
Essencialmente, existem dois modelos de auditoria: interna e externa. Entenda como cada uma delas funciona a seguir!
Interna
A auditoria interna é realizada por pessoas que são vinculadas à empresa, geralmente os próprios colaboradores e funcionários da organização. Seu objetivo é verificar os processos internos, avaliar o nível de segurança e a eficiência e eficácia do controle administrativo do negócio.
Externa
A auditoria externa, por sua vez, é terceirizada e realizada por profissionais como auditores e advogados especializados. O objetivo é o mesmo da interna, com a diferença de que o auditor não tem qualquer relação com a empresa nem risco de sofrer conflito de interesses.
Diferenças entre auditoria externa e auditoria interna
Tanto a auditoria externa quanto a interna utilizam os mesmos preceitos e técnicas para realizar o trabalho. Suas atividades estão baseadas na atenção quanto à gestão interna, análise dos procedimentos e inadequações, além das sugestões de melhoria.
Todavia, enquanto a auditoria interna tem o escopo de buscar informações relevantes para a qualificação do processo de tomada de decisões, a externa é mais direcionada para o mercado. Ainda, a auditoria externa é mais utilizada quando o empresário quer avaliar processos e minimizar a ocorrência de falhas, e a interna é mais comum para lidar com aspectos operacionais do negócio.
Por que a auditoria é importante para os negócios?
Ela representa uma ferramenta de gestão que atua de forma estratégia no controle dos processos e na manutenção da regularidade das atividades organizacionais.
Assim, sua aplicação permite aos gestores identificar eventuais riscos para o negócio, eliminando-os e buscando a qualidade geral nos serviços prestados e/ou produtos desenvolvidos.
Além de evitar possíveis fraudes e esquemas dentro da empresa, a auditoria também contribui para a segurança jurídica e operacional e o aumento do grau de confiança dos colaboradores, fornecedores, investidores, parceiros e clientes.
É por isso que se trata de um procedimento que contribui para o crescimento saudável da empresa, já que ajuda na identificação de lacunas e eventuais correções.
Por isso, em geral, a auditoria é um mecanismo interessante para melhorar a maneira como a empresa administra seus recursos, desenvolvendo estratégias de planejamento e otimização que proporcionem mais segurança, transparência e oportunizem o crescimento do negócio.
Quais são os motivos de fazer uma auditoria?
Em algumas situações as empresas são legalmente obrigadas a realizar auditorias independentes, em prazos que podem variar de seis em seis meses, até anualmente.
Sendo procedimento obrigatório, as empresas precisam contratar auditorias independentes, na modalidade de auditoria externa, como mencionamos anteriormente.
Entretanto, mesmo não sendo obrigada, existem algumas razões pelas quais a sua empresa pode fazer uma auditoria. Confira a seguir quais são os motivos para a sua empresa considerar a realização de uma!
- Se o gestor e/ou empresário querem prevenir erros e fraudes, avaliando a eficiência dos controles internos e se a execução das atividades está alinhada com o planejamento.
- Quando houver necessidade ou interesse de melhorar os procedimentos, conhecer melhor os processos e controles e investir no desenvolvimento do negócio.
- Nos casos em que houver necessidade de comprovar informações, números contábeis e a credibilidade da empresa para investidores, instituições e/ou terceiros eventualmente interessados no negócio. Neste tipo de situação, a auditoria avalia tanto os processos quanto os registros e movimentações realizadas.
Conheça as diferenças entre as auditorias
Existem diferentes tipos de auditoria, normalmente focada em aspectos diversos do negócio: auditoria jurídica, empresarial, trabalhista, fiscal e tributária, ambiental e operacional. Entenda quais são as principais características de cada uma delas.
1. Jurídica
A auditoria jurídica é voltada para as empresas que buscam orientação e suporte jurídico para a gestão. Realizada por advogados especializados, ela é indicada para a empresa que deseja desenvolver estratégias e processos voltados para a melhoria organizacional, levando em consideração à legislação em vigor e a necessidade de adequação à lei.
2. Empresarial
A auditoria empresarial é uma espécie mais ampla, já que engloba diversas características do direito empresarial e de outras áreas do direito, como trabalhista, tributário e contratual, por exemplo.
O seu foco é propiciar clareza com relação ao negócio, visando a economia de recursos financeiros e a melhora no relacionamento profissional, com clientes, fornecedores, acionistas, investidores e fornecedores.
Durante a auditoria empresarial são avaliados os controles internos (trabalhistas, tributários e contábeis), bem como o desenvolvimento anual da empresa. Tudo isso é feito buscando qualquer tipo de incoerência nas informações registradas e proporcionando meios para que os gestores desenvolvam estratégias de melhoria para o negócio
Além disso, profissionais especializados na área de direito empresarial, podem oferecer assessoria para questões envolvendo sucessão empresarial e outros temas relacionados com as leis associadas ao tema.
3. Trabalhista
Sem dúvida, a auditoria trabalhista é uma das mais procuradas pelos empresários, isso porque o número de demandas trabalhistas pode ser muito alta em muitos negócios e isso geralmente está associado à problemas de gestão.
Neste sentido, um advogado trabalhista oferece todo o suporte para análise dos processos adotados pela empresa nas contratações, gestão jurídica dos recursos humanos e procedimentos de rescisão dos contratos de trabalho. Com uma atuação ativa e a avaliação dos processos, é possível reduzir significativamente as demandas judiciais no setor.
4. Fiscal e Tributária
Outro ponto nevrálgico na segurança jurídica das empresas e que costuma ser um dos temas centrais dos problemas em processos está associado ao direito tributário e suas inúmeras leis, regimentos, regras e orientações.
A função do direito tributário é de regular as obrigações dos contribuintes com relação ao recolhimento de tributos, entretanto, o número elevado de regras e as alterações recorrentes na legislação acabam gerando muitas dúvidas e eventualmente erros na rotina das empresas.
Muitas vezes, a simples escolha incorreta do regime tributário pode implicar em uma série de problemas para o negócio. É por esta razão que é interessante investir em auditorias especializadas, além de avaliar e mapear as obrigações tributárias da empresa, os profissionais oferecem orientações quanto às melhores práticas e como fazer um planejamento tributário que vai favorecer o crescimento e a segurança do negócio.
5. Ambiental
A legislação ambiental brasileira é rigorosa, especialmente com relação às práticas das empresas que tem maior potencial para poluição.
Dentro da auditoria ambiental existem diferentes subgrupos: auditoria de conformidade legal, de sistemas de gestão, de avaliação de desempenho, de descomissionamento, cadeia produtiva, responsabilidade e pós acidente.
É importante que o gestor conheça as características de cada uma delas e saiba como aplicá-las na realidade do seu negócio, utilizando-as de forma estratégica na gestão e segurança da sua empresa.
6. Operacional
O objetivo central da auditoria operacional é contribuir para a melhora no desempenho da gestão, atuando principalmente na parte de planejamento do negócio. Neste sentido, são avaliados se as metas e objetivos traçados estão sendo atingidos, levando em consideração departamentos, sistemas utilizados, controles, entre outros.
De forma geral, ela serve para que todos os membros da gestão e diretoria tenham subsídios para melhorar o desempenho da empresa, buscando eficiência por meio da economicidade de recursos e do desenvolvimento dos potenciais organizacionais.
Na prática, isso é feito por meio da busca por irregularidades no ciclo operacional, identificação de causas de ineficiência ou desperdício de recursos, verificação da efetividade dos controles gerenciais e analise da compatibilidade entre as ações e operações administrativa frente às políticas e diretrizes organizacionais.
Como realizar uma auditoria?
Se você está pensando em realizar uma auditoria jurídica na sua empresa, o ideal é buscar o suporte de uma consultoria jurídica empresarial.
Ela é realizada por meio da aplicação dos conhecimentos jurídicos e de procedimentos específicos de análise e controles internos. Os profissionais estabelecem o que será analisado, como e de que forma, visando atingir os objetivos e intenções da empresa.
A realização da auditoria acontece com base em um regulamento, que começa com a indicação dos processos e rotinas da organização auditada, seguindo até a avaliação dos resultados e as sugestões de melhorias que serão apontadas pelo profissional responsável.
Confira a seguir um passo a passo de como é realizada uma auditoria na prática:
Mapeamento dos processos
O primeiro passo da auditoria é a identificação de todos os processos existentes no setor auditado. Nesta etapa, são esquematizadas as tarefas e elaborados mapas que sintetizam todos os procedimentos e como eles são realizados na prática da organização.
Análise dos processos e identificação dos riscos
Feito o mapeamento, o passo seguinte é a identificação de riscos. Aqui, o profissional responsável pela auditoria vai analisar cada prática registrada no mapeamento, avaliando eventuais riscos atrelados à ela.
Esta etapa demanda um conhecimento aprofundado sobre a legislação e às adequações necessárias, pois só este conhecimento permite a análise minuciosa das tarefas e a identificação de eventuais falhas e inconsistências.
Análise dos resultados
A terceira etapa consiste em evidências e resultados. Caso a auditoria seja positiva, o auditor monta um relatório que aponta a regularidade e recomenda a manutenção das atividades daquela forma.
Por outro lado, se forem constatados erros no processo, o auditor aponta os problemas, informa os motivos pelos quais eles estão acontecendo e traz sugestões de maneiras para resolução dos mesmos.
É necessário ter em mente que os auditores são parceiros das empresas, por isso, além de buscar falhas, eles apresentam sugestões de soluções, visando contribuir para que a empresa atinja eficiência operacional, segurança jurídica e crie um ambiente favorável para o seu crescimento.
É por isso que os especialistas recomendam que as empresas realizem auditorias e consultorias periodicamente, o que faz com que elas tenham um papel preventivo e ajudem na gestão de uma forma ampla e contínua.
Como se preparar para uma auditoria?
Se a sua empresa está planejando a realização de uma auditoria ou deseja começar a implementar a prática no negócio, é importante estar preparada para as mudanças. Veja a seguir algumas dicas que vão ajudar na implementação da auditoria legal empresarial.
Estruture um plano de ações
O plano de ações é um documento que vai trazer todos os passos que devem ser realizados para alinhar as rotinas da empresa com o trabalho desenvolvido pela auditoria.
Ele consiste em um planejamento integrando todos os departamentos envolvidos, com informações a respeito do que precisa ser feito, quais são os prazos para realização, quais serão os colaboradores envolvidos e todas as demais questões vinculadas ao trabalho da auditoria.
Informe os colaboradores a respeito dos procedimentos que serão adotados
Primeiro, os seus colaboradores devem conhecer as normas e políticas do negócio. Eles precisam estar engajados com o cumprimento destas regras e com o desenvolvimento organizacional. Este envolvimento deve fazer parte da cultura da sua empresa e não pode ser incentivado apenas no momento da auditoria.
Conhecer as regras e procedimentos e saber a importância de aplicá-los é essencial para o desenvolvimento das ações.
No momento da auditoria, os colaboradores devem estar cientes dos procedimentos que serão realizados, incentivando-os a manter a qualidade e a aplicação das políticas e normas da empresa.
Identifique e planeje quais setores passarão por auditoria
Normalmente, apenas alguns setores específicos são auditados. Você precisa ter clareza com relação à quais setores do seu negócio precisam passar por auditoria, identificando possíveis falhas e investindo no aprimoramento e na melhora do desempenho daquele setor.
Faça um mapeamento e padronize processos internos
Outra ação importante na gestão e que vai ajudar muito na auditoria é o mapeamento e a padronização dos processos internos. Isso pode ser feito por meio da elaboração de um manual no qual estejam descritos o objetivo de cada processo, as etapas e os agendes envolvidos. Lembre-se que este manual deve estar alinhado com a realidade do negócio, para que tenha aplicabilidade no dia a dia da empresa.
Também é necessário acompanhar os responsáveis por cada departamento. O gestor é responsável por auxiliá-los na prática, principalmente para lidar com problemas e questões estratégias associadas às rotinas de trabalho.
Monte um cronograma de ação
É importante que você elabore uma lista com todas as informações e processos que devem estar em dia. Você pode convidar os próprios colaboradores para ajudarem a identificar os processos que merecem atenção dos auditores.
Lembre-se que a organização é imprescindível para manter uma gestão da qualidade e que cumpra com os objetivos e as regras estabelecidas pela legislação, normas e regulamentos internos.
Dessa forma, para garantir que os colaboradores entreguem a tempo todas as tarefas necessárias para a auditoria, e desenvolvam boas práticas para o dia a dia da empresa, o ideal é seguir um cronograma de ações.
Para montar este cronograma você precisa ter informações precisas sobre: data da auditoria, processos e tarefas que serão analisados pelos auditores, colaboradores responsáveis por cada setor auditado e que estarão à disposição para apresentar documentos e informações, e prazos para realização de cada atividade.
Tendo informações a respeito de quais são as ações que precisam tomadas, é possível gerenciar melhor o tempo e monitorar o desenvolvimento das atividades da auditoria. Ainda, o gestor terá mais segurança de que tudo estará pronto para o recebimento dos auditores e de que os funcionários estão à disposição para entregar documentos e informações que serão auditadas.
Lembre-se que a melhor forma de ter bons resultados em uma auditoria é organizando as atividades e documentos, preparando os colaboradores para que os mesmos ajudem no desenvolvimento do trabalho dos auditores.
Orientando as equipes, elaborando um planejamento e demonstrando para a equipe a importância da auditoria no aprimoramento dos processos organizacionais, o gestor vai criar um ambiente favorável para o atingimento de bons resultados, com a melhora nos processos, o desenvolvimento do negócio e a proteção jurídica e operacional da empresa.
Qual o momento adequado para fazer uma auditoria e para quais empresas ela é indicada?
A auditoria atua como uma ferramenta que auxilia a gestão para que ela saiba como lidar com os processos e dados do negócio. Neste sentido, ela orienta a organização para que ela possa atingir a eficiência em seus procedimentos, atuando em consonância com a legislação e visando o cumprimento das normas e das leis aplicáveis.
É por isso que se trata de um serviço indicado para todo tipo de empresa, independente do seu porte ou ramo de atuação. O gestor deve recorrer a ela sempre que sentir necessidade de colocar o seu negócio em segurança e de direcionar suas práticas para o sentido do cumprimento da lei.
Como você pode ver ao longo deste artigo, são inúmeros os benefícios de uma auditoria para o seu negócio. É por meio dela que as empresas conseguem desenvolver suas práticas de governança corporativa e garantir a transparência necessária para atrair investimentos, melhorar a sua imagem no mercado e captar novos clientes.
Além disso, a auditoria possibilita que os gestores consigam tomar decisões com base em processos mais confiáveis, garantindo as melhores escolhas para a gestão.
Por isso, independentemente dos objetivos da empresa, a auditoria e o apoio de uma consultoria jurídica preventiva é um procedimento estratégico focado em qualidade, segurança e busca por melhorias.
Quando se fala em suporte jurídico, muitas pessoas pensam apenas em processos judiciais e na solução de problemas que já estão instaurados. Entretanto, esses profissionais possuem um papel preventivo e estratégico muito importante e podem desenvolver um trabalho que vai focar, justamente, na mitigação de riscos e demandas judiciais em desfavor da empresa.
Uma consultoria ativa traz inúmeros benefícios para as empresas. Daí a importância da consultoria empresarial, da auditoria e do suporte jurídico, serviços especializados que ajudam a garantir a transparência nos processos, bem como a identificação e a consequente eliminação de erros.
Além disso, contribui para a otimização das atividades e práticas empresariais, a criação de sistemas de controle mais eficientes e a implementação de boas práticas que vão contribuir para o sucesso do negócio.
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